El Notario del Siglo XXI - Revista 5

ALFONSO MADRIDEJOS FERNÁNDEZ
Notario de Madrid

El objeto de este trabajo es estudiar, desde una perspectiva más técnica, algunas de las cuestiones que puede plantear, con la nueva Ley 24/05, la interconexión telemática entre notarías y registros. En concreto, me propongo llamar la atención sobre la incidencia que tiene la introducción de medios telemáticos, con la consiguiente aplicación de la legislación sobre protección de datos, en el sistema de colaboración entre notarías y registros, y realizar alguna consideración sobre el Libro de Entrada.
El trasvase de información entre notarías y registros, que  a partir de ahora se realizará por medios telemáticos, queda sometido no solo a la Ley 24/2005 sino también a la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, al referirse a datos de tal carácter registrados en soporte físico, susceptibles de tratamiento, y de su uso posterior (artículo 1, Ley 15/99). La nueva Ley 24/05 no pretende modificar la Ley de Protección de Datos, lo que no sería posible al tratarse esta de una ley orgánica; lo que hace es regular las especialidades de las comunicaciones telemáticas entre notarías y registros, sin alterar, en absoluto, las garantías con las que esas comunicaciones deben realizarse de acuerdo con la normativa más general y de superior rango.

"Las transferencias de datos sin necesidad de consentimiento previo, en la que notarios y registradores actúan en ejercicio de sus funciones, tienen que cumplir toda la normativa sobre protección de datos, y, por tanto, los datos comunicados deben ser única y exclusivamente los imprescindibles para el ejercicio de la función de que se trate, y ajustarse estrictamente a la finalidad que justifica la cesión"

Por ello, es fundamental tener en cuenta el artículo 2.1 de la Ley 15/99, que prohíbe usar los datos de carácter personal objeto de tratamiento para finalidades incompatibles con aquéllas para la que los datos hubieran sido recogidos; el artículo 6.2, que dispensa del consentimiento del afectado cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones públicas solo si se hace en el ámbito de sus competencias; y el artículo 11 que en su apartado 1 señala que "los datos de carácter personal objeto de tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado", y en el apartado 2, c) dispensa de tal consentimiento "cuando el tratamiento responda a la libre y legítima aceptación de una relación jurídica cuyo desarrollo cumplimiento y control implique necesariamente la conexión de dicho tratamiento con ficheros de terceros. En este caso la comunicación sólo será legítima en cuanto se limite a la finalidad que la justifique."
La transferencia de datos por parte del notario al registrador, mediante la presentación telemática de copia electrónica de la escritura,  no necesita ningún consentimiento puesto que, salvo indicación expresa en contrario de los interesados, está amparada por la ley, en concreto por el artículo 112 de la Ley 24/01, modificado por la Ley 24/05. El acceso telemático, y directo, del notario a los libros del Registro de la Propiedad tampoco exige ningún consentimiento previo de posibles interesados, al ser consecuencia del carácter público del registro y estar consagrado legalmente por el actual artículo 222.10 de la Ley Hipotecaria.

"El acceso al Libro de Entrada no puede ser indiscriminado, debe limitarse a la finalidad que justifica la consulta, el conocimiento de la situación registral de una finca, y, por tanto, exclusivamente a los asientos referidos a títulos que puedan afectar a la finca en cuestión"

Pero las transferencias de datos sin necesidad de consentimiento previo, en la que notarios y registradores actúan en ejercicio de sus funciones, tienen que cumplir toda la normativa sobre protección de datos, y, por tanto, los datos comunicados deben ser única y exclusivamente los imprescindibles para el ejercicio de la función de que se trate, y ajustarse estrictamente a la finalidad que justifica la cesión. Todo ello tiene importantes consecuencias tanto en la presentación telemática como en el acceso directo al Registro.
En cuanto a la presentación del título inscribible, la utilización de medios telemáticos supone una importante modificación del sistema actual. Hasta ahora, el notario se limitaba a enviar por telefax una comunicación al Registro, con un contenido reglado limitado a los elementos imprescindibles para la practica del asiento de presentación; a continuación se expedía una copia, de todo el documento si el solicitante no indicaba otra cosa, que el propio interesado, por si o medio de otros, se encargaba de llevar al Registro.
Ahora el sistema cambia puesto que el notario, sin que sea necesario el consentimiento del interesado, remite al Registro el documento susceptible de inscripción1. El Notario, entonces, en ejercicio de sus funciones y en cumplimiento  e una Ley, está transfiriendo al Registro datos personales de terceros y, por aplicación de la normativa sobre protección de datos, esos datos deberán limitarse a los que sean imprescindibles para la finalidad que justifica la transmisión, que no es otra que inscripción en el registro correspondiente. Ni la finalidad perseguida, la práctica de la inscripción, ni las funciones que notarios y registradores ejercen, justifican que se trasvase información que carece de toda trascendencia para el registrador, como las cláusulas de contenido meramente obligacional no susceptibles de inscripción o datos que no son imprescindibles para la calificación del registrador. Por ejemplo, no hay razón para que el registrador, o sus empleados, tengan que conocer quién paga los gastos de la compraventa, o si el vendedor puede seguir ocupando la vivienda al haberse pactado una cláusula de precario, o si el préstamo hipotecario resulta garantizado con otras garantías como puede ser un aval. Lo mismo ocurre con la remisión de datos personales innecesarios para el ejercicio de la función del registrador, como, por ejemplo, los datos personales de los avalistas o su simple intervención en la escritura, o los datos de los comparecientes no relevantes en la inscripción, como podría ser el domicilio actual de los vendedores o el estado civil o domicilio de quienes actúan en nombre de otro.
La remisión por el notario, o el tratamiento por el Registrador, de cláusulas no susceptibles de inscripción o de datos no imprescindibles para la calificación, al no venir amparada por ninguna norma y no estar justificada por la finalidad perseguida, podría suponer una infracción merecedora de las contundentes sanciones que la normativa sobre protección de datos contempla.
En consecuencia, no cabe sino concluir que, por imperativo legal, lo que el notario debe remitir telemáticamente al Registro es una copia parcial, que se limite, única y exclusivamente, a los pactos susceptibles de inscripción y a los datos imprescindibles para que tal inscripción se produzca.
Algo similar ocurre con el acceso telemático al contenido de los libros del Registro que contempla el artículo 222.10 de la Ley Hipotecario tras su modificación por la Ley 24/05.

"Si fuera de horas de oficina, mediante la presentación telemática, pueden acceder al Registro títulos que adquieren prioridad desde el momento de esa presentación, es fundamental que la consulta que en esas horas se realice permita conocer la existencia de tales presentaciones"

Cuando quien consulta el Registro es una autoridad, empleado o funcionario público que actúa por razón de su oficio o cargo, se presume el interés en atención a su condición y el acceso se realiza sin necesidad de intermediación por parte del registrador. Todos los libros del Registro son, por tanto, directamente accesibles para el notario, incluidos el Libro Diario y el Libro de Entrada (así lo establece, para este último, expresamente el artículo 248.2 párrafo 2º de la Ley Hipotecaria), con la única salvedad del Índice de Personas.
Pero esa accesibilidad no supone que el notario pueda conocer cualquier dato del Registro, solo podrá acceder a aquellos datos que resulten amparados por el cumplimiento estricto de sus funciones. Puesto que ha quedado excluido del acceso directo el Libro de Personas, a lo que el notario podrá acceder es solo a aquellos asientos que afecten a una finca respecto de la cual se le solicita el ejercicio de sus funciones, es decir, la autorización de una escritura pública.
El acceso al Libro de inscripciones no plantea ningún problema, puesto que, al llevarse el Registro por fincas, el Notario puede limitar su acceso a la página que reproduzca el contenido registral relativo a la finca respecto a la cual se pretende realizar, en escritura pública, algún negocio. Mayores dudas ocasionan otros libros, como el Libro Diario y el Libro de Entrada.
En realidad, la consulta del Libro Diario no es imprescindible ya que, después de extendido el asiento de presentación, el registrador, según el artículo 426 del Reglamento Hipotecario, debe extender en el folio de cada una de las fincas afectadas una referencia a esa presentación. Accediendo al folio de la finca, es posible conocer si existen asientos de presentación relativos a ella y, por tanto, la consulta del Diario  no es necesaria o se limitará al asiento relacionado en el folio de la finca objeto de consulta. Igualmente, parece lógico, aunque ello depende del desarrollo reglamentario, que, como se hace ahora con la información continuada vía telefax, quede constancia en el folio abierto a la finca, durante el tiempo que se estime necesario, del acceso telemático realizado por el notario ya que así se alerta a quien acceda después al folio de la finca, del posible otorgamiento por ese notario de una escritura relativa a esa finca.
Más complicación puede plantear el acceso al Libro de Entrada, ahora pieza clave para reforzar la seguridad del sistema y garantizar la exactitud de lo que el Registro publica, al ser el único libro de actualización inmediata. Para obtener la máxima seguridad, resulta imprescindible, no solo acceder al folio abierto a la finca en la que consta su historial, incluida la existencia de asientos de presentación que puedan afectar a esa finca, sino también al Libro de Entrada, para comprobar que no ha llegado al Registro título alguno que, habiendo ganado ya preferencia temporal aunque no conste en el Libro Diario por no haberse extendido todavía el asiento de presentación, pueda alterar la situación registral que el folio de la finca publica. Por ello, la ley 24/05 declara expresamente la accesibilidad directa y telemática del Libro de Entrada para los funcionarios y empleados públicos a los que se les presume su interés en la consulta de los Libros.
Lo que ocurre es que, de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, el acceso al Libro de Entrada no puede ser indiscriminado, debe limitarse a la finalidad que justifica la consulta, el conocimiento de la situación registral de una finca, y, por tanto, exclusivamente a los asientos referidos a títulos que puedan afectar a la finca en cuestión. En el Libro de Entrada se recogen, por orden cronológico de acceso, todos los documentos que a lo largo del día han llegado al Registro, y no parece que el interés legítimo en averiguar la situación de una finca permita conocer la entrada en el Registro de títulos por los que, por ejemplo, se ordena anotar un embargo en garantía de una deuda,  se deja constancia de una demanda, o se comunica una compraventa en relación a fincas y personas que nada tienen que ver con la finca cuya situación registral interesa.
Por tanto, dado que el artículo 248.2 L.H. exige que en todo asiento que se practique en el Libro de Entrada figuren "los datos precisos que permitan identificar la finca afectada por el título presentado", en cumplimiento de la normativa sobre protección de datos, resulta imprescindible que el sistema telemático de consulta del Libro de Entrada se instrumente de forma que la búsqueda y acceso se realice por fincas, permitiendo así al consultante conocer los títulos relativos a la finca que interesa y dejando fuera todos los datos cuyo conocimiento, al referirse a fincas distintas, no está amparado por la finalidad con la que esa consulta se realiza.
De lo expuesto se deduce la enorme importancia que adquiere el Libro de Entrada, que la Ley 24/05 introduce como obligatorio, y la trascendencia de su inmediata actualización.
Uno de los problemas que se pretenden resolver con este libro es que, hoy en día, resulta casi imposible la práctica inmediata del asiento de presentación ya que la proliferación de medios de acceso al Registro (presentación física, por correo, por telefax, telemática o a través de otro Registro) y la posible entrada simultanea de varios títulos complican la actuación del registrador, más si se tiene en cuenta que el asiento de presentación no es un asiento que se extienda de forma mecánica y automática, sino que exige un control del registrador que debe valorar, conforme al artículo 420 del Reglamento Hipotecario, tanto la competencia territorial como la idoneidad formal y material del título para originar el asiento registral pretendido.
Por otra parte, el sistema de actualización de la información registral continuada, pieza clave de la colaboración entre Notarías y Registros, no es satisfactorio ya que las variaciones en la información remitida por el registrador deben comunicarse en el mismo día pero no inmediatamente. Ello hace posible el otorgamiento de una escritura confiando en la información facilitada por el registrador, siendo así que la situación registral ya ha variado porque ese mismo día ha accedido al Registro un título que todavía no ha originado el asiento de presentación o porque tal asiento no es notificado por el registrador hasta un momento posterior a lo largo del día.
Para resolver estas deficiencias la Ley 24/05 introduce el Libro de Entrada (que ya contemplaba el Reglamento Hipotecario en el artículo 417, pero como meramente voluntario y carente de toda regulación), libro que no sustituye sino que complementa el Libro Diario. Al dejarse constancia inmediata del acceso o entrada en el Registro de cualquier título, con expresión de la unidad temporal precisa, se garantiza escrupulosamente el respeto al orden cronológico de presentación, se facilita la labor del registrador a la hora de trasladar esas entradas al Libro Diario con la práctica del asiento de presentación, y se garantiza la integridad de la publicidad registral, ya que el acceso a ese libro permitirá tener la plena seguridad de que la situación que se deriva del folio de la finca que se consulta no ha sido modificada por títulos que ya hayan accedido al Registro.
De esta forma, se completa satisfactoriamente el sistema de actualización del Registro, actualización que es inmediata para el Libro de Entrada y diaria para los demás Libros; lo que significa que debe quedar constancia de la entrada del título en el momento exacto en que se produce y luego, en el mismo día o al siguiente día hábil si la entrada se produce en horas que no sean de oficina, se practica el asiento de presentación, respetando el orden cronológico que deriva del Libro de Entrada, y a continuación, siempre dentro del mismo día, se procede a actualizar el contenido de los demás libros y, en particular, a dejar constancia del asiento de presentación en el folio abierto a la finca o fincas a que el título se refiera.

"De la presentación telemática de títulos debe quedar constancia en el Libro de Entrada de modo inmediato, con independencia de que la presentación se realice dentro o fuera de horas de oficina, siendo posible que tal constancia se genere, automáticamente, por el propio sistema"

Ahora bien, la actualización inmediata del Libro de Entrada, que tanta importancia adquiere ahora, viene modalizada por el momento exacto en que se entiende que se ha producido el acceso al Registro, y ese momento difiere según el medio utilizado para la presentación y según que se realice en horas de oficina o fuera de ellas.
Si el acceso se realiza en horas de oficina, la cuestión en simple puesto que el medio de presentación es irrelevante: en el mismo momento del acceso se deja, en todo caso, constancia en el Libro de Entrada y, en el mismo día, el registrador, respetando el orden cronológico de las entradas, extiende, si procede, el asiento de presentación y lo hace constar en el folio de la finca. Cualquier consulta que se haga en esas horas de oficina tendrá plenas garantías, al permitir la consulta del Libro de Entrada conocer con exactitud todo lo que hasta ese momento ha accedido al Registro, se haya extendido o no el asiento de presentación.
El panorama cambia cuando la remisión del documento se realiza  fuera de horas de oficina, adquiriendo entonces una gran trascendencia el medio de presentación. La presentación física de títulos solo puede realizarse durante el horario de apertura al público del Registro (art. 418.2 R.H.) y si el título se recibe por correo se entiende presentado en el momento en que se procede a la apertura del correo recibido en el día (art. 418.3) apertura que, lógicamente, deberá realizarse dentro de las horas de oficina. Por tanto, el acceso de títulos al Registro fuera de horas de oficina solo puede realizarse como consecuencia de la remisión por telefax del asiento de presentación o de la remisión telemática del título inscribible.
La presentación por medio de telefax, que tan útil ha resultado, está llamada a desaparecer en el momento en que se generalice el uso de técnicas más avanzadas y seguras, ya que plantea numerosos problemas: no se garantiza plenamente la identidad del remitente, no queda constancia indubitada de la hora de entrada, y el sistema no es capaz de generar una constancia automática ni del ingreso, ni de la unidad temporal en que se realiza. Es por ello que la nueva Ley, en el artículo 248.1 párrafo 2º (por remisión al artículo 418 3º a 5º del Reglamento Hipotecario) y en el artículo 248.4, mantiene el sistema actual:  las comunicaciones recibidas por telefax fuera de horario de despacho se asientan el día hábil siguiente, inmediatamente después de la apertura del Diario, simultáneamente con las que se presentan físicamente a esa misma hora, es decir, a todos los efectos se entiende que esas presentaciones, remitidas por telefax fuera de horas de oficina, ingresan en el Registro en el momento de la apertura del Registro el siguiente día hábil.
No es así cuando se realiza la presentación telemática. La utilización de la firma electrónica, y del resto de sistema telemáticos de uso obligatorio, permite, no solo garantizar la identidad del remitente, la seguridad del envío y la integridad del contenido, sino también dejar constancia inmediata del ingreso del documento y remitir un acuse de recibo, generado por el propio sistema, que acredita y expresa la unidad temporal precisa de la presentación del título. El artículo 248.1, que se refiere a la actualización en general de los libros del Registro, señala que antes de la hora de apertura al público deberán incorporarse las modificaciones que resulten de la presentación de aquellos títulos que se hubiera realizado el día hábil precedente fuera de horas, atendiendo al riguroso orden de ingreso si se hubiera presentado telemáticamente. Y el artículo 248.3 establece que en caso de presentación telemática fuera de horas de oficina el asiento de presentación deberá extenderse en el día hábil siguiente atendiendo al orden riguroso de presentación de aquel, de conformidad con el sellado temporal.
La presentación telemática es, por tanto, privilegiada sobre todas las demás ya que, fuera de horas de oficina, es la única forma de conseguir el acceso al Registro con prioridad desde el momento exacto de la remisión; y parece claro que el legislador pretende que en un futuro inmediato este sea el sistema de acceso al Registro de los títulos, en la inmensa mayoría de los casos. Ahora bien, si fuera de horas de oficina, mediante la presentación telemática, pueden acceder al Registro títulos que adquieren prioridad desde el momento de esa presentación, es fundamental que la consulta que en esas horas se realice permita conocer la existencia de tales presentaciones, ya que a través de ellas puede haber ganado prioridad un título contradictorio con el que se pretende otorgar.
En este punto la nueva Ley no es muy clara, ya que el artículo 248.1 párrafo segundo establece que "antes de la hora de apertura al público, deberán incorporarse las modificaciones que resulten de la presentación de aquellos títulos que se hubiere efectuado en el día hábil precedente fuera de horas, atendiendo al riguroso orden de ingreso si se hubiesen presentado telemáticamente". Podría entenderse que esta norma se refiere al Libro de Entrada, de forma que en él se harían constar las presentaciones telemáticas realizadas fuera de horas de oficina al siguiente día hábil, por el orden que resulta de la hora de ingreso efectivo. Sin embargo, esta interpretación sería incoherente con el resto del sistema y sobre todo con la finalidad de la reforma, que es conseguir que la publicidad registral tenga la máxima seguridad y fiabilidad. Si se entendiese que las presentaciones telemáticas fuera de horas de oficina quedan opacas para quien, en esas horas, accede al Registro habría que concluir que, o bien el legislador ha querido acabar con el otorgamiento de escrituras fuera de las horas de apertura de la oficina registral o bien ha dejado un margen de inseguridad difícilmente aceptable.
Sin embargo, lo cierto es que el artículo 248.1 no hace sino recoger un principio general para todos los libros del Registro, el de la actualización en el mismo día para los títulos presentados en horas de oficina y al siguiente día hábil para los que se presenten fuera de esas horas, principio que desarrolla el art. 248.3 para el asiento de presentación. Frente a ello, en lo que al Libro de Entrada se refiere, existe una norma específica, el art. 248.2, que impone y regula, por primera vez en nuestro sistema, la llevanza de ese libro y establece, como pieza clave del sistema, el principio de su inmediata actualización.
El artículo 248.2 señala que la finalidad del Libro Registro es permitir "cumplir con la actualización inmediata del contenido de los Libros", e impone categóricamente que en este libro se haga constar "de modo inmediato la presentación de los títulos por el riguroso orden en que hubieran ingresado los documentos", y todo ello sin ninguna referencia a horas de oficina y sin distinción entre días hábiles o inhábiles. Además, hay que tener en cuenta que el ingreso en el Libro de Entrada es obligatorio e inmediato, que no existe ningún control o calificación que permita rechazar el ingreso de un título,  y que el artículo 248.3.1 ordena que sea el propio sistema el que genere un acuse de recibo digital mediante un sistema de sellado temporal. También hay que considerar el que estas presentaciones telemáticas, al poder ser realizadas, como regla general, solo por notarios o funcionarios competentes, están amparada por la firma electrónica del remitente y se realizan a través de los medios telemáticos seguros que impone la ley 24/05.
Por todo lo anterior, creo que se puede concluir que de la presentación telemática de títulos debe quedar constancia en el Libro de Entrada de modo inmediato, con independencia de que la presentación se realice dentro o fuera de horas de oficina, siendo posible que tal constancia se genere, automáticamente, por el propio sistema. Ello es compatible con el sistema actual, posible desde el punto de vista técnico, y congruente con el texto del artículo 248.2 L. H.; y no supone merma alguna de las funciones del Registrador, puesto que tal constancia de la entrada es obligada y automática y no implica ningún juicio o control del registrador, control que si existirá cuando, al día siguiente hábil, a la apertura del Diario, el registrador proceda a extender en el Libro Diario, por el estricto orden que resulta del Libro de Entrada, el asiento de presentación de los títulos que cumplan los requisitos necesarios.
Solo de esta forma se puede decir que la Ley 24 introduce un sistema perfecto de publicidad y de colaboración entre notarias y registros, puesto que con la consulta telemática, en cualquier momento que esta se haga, del folio de la finca y del Libro de Entrada, siempre actualizado, se podrá conocer con absoluta seguridad la situación registral de la finca, incluyendo el posible acceso de títulos que, incluso fuera de horas de oficina, hayan ganado ya prioridad. Si inmediatamente después de la consulta, se autoriza la escritura y se realiza su presentación telemática, se cierra el círculo y se dota al sistema de total seguridad, sin ningún resquicio para la incertidumbre, que, en definitiva, es de lo que se trata.

1 No está claro si tal remisión es obligatoria o potestativa para el notario. El artículo 112.1 de la ley 24/01 dice que "los documentos susceptibles de inscripción ... podrán ser presentados..." y a continuación señala que "el notario deberá inexcusablemente remitir tal documento a través del Sistema de información central del Consejo General del Notariado"; pero el "podrán" no se refiere a los notarios sino a los documentos (lo que el término significa es que la remisión telemática es uno de los sistemas admisibles para la presentación) y el "deberá inexcusablemente" parece referirse a que si se opta por la presentación telemática esta tiene que hacerse a través del sistema del Consejo. La cuestión es compleja y merece un estudio más profundo, pero lo que está claro es que la presentación telemática, sea obligatoria o voluntaria para el notario, no exige el consentimiento expreso de los interesados y viene amparada por la Ley.