En este artículo se pretende describir brevemente como se relacionan los Notarios de los países de la Unión Europea con el Catastro y los Registros de la Propiedad para la actualización de los datos de los Bienes Inmuebles; analizando principalmente como están evolucionando en Europa, en los últimos años, estas relaciones.

Preparación de los documentos
En la mayoría de los países europeos existen dos figuras clave en el tráfico inmobiliario y en la actualización de datos de los Bienes Inmuebles: el llamado Agrimensor ?Land Surveyor? y el Notario.
Cualquier modificación de los límites de la propiedad (división, segregación, fusión, ampliación, o simplemente una corrección de los datos catastrales) se recoge en un documento, que en principio, es elaborado por el agrimensor y firmado por los interesados (por ejemplo, vendedores y compradores, o interesado y colindantes). El propósito de este documento consiste en registrar el acuerdo de las partes en cuanto a la posición de los nuevos límites y debe ser firmado por los propietarios (o los titulares del derecho) o por sus representantes.

"En la mayoría de los países europeos existen dos figuras clave en el tráfico inmobiliario y en la actualización de datos de los Bienes Inmuebles: el llamado Agrimensor 'Land Surveyor' y el Notario"

Este documento se presenta primeramente al Catastro para su verificación.
Veinticuatro de los veintisiete países de la Unión Europea disponen actualmente de Catastro. Solo en tres: Reino Unido, Irlanda y Malta no existe un catastro como tal. Los correspondientes Ordnance Survey, equivalentes a nuestro Instituto Geográfico, realizan los mapas topográficos que registran los datos físicos del terreno, pero no reflejan los límites de los inmuebles definidos por los derechos que sobre ellos tienen los titulares, ni recogen su naturaleza, uso o valor. En estos tres países, no se ha elaborado una cartografía catastral en la que se han delimitado las parcelas, en base a los títulos de propiedad u otros derechos, con el acuerdo de los titulares y creando un mapa continuo. Y, por tanto, no disponen de una base gráfica que pueda servir de apoyo al Registro de la Propiedad.
En dos países: Grecia y Portugal, se están llevando a cabo actualmente los procesos de renovación del Catastro, pero aún no disponen de un Catastro-Registro completo para todo el territorio.

La comprobación de los datos catastrales
El catastro comprueba y asigna, si es necesario, la nueva referencia catastral.
La función del Inspector Catastral según se recoge en la mayoría de las legislaciones Europeas, está muy clara: en base a la documentación aportada (en papel o en la mayoría de los casos ya de forma digital), verifica que sea correcta la localización y la representación de las parcelas y que éstas se adapten a las otras capas de información, y en su caso concuerden con las parcelas colindantes, sin solapamientos ni huecos; también verifica la superficie y la referencia catastral y le asignan la nueva referencia cuando de una división o segregación se trate.

"El Catastro, en base a la documentación que presenta el Agrimensor, los interesados o el Notario (depende del país), verifica que sea correcta la localización y la representación de las parcelas y que éstas se adapten a las otras capas de información, y en su caso concuerden con las parcelas colindantes, sin solapamientos ni huecos; también verifica la superficie y la referencia catastral y le asigna la nueva referencia cuando de una división o segregación se trate"

Esto es así, ya que en los países Europeos en los que existe catastro, los datos de localización en el territorio, superficie, forma y linderos los define oficialmente la institución catastral, que es la encargada de registrar cualquier modificación de la configuración del bien inmueble o de su superficie.
El Catastro, según señalan las correspondientes normas reguladoras, es una base de datos completa y continua. Los cambios en la configuración de los inmuebles afectan a los bienes colindantes, y no es posible interpretar estos cambios de configuración de manera aislada finca a finca. Es necesario disponer del llamado en Europa ?Índice Catastral?1.
Actualmente esta comunicación previa de los datos al catastro se realiza ya en muchos países (Los Países Bajos, Dinamarca, Suecia, Noruega, Finlandia, Lituania, entre otros) vía Internet.
El documento una vez verificado, generalmente se devuelve al agrimensor, y si es necesario inscribirlo en el Registro de la Propiedad, es el agrimensor quien lo presenta entonces ante el Notario como paso previo a la inscripción.
Hay que tener en cuenta que en Dinamarca, Suecia, Finlandia, Polonia, Los Países Bajos, Alemania, Austria, Lituania, Letonia, Estonia, Chipre, República Checa, Hungría, Eslovaquia, Eslovenia, Rumania, Bulgaria, Grecia, Noruega, Suiza, Islandia y recientemente en Portugal, todos los bienes inmuebles deben estar, por ley, registrados y localizados en un mapa continuo para todo el territorio, del que se obtiene su forma y superficie.
Así, en estos países
· No se reconoce la titularidad si no está inscrita (obligatoriedad del registro).
· No se inscribe sin levantamiento topográfico (obligatoriedad disponer de una cartografía topográfica como base).
· Y no es válido el levantamiento topográfico si no identifica los límites de la finca. No basta como en el Reino Unido, Irlanda o Malta, (en donde la inscripción en el Registro de la Propiedad es también obligatoria), con disponer de un topográfico aparente2. Es necesario por ley contar con un verdadero catastro.

El Notario presenta los documentos
El Notario realiza sus funciones y comprobaciones y es el encargado de elaborar la escritura y presentarla, o bien ante el Registro de la Propiedad (en el caso de que no esté unificado con el Catastro) o bien directamente en el Catastro-Registro cuando se han unificado estas funciones.

"El Notario a continuación, realiza sus funciones y comprobaciones y es el encargado de elaborar la escritura y presentarla, o bien ante el Registro de la Propiedad o bien directamente en el Catastro-Registro cuando se han unificado estas funciones.  Actualmente son ya dieciséis los países comunitarios que han unificado ambas instituciones. En otros, en los que se mantienen dos instituciones diferenciadas, se comparte ya la misma base de datos, o se está trabajando para utilizar una única base de datos en el futuro y solamente cuando no se comparte la misma base de datos el Notario también debe comunicar la inscripción de nuevo al Catastro"

Actualmente son ya quince los países comunitarios que han unificado ambas instituciones: Bélgica, Los Países Bajos, Francia, Italia, Grecia, Lituania, Letonia, República Checa, Eslovaquia, Hungría, Chipre, Bulgaria, Rumania, Suecia y Finlandia.
En algunos casos, como Suecia (en 2008) o Finlandia (en 2010), las organizaciones catastrales han absorbido a los Registros de la Propiedad. En otros, en los que se mantienen dos instituciones diferenciadas, se comparte ya la misma base de datos, (Austria, Eslovenia, Estonia y recientemente Dinamarca) o se está trabajando, como en el caso de Alemania, Portugal o Polonia, para utilizar una única base de datos en el futuro.
En la mayoría de los países que proceden de economías socialistas: Lituania, Letonia, República Checa, Eslovaquia, Hungría, Eslovenia, Bulgaria y Rumania, al restablecer en los años noventa la propiedad privada, han tenido la oportunidad de reorganizar sus instituciones, integrando el Catastro Inmobiliario multipropósito y el Registro de la propiedad. Creando así una base de datos única central interoperable al servicio de toda la administración del estado. Los sistemas de estos países se han desarrollado siguiendo las recomendaciones de la Comisión Europea que financió los proyectos.
A los diecinueve países comunitarios, de los veinticuatro que tienen Catastro, que comparten ya actualmente una única base de datos entre ambas instituciones y a los tres que están trabajando en ello (Alemania, Portugal y Polonia) hay que añadir Noruega, Islandia y Suiza, en los que ambas instituciones también están ya fusionadas.
Cuando el Registro de la Propiedad es una organización diferente del Catastro, o bien es el Registro el encargado directamente de actualizar la base de datos catastral, o envía on-line al Catastro la escritura y el documento catastral previo para su inclusión definitiva; en muy pocos casos, como en Luxemburgo, el Notario también tiene que enviar la escritura una vez registrada al Catastro.

"La intervención notarial es obligatoria para la inscripción registral en casi todos los países, pero es voluntaria en otros como Luxemburgo o los países Bálticos"

En alguno de los países en que catastro y registro están unificados, para hacer el proceso más efectivo, se deja corregido ya en los planos, en una situación provisional que pasa a ser definitiva automáticamente cuando la nueva titularidad se hace efectiva.

Características del Notario y del Agrimensor
La intervención notarial es obligatoria para la inscripción registral en casi todos los países, pero es voluntaria en otros como Luxemburgo o los países Bálticos. No obstante, incluso en los casos en que es voluntaria, está generalizado su uso.
Sin embargo las normas de funcionamiento pueden ser diferentes, por ejemplo en Dinamarca cuando se transfiere parte de la propiedad y ese valor no excede 40,000 Coronas Danesas (5.330 Euros), la escritura de propiedad puede ser sustituida por una declaración privada de los propietarios. O en el caso de Portugal que desde 2009 las escrituras públicas no son obligatorias.
Los Agrimensores solo son necesarios cuando se modifican los límites de las parcelas ya que en otros casos basta con hacer constar la referencia catastral, que en todos los países es obligatoria y que en los casos en que se mantienen las dos instituciones, es el nexo de unión entre ambas bases de datos. Además desde que los datos catastrales, mapas y ortofotos, están disponibles en Internet, muchas de las funciones que anteriormente realizaban los agrimensores están siendo sustituidas por aplicativos desarrollados por las instituciones catastrales (Países Bajos, Dinamarca, Lituania, entre otros), que permiten dibujar los nuevos límites sobre la información catastral y recoger vía Internet el consentimiento expreso de ambos titulares.
Los agrimensores no son por lo general funcionarios públicos y al contrario de lo que ocurre con los Notarios, su participación no es obligatoria. Por ejemplo en Suecia, como en España, estas tareas las realizan los funcionarios de Catastro en colaboración con los municipios y otras administraciones. En otros casos como en Dinamarca, son los agrimensores los que realizan las actualizaciones directamente en la base de datos catastral.
En la mayoría de los países las funciones y responsabilidad del Notario son similares a las de los Notarios españoles pero también con diferentes matices. Como por ejemplo la obligatoriedad en algunos países del registro electrónico de las escrituras bajo la responsabilidad del Notario, que con su firma electrónica garantiza la veracidad de los datos digitalizados. O la posibilidad de cobro electrónico por Internet, ya en el 40% de las escrituras de propiedad formalizadas en los Países Bajos.
Los notarios tienen también la obligación de corregir los datos incorrectos en los documentos públicos y comunicarlo al catastro-registro.
En los países que venían de economías comunistas como Lituania o Letonia los notarios empezaron a funcionar a partir de 1992 y en algunos casos tienen naturaleza privada. Así por ejemplo en Bulgaria, después de la promulgación de la ley de Notarios y Actividad Notarial (de 6 de Diciembre de 1996), en 1997, es cuando comenzaron su actividad los notarios privados.

Nuevos mecanismos de actualización
Como estamos viendo, el desarrollo de las nuevas tecnologías en los sistemas de información geográfica y en las comunicaciones, los cambios políticos y económicos y otros factores, han hecho evolucionar las relaciones Catastro-Registro para ofrecer a la sociedad una base de datos compartida, completa, e interoperable necesaria para el desarrollo de políticas públicas más eficaces y mejores servicios a los ciudadanos.
Estos desarrollos han cambiado también la forma en que los Notarios se relacionan con los Catastros-Registros Europeos, haciendo su labor más eficaz.

"El desarrollo de las nuevas tecnologías en los sistemas de información geográfica y en las comunicaciones, los cambios políticos y económicos y otros factores, han hecho evolucionar las relaciones Catastro-Registro para ofrecer a la sociedad una base de datos compartida, completa, e interoperable necesaria para el desarrollo de políticas públicas más eficaces y mejores servicios a los ciudadanos. Estos desarrollos han cambiado también la forma en que los Notarios se relacionan con los Catastros-Registros Europeos"

En la mayoría de los países se ha hecho en los últimos años o se está haciendo actualmente (Dinamarca (proyecto MIA-miniMAKS), Finlandia, Rumania (proyecto e-Terra), Eslovenia, Bulgaria (proyecto OSS), Alemania (proyecto AAA) Polonia, entre otros), una importante labor de centralización de todas las bases de datos de los Registros distribuidos en el territorio y se están estandarizando los procesos relativos a la verificación de la documentación, la digitalización, los modelos de datos que permiten hacerlos interoperables, los flujos de comunicación etc? y sobre todo se están agilizando los procesos de comprobación de datos, actualización y corrección.  Como hemos comentado muchos países también han implementado o están implementando los procedimientos y herramientas informáticas para remitir los datos vía Internet. Organizaciones como el Kadaster de Los Países Bajos, permiten a los Notarios la remisión de las escrituras y la corrección de datos gráficos y literales a través de Internet utilizando los aplicativos del propio catastro.
Por ejemplo, para ilustrar lo comentado, podemos analizar el caso de Lituania. Una de las actividades más importantes llevadas a cabo recientemente por el Catastro-Registro Lituano es el desarrollo de un servicio público electrónico para transacciones de bienes inmuebles (NETSVEP), que comenzó su funcionamiento en el 2009.
El objetivo de NETSVEP es aplicar el principio de una ventanilla única sobre las transacciones de bienes inmuebles y ofrecer mejores servicios electrónicos para acceder a los datos catastrales y registrales por parte de los notarios y los interesados en una transacción, permitir la preparación automatizada de datos de transacciones y documentos, el registro de los derechos y almacenar estos documentos de forma electrónica.
Permite realizar una transacción completa en un tiempo más corto, realizando todas las acciones relacionadas con la adquisición de bienes inmuebles y el registro de los derechos correspondientes sin salir de la oficina del Notario. El notario que va a verificar la transacción recibe la información por Internet, los datos catastrales, la titularidad, si el bien está hipotecado, embargado o si tiene alguna restricción o algún requisito que impida o dificulte el registro; y a petición del interesado puede registrar los derechos de propiedad de bienes inmuebles en el registro-catastro electrónicamente.

Conclusión
Como se ha descrito en este artículo, todos los países Europeos están caminando en la misma dirección, compartiendo sus datos, evitando duplicidades y tratando de crear un sistema más transparente, eficiente y multifinalitario que repercuta en un mejor servicio al ciudadano.
Los procedimientos de coordinación que se han comentado en este artículo conllevan largos procesos de trabajo de armonización, compromisos y acuerdos de las instituciones, nuevas leyes y un fuerte componente tecnológico, ya que es necesario hacer los datos y los sistemas informáticos interoperables.
Notarios, Registradores de la Propiedad y Catastro estamos destinados inevitablemente a entendernos y a cooperar. Hagámoslo cuanto antes aprendiendo de nuestros propios vecinos Europeos.

1 El Indice Catastral ?Cadastra Index Map? es el mapa que muestra los límites de unidades catastrales y los datos necesarios para la identificación de las mismas  (identificadores, coordenadas, nombres de parajes etc?). Los países que toman los datos de cada propiedad en documentos independientes, componen después este documento ?Cadastra Index Map? para disponer de un mapa continuo.
2 Un plano topográfico aparente representa solamente los objetos que son visibles en el territorio y que son susceptibles de análisis mediante levantamiento topográfico (edificios, vegetación, vías de comunicación, hidrografía etc, pero no incluye los límites de las propiedades cuando no están marcados mediante objetos.

Abstract

This article aims to describe briefly the relation between the Notaries of the European Union countries with the Cadastre and the Land Registry in the real estate data updating. It also aims to analyze the evolution of these relations in recent years, due to the development of technology applied to the geographic identification systems and the economic and social changes that have allowed a more close and effective cooperation across Europe.

Amalia Velasco Martín-Varés es Coordinadora de Relaciones Internacionales. en la Dirección General del Catastro