El Notario del Siglo XXI - Revista 13

SE ATIENE AL ARTÍCULO 17 DE LA LEY DEL NOTARIADO Y CUMPLE ESTRICTAMENTE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS

Permite a las notarías que lo deseen externalizar en el Colegio la confección del Índice informatizado

Desde el pasado 16 de mayo está en funcionamiento, en el Colegio Notarial de Madrid, el Servicio de Índices, un servicio centralizado de ayuda en materia de elaboración de los Índices informatizados que, bajo estrictos parámetros de calidad, seguridad y eficiencia, nace para ayudar a conseguir que sus índices se elaboren sin someter a un sobreesfuerzo continuo a los empleados de los despachos y cumpliendo estrictamente con las especificaciones reglamentariamente vigentes en cada momento sobre el contenido y estructura del Índice Único Informatizado.
El nuevo Servicio de Índices, instalado en la propia sede del Colegio Notarial de Madrid, trata de descargar a los despachos de la tarea de la confección del Índice informatizado y del cotejo de todos sus datos con los documentos origen, no naturalmente de la responsabilidad de su remisión que reglamentariamente sigue correspondiendo al notario titular de cada despacho. Que este servicio responde a una demanda objetiva de los colegiados da idea el hecho de que más de 300 han manifestado ya su voluntad de contratarlo.
El Colegio Notarial de Madrid ha puesto así, a disposición de los colegiados que lo contratan, un equipo profesional altamente cualificado que, con metodología y herramientas específicamente diseñadas para esta labor, elaboran el Índice Único Informatizado según las especificaciones emitidas en cada momento por el Consejo General del Notariado y velando sobre todo por la exacta coincidencia de los datos reflejados en el Índice con los existentes en escrituras y pólizas.

"Para superar los obstáculos puestos por ANCERT se ha habilitado la posibilidad de grabar los datos en CD-ROM y entregarlo físicamente en la sede del Colegio"

El Servicio de Índices del Colegio garantiza no sólo la coherencia de la información sino también la no omisión de datos y la veracidad de los mismos, cumpliendo además todos los requerimientos legales en materia de protección de datos.
Los notarios que utilizan este servicio, desde su despacho y siguiendo instrucciones técnicas precisas, depositan en el Colegio un fichero que contiene el documento en formato electrónico estándar y un fichero XML generado automáticamente desde su programa de gestión. Una vez elaborados los Índices por el personal de servicio, el notario recibe aviso para que, conectándose a través del SIC con la aplicación corporativa “Nuevo Índice Informatizado” del Consejo General, verifique los Índices y los remita con su firma electrónica reconocida notarial.
La seguridad es plena. En el diseño del Servicio de Índices, el Colegio ha extremado las condiciones de seguridad para su prestación. Estaba previsto en un principio que el envío se hiciera electrónicamente a través de la red notarial, RENO; sin embargo, a pesar de las gestiones realizadas desde principios del mes de abril no ha sido posible que ANCERT abriera RENO a la comunicación directa entre el Colegio Notarial de Madrid con sus colegiados, cosa que tienen disponible, por ejemplo, las casas de informática con sus clientes. No obstante, para superar retrasos del actual ejercicio, también se ha habilitado la posibilidad de grabar los documentos en cd-rom y entregarlo físicamente en la sede del Colegio, o remitirlos por una línea independiente de internet con una encriptación fuerte de toda la información.
En todo caso, el Colegio no almacena los documentos mas que el tiempo estrictamente necesario para elaborar los Índices, y las personas encargadas de ello no tienen conexión a Internet, ni correo electrónico, ni posibilidad de imprimir o guardar en ningún medio de almacenamiento.  Por otro lado, se ha efectuado la oportuna consulta  en materia de protección de datos, que ha asesorado en la redacción del anexo a la circular 15/2007 del Colegio relativa a la creación del servicio de índices.