CONFERENCIA DICTADA EN EL COLEGIO NOTARIAL DE MADRID, SALÓN ACADÉMICO, EL 14 DE DICIEMBRE DE 2023

Basta que tengan apostilla y cumplan con el principio de equivalencia de la Ley 29/2015 de Cooperación Jurídica Internacional

En una sólida y bien documentada conferencia en la Academia Matritense José Carmelo Llopis analizó las distintas formas de circulación del documento notarial electrónico y el alcance de cada una de ellas. Destacó también la urgente necesidad de facilitar que el notariado español pueda expedir apostillas electrónicas y la unión indisociable de éstas al documento

La Norma Técnica
La Norma Técnica de Documento Electrónico que prevé la Disposición adicional primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, parte de un concepto amplio de documento electrónico como “la suma de uno o varios ficheros contenido, uno o varios ficheros de firmas (…), así como (…) los metadatos (…), siendo a su vez posible que todo este conjunto de componentes sea encapsulado en otra estructura o fichero contenedor, de cara por ejemplo a facilitar los intercambios”. La Norma Técnica de Procedimientos de copiado y conversión va un paso más allá y distingue entre borrador, original, copia y copia autentica, clasificación no pensada para documentos notariales, pero que, salvando las distancias, podría ser aplicable.

“Acertadamente se ha optado por lo que podemos denominar ‘remisión para acceso’, que pivota sobre el CSV como medio de publicidad”

Remisión para circulación
Con la aprobación de la Ley 24/2001, cuando el notario remite la copia firmada electrónicamente a través de Sede Electrónica a otro notario, registrador, administración pública u organismo judicial, podemos hablar de “remisión para circulación”, y afirmar que existe circulación limitada de punto a punto, en que la garantía de origen, autenticidad e integridad deriva del propio diseño del sistema. Además, la copia remitida agota su efecto en el procedimiento para el que haya sido enviada. En consecuencia, carece de sentido dotar en este sistema de modos de cotejo como el CSV.

Remisión para acceso
La Ley 11/2023, de 8 de mayo, hace posible la remisión de copia autorizada electrónica a ciudadanos, pero no incide en la esencia del aspecto documental de la copia electrónica, ya que la más importante novedad, el CSV, no es un requisito de copia, sino de acceso a ella. En lo que sí incide es en el régimen de circulación documental, y como nuevas necesidades requieren nuevas soluciones, acertadamente ha optado el artículo 31 por lo que podemos denominar “remisión para acceso”, que pivota sobre el CSV como medio de publicidad, al permitir el depósito, acceso y verificación en Sede Electrónica de la copia autorizada electrónica. En ese sentido, el CSV actúa como una llave que puede ser utilizada por el tenedor originario (“otorgante” o “solicitante”) o por “tercero a quien aquel entregue dicho código”, disociándose el concepto de titular de la copia del de persona legitimada para acceder al contenido y creándose la nueva función de apreciar interés legítimo en el solicitante de un CSV de una copia ya expedida.

“No hay norma que permita ni prohíba el formato electrónico de documentos notariales extranjeros, ni que circunscriba los intercambios electrónicos a notarios nacionales”

 

Traslado informativo
Cabe preguntarse si el sistema podría permitir la utilización de la copia electrónica para compartirla con un tercero o presentarla en un procedimiento administrativo. Quizás la vía más óptima sea el “traslado informativo”: por medio de la presentación del traslado informativo lo que realmente se presenta es la copia autorizada. Algo similar a lo que ocurre con los poderes de representación procesal, admitiéndose desde 2017 que la remisión del CSV con la copia es equivalente a la presentación del documento. Dicho de otro modo, el valor informativo solo se predica respecto del instrumento de la presentación (traslado) pero no del título formal presentado (copia autorizada electrónica) que contiene el título material. De hecho, el traslado podría también encajar en el concepto de “copia auténtica” o “copia constatable”.

Copias de acceso permanente
El traslado permite vía CSV acceder a la copia autorizada electrónica, que, al estar depositada en Sede Electrónica, permite garantizar su “acceso permanente”, lo cual además de ser una manifestación del principio “solo una vez”, es funcionalmente equivalente al archivo que el receptor del documento debe realizar, entendiéndose cumplida la obligación de conservación por medio de un tercero, el notariado, que gestiona una “fuente auténtica”. Lo dicho se entiende sin perjuicio del dudoso sentido que tiene conservar un documento que ya ha cumplido su función en un procedimiento ya finalizado. En este sentido, el Considerando 39 RGPD.

“La unión indisociable entre documento y apostilla se podría realizar mediante recíprocos CSV cotejables en las respectivas Sedes Electrónicas”

Hechas estas reflexiones, es inevitable pensar que el siguiente paso es trasponer este esquema en el ámbito internacional. Actualmente encontramos los proyectos Iberfides y EUdoc, desarrollados por el Centro Tecnológico del Consejo General del Notariado cuyo objeto es permitir el intercambio de documentos electrónicos notariales. La aceptación del documento es una cuestión de derecho interno de cada Estado. En el nuestro, no hay norma que permita ni prohíba el formato electrónico de documentos notariales extranjeros, ni que circunscriba los intercambios electrónicos a notarios nacionales, por lo que no entendemos que exista impedimento para la admisión de una copia autorizada electrónica expedida por un notario europeo, siempre que, además de la apostilla, cumpla con el principio de equivalencia del artículo 56 de la Ley 29/2015, de 30 de julio, de Cooperación Jurídica Internacional, y que circule en condiciones equivalentes de seguridad a los documentos nacionales, lo cual exige integrar dichas plataformas ab initio en el ecosistema tecnológico notarial español.

Panorama internacional. La apostilla
Finalizamos indicando que la inaplazable posibilidad de expedir apostillas electrónicas del notariado español no puede sino ser integradora con el régimen de acceso a la copia autorizada electrónica de la Ley 11/2023, de modo que en el Registro del Ministerio de Justicia se publique la apostilla, y no la copia autorizada, y en la Sede Electrónica Notarial se publique la copia autorizada electrónica, pudiendo publicarse o no la apostilla. La unión indisociable entre documento y apostilla se podría realizar mediante recíprocos CSV cotejables en las respectivas Sedes Electrónicas.