El Notario del Siglo XXI - Revista 10

1) SOBRE LA CONSTANCIA DE LOS MEDIOS DE PAGO EN LAS ESCRITURAS NOTARIALES

La reciente Ley de medidas para la prevención del fraude fiscal ha reformado el artículo 24 de la Ley de organización del Notariado, de 28 de mayo 1862, a los efectos de que los notarios identifiquen en las escrituras a que se refiere esta Instrucción los medios de pago empleados por las partes.
Obviamente, y sin perjuicio del desarrollo reglamentario a que se refiere el párrafo cuarto del artículo 24 de la Ley del Notariado, resulta imprescindible que este Centro Directivo concrete los medios a través de los cuales el notario debe identificar dichos medios de pago; y, todo ello, porque dado que la Ley de medidas para la prevención del fraude fiscal entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado, resulta necesario evitar que en esta materia existan imprecisiones o criterios dispares que provoquen inseguridad jurídica y el consiguiente perjuicio a los otorgantes de dichas escrituras.
Asimismo, y desde la perspectiva del interés público que persigue la citada Ley es, asimismo, innegable la necesidad de especificar del modo mejor posible, no sólo cómo se deben identificar los medios de pago, sino la técnica notarial a través de la que sería recomendable que se hicieran constar.
Por último, esta Instrucción se enmarca en las competencias atribuidas a este Centro Directivo por la Ley del Notariado y, específicamente, por su Reglamento, de 2 de junio de 1944, que afirma en su artículo 1 la dependencia jerárquica del notario respecto del Ministerio de Justicia, a través de esta Dirección General, atribuyendo en sus artículos 309 y 313.4º del citado Reglamento a este Centro Directivo potestad para dictar aquellas resoluciones o instrucciones atinentes al buen ejercicio de la función pública notarial.

DISPONGO:

Primero.- Identificación de medios de pago.

Los notarios deberán identificar en las escrituras relativas a actos o contratos por los que se constituyan, declaren, transmitan, graven, modifiquen o extingan a título oneroso el dominio y los demás derechos reales sobre bienes inmuebles el precio, haciendo constar si éste se recibió con anterioridad o en el momento del otorgamiento de la escritura, cuantía, así como el medio o medios  de pago empleados y el importe de cada uno de ellos.
Respecto del momento del pago, el notario hará constar, si se produjo con anterioridad, la fecha o fechas en que se realizó y el medio de pago empleado en cada una de ellas.
A título ejemplificativo, deberá identificarse ese medio de pago haciendo constar en la escritura si se realizó en metálico, cheque bancario nominativo o al portador, cheque nominativo o al portador, otro instrumento de giro, transferencia bancaria, ingreso o domiciliación en cuenta, transmisión de bienes y derechos en pago, y compensación.
Igualmente, si el otorgante se niega a identificar el medio de pago, en todo o en parte, el notario deberá hacer constar tal circunstancia en la escritura pública.

Segundo.- Constancia documental en la escritura del medio de pago.

El notario deberá testimoniar en la escritura pública los cheques, instrumentos de giro o documentos justificativos de los medios de pago empleados, que se le exhiban por los otorgantes.

Tercero.- Constancia mediante manifestación del medio de pago.

Si los otorgantes no pudieran acompañar, en todo o en parte del precio, los documentos acreditativos del medio de pago empleado, el notario deberá no sólo preguntar las causas por las que no se aportan los documentos justificativos de pago, sino también las fechas y los medios de pago empleados, haciendo constar en la escritura, bajo la responsabilidad en los términos que procedan de los otorgantes, sus manifestaciones al respecto.

Cuarto.- Negativa a identificar el medio de pago empleado.

Si el otorgante se negara a identificar en la escritura pública, en todo o en parte el medio de pago empleado, el notario le advertirá, haciéndolo constar en la escritura pública, que suministrará a la Administración Tributaria, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley del Notariado, la información relativa a dicha escritura.

Quinto.- Escrituras a las que se aplica lo dispuesto en el artículo 24 de la Ley del Notariado.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley de medidas de prevención de fraude fiscal, los notarios deberán consignar los medios de pago en todas aquellas escrituras que se autoricen a partir de la entrada en vigor de dicha norma.

Madrid, 28 de noviembre de 2006

2) SOBRE LA GUARDA, CUSTODIA Y EXPEDICIÓN DE COPIAS DE LA PÓLIZA

Acaba de aprobarse definitivamente en el Congreso de los Diputados el Proyecto de Ley de medidas de prevención de fraude fiscal. Así, en el momento de redacción de esta Instrucción, ha sido publicada en el Boletín Oficial de las Cortes Generales, Congreso de los Diputados Núm. A-81-16, de 21 de noviembre de 2006, páginas 289 y siguientes, la aprobación definitiva por el Congreso del Proyecto de Ley de Medidas para la prevención del fraude fiscal.
Este Proyecto modifica en su artículo sexto, los artículos 17, 23 y 24 de la Ley de 28 de mayo de 1862, de Organización del Notariado, a los efectos de prever, del modo más eficaz posible, la colaboración de los notarios y de su organización corporativa en la lucha contra el fraude fiscal.
Igualmente, dicha "Ley", pues sólo pende de sanción y publicación, entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
A los efectos de esta Instrucción, por su importancia, destaca el nuevo artículo 17 de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862, del que podemos resaltar:
1º.- La definición de los tipos documentales. Así, matriz (párrafo tercero), pólizas (párrafo quinto) y actas (párrafo octavo).
2º.- La modificación de qué se considera título ejecutivo cuando de una copia de escritura matriz se trata, a los efectos del artículo 517.2.4º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (párrafo cuarto).
3º.- La modificación de qué se considera título ejecutivo cuando de una póliza se trata, a los efectos del artículo 517.2.5º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (párrafo cuarto).
4º.- El nuevo sistema de conservación de la póliza que sustituye al sistema precedente y que incide decisivamente en cuál es el título ejecutivo cuando de una póliza se trata.
La esencia del nuevo sistema, que sustituye en su integridad al anterior, consiste en una profunda modernización del régimen de la póliza. Así:
· Sin modificar el ámbito y concepto de la póliza intervenida, se varía su "ley de circulación". La póliza sólo podrá circular, por tanto, mediante su correspondiente traslado del original archivado.
· La póliza original se concibe como documento único sin que sea posible confeccionar varios originales, sin perjuicio del sistema de póliza desdoblada que no desvirtúa el concepto de documento único. Este sistema posibilita la intervención por dos o más notarios de la misma póliza, refiriéndose dicho sistema a la intervención del mismo supuesto negocial, salvo cuando alguno de ellos actúe en sustitución de otro.
· La póliza se conserva en poder del notario, imponiéndole una obligación nueva, la custodia de la póliza de la que deviene responsable. Así resulta de modo nítido, pues el artículo 17.1, párrafo sexto de la Ley de organización del notariado, según su nueva redacción utiliza la expresión "el original de la póliza".
· El archivo de la póliza podrá efectuarse, a elección del notario, en su protocolo ordinario o en el Libro-Registro de Operaciones específicamente concebido al respecto. En consecuencia, intervenida la póliza por el notario, la misma no puede extraerse de su despacho.
· Desaparece, por tanto, el sistema de fotocopias en hojas indubitadas, ya que ahora lo que el notario está obligado a conservar es el "original de la póliza".
· El título ejecutivo previsto en el artículo 517.2.5º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil (en lo sucesivo, LEC), no es ya el original que cada parte conservaba acompañado de la certificación de conformidad de dicho original con los asientos del Libro-Registro, sino que tal título ejecutivo es "el testimonio expedido por el notario del original de la póliza debidamente conservada en su Libro-Registro o la copia autorizada de la misma", contenida en su protocolo.
Desaparece, por tanto, la certificación a que se refiere el artículo 517.2.5º de las LEC, pues es un contrasentido, en sí mismo, que expidiendo el notario copia autorizada o testimonio del único original, además deba expedir certificación de que esa copia o testimonio coincide con el original.
La función y sentido de la certificación prevista en el artículo 517.2.5º de la LEC queda embebida en la copia autorizada o en el testimonio, entre otras razones, por el valor que a los mismos le atribuye la legislación notarial.
· Se mantiene el sistema de certificación de saldo por el notario, siempre que así se hubiese pactado en la póliza, a que se refiere el artículo 572.2, completado por el 573, de la LEC -antiguo 1435-3º de la vieja LEC.
Estos cambios tan radicales justifican la presente Instrucción. La competencia de esta Dirección General para dictar esta Instrucción dimana de la misma Ley del Notariado y de su Reglamento (artículos 1 de la Ley del Notariado y 309 de su Reglamento) que atribuyen a este Centro Directivo la competencia en todos los asuntos atinentes al notario como funcionario y a su función pública e, igualmente, del hecho de que los notarios son funcionarios públicos dependientes jerárquicamente del Ministerio de Justicia a través de esta Dirección General (artículo 1 del Reglamento Notarial).

DISPONGO

Primero.- Ámbito de la póliza.

De conformidad con el artículo 17.1, párrafo quinto de la Ley del Notariado, según la redacción dada al mismo en la norma de medidas de prevención de fraude fiscal, las pólizas intervenidas tiene como contenido exclusivo los actos y contratos de carácter mercantil y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de la menos uno de los otorgantes, quedando excluidos de su ámbito los demás actos y negocios jurídicos, especialmente los inmobiliarios.

Segundo.- Ejemplar único.

El notario sólo intervendrá el original de la póliza que conservará en su protocolo o en el Libro Registro, en los términos que posteriormente se expondrán.
Si la póliza constase de varias hojas bastará con que los otorgantes firmen al final del texto contractual. El notario deberá expresar en la diligencia de intervención el número total de hojas, incluidos los anexos, que componen el texto contractual y en su caso los documentos unidos, debiendo numerar todas ellas, que rubricará y sellará.
Podrán anexarse a la póliza folios de uso exclusivo notarial de papel de uso exclusivo para documentos notariales, identificándose en los mismos la póliza a la que se anexan.

Tercero.- Intervenciones del mismo negocio jurídico ante distinto notario.

Como consecuencia de la existencia de un único original intervenido que debe inexcusablemente conservarse en el protocolo ordinario o en el Libro Registro de Operaciones, queda prohibido que el notario se desprenda del original de la póliza, salvo los supuestos que estuviere legalmente previsto.
Salvo en los casos de sustitución reglamentaria, respecto de la intervención del mismo supuesto negocial ante distintos notarios, podrá utilizarse el sistema de póliza desdoblada, consistente en extender tantas pólizas completas como notarios competentes existan. Cada notario conservará la póliza que haya intervenido en su protocolo ordinario o en su Libro Registro de Operaciones.

Cuarto.- Conservación y encuadernación de la póliza. Protocolo ordinario y Libro Registro de Operaciones.

A elección del notario, la póliza podrá conservarse en el protocolo ordinario o en el Libro Registro.
La incorporación de la póliza al Protocolo ordinario o al Libro Registro se hará indicando tal extremo mediante diligencia extendida en la cabecera de la misma, o sobre folio de papel de uso exclusivo para documentos notariales anexado a ella. La diligencia expresará el número de Protocolo o de Libro Registro. Si dicha diligencia se extendiere en folio anexado, además incluirá una identificación sucinta de la póliza que se incorpora al mismo.
Las pólizas incorporadas al Protocolo se numerarán conforme a la normativa notarial. Las pólizas incorporadas al Libro Registro habrán de serlo por orden cronológico, numerándose correlativamente, empezando cada año natural por el número uno, sin que el cese del notario y la toma de posesión de su sustituto interrumpa la numeración.
A efectos de conservación de la póliza, la misma deberá extenderse con caracteres perfectamente legibles de manera que los tipos resulten marcados en el papel de forma indeleble, y de forma y modo que permita su encuadernación.
A la entrada en vigor de la Ley de medidas de prevención de fraude fiscal, el Notario deberá extender diligencia de cierre parcial en el Libro Registro de Operaciones que llevare hasta ese momento, pudiendo sólo asentarse posteriormente aquellas pólizas objeto de intervención parcial con arreglo a la legislación anterior, cuya primera intervención fuera previa a la entrada en vigor de dicha Ley de Medidas de prevención de fraude fiscal. En consecuencia, no podrá asentarse ninguna póliza transcurridos dos meses desde la fecha de publicación de la citada Ley de medidas de prevención de fraude fiscal en la que quedará definitivamente cerrado dicho Libro Registro debiendo extender diligencia de cierre definitivo comunicándolo al Colegio Notarial correspondiente.
Igualmente, deberá abrir Libro Registro de Operaciones en la fecha de entrada en vigor de la citada Ley de medidas de prevención de fraude fiscal que tendrá dos Secciones. En la Sección A se conservarán y encuadernarán las pólizas que intervenga a partir de dicha fecha. En la Sección B se asentarán por orden de fecha y correlativamente las intervenciones de aquellos documentos originales que por su propia naturaleza, como por ejemplo las letras de cambio, no puedan conservarse.

Quinto.- Título ejecutivo a efectos de lo dispuesto en el artículo 517.2.5º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil. Expedición de copia autorizada o de testimonio.

En virtud de lo dispuesto en el párrafo séptimo del apartado primero del artículo 17 de la Ley del Notariado, según la redacción dada al mismo en la norma de medidas de prevención de fraude fiscal, a los efectos de lo dispuesto en el artículo 517.2.5º de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento civil, se considerará título ejecutivo el testimonio expedido por el notario del original de la póliza debidamente conservada en su Libro-Registro o la copia autorizada de la misma, acompañadas en ambos casos, si así se hubiera pactado, de la certificación a que se refiere el artículo 572.2 de la citada Ley.
Si el original de la póliza se ha conservado en el protocolo, el notario a efectos de su ejecución, expedirá copia autorizada de la misma, en los términos previstos en la legislación notarial.
Si el original de la póliza se hubiera conservado en el Libro Registro, el notario a efectos de su ejecución, expedirá testimonio de la misma. Dicho testimonio se extenderá en folios de papel exclusivo para documentos notariales, en el que se hará constar la identificación del solicitante, fecha de expedición, numeración de los folios, su finalidad ejecutiva y la dación de fe pública, debiendo superponerse el sello de seguridad.
Si no fuere posible expedir testimonio en folio de papel exclusivo notarial, se podrá extender en papel común, en cuyo caso además de los extremos previstos en el párrafo precedente, se firmarán y sellarán todos y cada uno de los folios empleados.
En cualquier caso, expedido testimonio con finalidad ejecutiva, el notario lo hará constar en la póliza mediante nota.
Sin perjuicio de lo anterior, el notario podrá expedir copia autorizada o testimonio de la póliza con efectos no ejecutivos y con los requisitos expuestos anteriormente, extendiendo nota de ello en la póliza.
Asimismo, se podrán expedir traslados de la póliza incorporada al Protocolo o al Libro Registro de Operaciones con solos efectos informativos, de conformidad con lo previsto para las copias simples.

Madrid, 29 de noviembre de 2006