Como EL NOTARIO DEL SIGLO XXI anunció en el número anterior, hemos puesto en marcha una investigación sobre la situación actual de ANCERT, la empresa de aplicaciones y desarrollos de las tecnologías de la información, en la que el Notariado español, fiel al compromiso con la nueva Sociedad del Conocimiento, puso esfuerzo, ilusiones e importantes recursos económicos, con resultados inicialmente brillantes, y que en los últimos años ?desde que se decidió que pasara a estar al servicio del Consejo General y no al servicio de los notarios? ha entrado en una incomprensible opacidad contable, paralela al deterioro de la calidad de sus servicios. El tema es de radical importancia para el Notariado, ya que la excelencia en todo lo relacionado con las nuevas tecnologías es parte esencial del servicio de la Fe pública con el que el Notariado da seguridad a los ciudadanos en sus vidas privadas y en sus actividades empresariales. Precisamente por ello, y a pesar de lo llamativo del deterioro de ANCERT, que se pone de manifiesto en esta información, optamos por no publicar por ahora algunos otros resultados de la investigación que está desarrollando esta revista. 

Madrid, Redacción.-
Durante nada menos que 11 meses el sistema de Nuevo Índice Único desarrollado por ANCERT tuvo escandalosos fallos de seguridad, sólo solucionados a finales de noviembre pasado, después de que se demostraran y se levantaran actas notariales de que desde cualquier notaría de España se podían obtener los índices informatizados remitidos a ANCERT por cualquier otro notario, y lo que aún era más llamativo y grave, que desde cualquier notaría se podían modificar los índices de otro notario.
Por si fuera poco, se ha comprobado que el contenido de los índices informatizados que el Colegio Notarial descarga de ANCERT no coincide con los índices que ha firmado cada notario. Todavía más sorprendente es que el Colegio Notarial recibe el índice con el formato que estaba vigente hasta el año 2006, y puesto que los notarios introducen los índices con el formato del Nuevo Índice Único, es inevitable concluir que ANCERT está traduciendo de un formato al otro para remitírselo al Colegio.
Los expertos consultados por El Notario del Siglo XXI nos explican algunas repercusiones de estas negligencias.
En primer lugar, según el nuevo Reglamento los notarios deben remitir los índices quincenalmente, pero ANCERT los pone a disposición de los Colegios con periodicidad mensual. Por ejemplo, si el notario envía hoy a ANCERT los índices de la primera quincena de enero, estos índices no llegarán a la aplicación de gestión de su Colegio hasta que no remita los índices de la segunda quincena de enero. Este funcionamiento, de incierta legalidad, deriva de que el formato del índice vigente hasta final de 2006 sólo preveía el índice mensual, por lo que ANCERT ha de esperar a que el notario envíe la segunda quincena de cada mes para poder remitírselo al Colegio. ¿Estará sucediendo lo mismo con otras instituciones, como el Catastro y las Comunidades Autónomas? Lo estamos investigando para informar a los lectores.

Tradutore, traditore?
Pero la situación es aún peor respecto al contenido de los índices que descargan los Colegios Notariales de la página SIC. Al notario se le exige, por ejemplo, que en la aplicación de ANCERT del Nuevo Índice Único ponga, en el campo de Tipo de Documento de Identidad, de cualquier sujeto, uno de entre 8 valores posibles. ¿Qué sucede si, por ejemplo, el notario introduce el código 6 (?falta de aportación del NIF o NIF aportado no válido?)? Pues que ANCERT lo ?traduce? de modo que a la aplicación del Colegio Notarial llega como el número 5, que en la versión antigua del índice del repetido año 2006 significa ?Otros?.
Tan original sistema de ?traducción? no deja de deparar sorpresas, como el siguiente ejemplo sacado del Protocolo de un notario de Madrid. El notario introdujo en la aplicación de ANCERT del Nuevo Índice Único, en el campo Impuesto, los valores 3 (?con impuesto de sucesiones?), 6 (?sin ITPyAJD?) y 7(?sin impuesto de donaciones?). Pues bien, ANCERT tradujo estos tres valores a un único valor, el 2, que según el antiguo índice de 2006 significaba ?ISD?, es decir, ?con impuesto de sucesiones y de donaciones? (¡!).
La investigación sobre este tema, que ofrecería una casuística inagotable, está al alcance de cualquier notario. Es suficiente con que tome alguno de sus Protocolos y compruebe, en su Colegio Notarial, los datos de índices recibidos desde ANCERT. Es inevitable preguntarse quién y cuando ha autorizado a ANCERT a que manipule el contenido de los índices y transforme los datos sin consentimiento del notario. Y ya en el terreno práctico ¿para qué sirve el enorme esfuerzo de introducir y cotejar los índices documento por documento, e intentar cumplir las fechas, si luego ANCERT transforma los datos introducidos y los remite a sus destinatarios con retraso?
Lo que conduce a la inquietud de orden mayor que está investigando esta revista. ¿Acaso transforma también ANCERT los índices informatizados que se envían al Catastro, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos?

Un Índice Único de 60 millones de euros al año
No será todo lo anterior por un problema de costes. Conscientes de la importancia de las nuevas tecnologías para el horizonte de la escritura pública, los notarios españoles no han regateado esfuerzo económico. El Nuevo Índice Único es también un ejemplo digno de atención. EL NOTARIO DEL SIGLO XXI realiza en estos momentos un estudio sistemático de costes, que ofrecerá a los lectores, pero es posible avanzar algunos datos significativos. En el conjunto del Estado se firman alrededor de 12 millones de documentos notariales por año, lo que a una morigerada estimación de sólo 5 euros por documento, significaría que el Nuevo Índice Único cuesta al Notariado, es decir, a los notarios, alrededor de 60 millones de euros anuales. No es precisamente una cifra como para permitirse errores tecnológicos o funcionales.

Un procedimiento errático, imperioso y opaco
El proceso de implantación del Nuevo Índice Único informatizado ha sido complejo, errático y sobresaltado, como bien conocen y han padecido las oficinas notariales. En junio de 2006 había entrado en vigor una nueva herramienta (el llamado Doctor índices) para la mejora de calidad de los índices informatizados, lo que supuso una trabajosa adaptación de todas las oficinas notariales y grandes trastornos en el quehacer diario de los notarios durante el mes de julio. Todo ello estaba justificado por la necesidad de remitir más datos a las Administraciones públicas en materia fiscal y de blanqueo de dinero, y ayudar a que los notarios pudieran controlar la correspondencia de la información suministrada en el índice con los documentos autorizados e intervenidos, así como incorporar mecanismos de validación del índice, que detectaran errores frecuentes.
La sorpresa se produjo cuando muy poco después, el 25 de septiembre, el Consejo General adoptó dos decisiones trascendentales. La primera de ellas, encomendar a una Comisión de Índices que elaborase unos nuevos índices informatizados que mejorasen el contenido y calidad de los existentes, basándose en normas legales que atribuían al Consejo General la concreción de los datos a introducir en los índices y la regulación de las características técnicas de elaboración, remisión y conservación de los mismos. La segunda decisión fue adelantar el Plan Director de modernización tecnológica, en relación a la presentación telemática, envío de partes, etc., lo que suponía la adquisición de servidores de implantación necesaria en las notarías, la implantación en dichos servidores de los programas informáticos precisos y el despliegue de tales servidores en las oficinas notariales.
En las reuniones celebradas para recibir instrucciones del Consejo en orden a la entrada en vigor del nuevo índice, el representante del Colegio de Madrid solicitó información, sin recibir respuesta satisfactoria, sobre cuestiones tan básicas como las siguientes: a) Si era cierto que el nuevo índice exigiría la introducción manual de datos. b) Por qué el cambio del nodo único previsto en el art. 107 de la ley 24/2005 por un sistema de servidores. c) La seguridad que tendrían estos servidores en la custodia de datos. Servidores, por cierto, por valor de cerca de trece millones de euros, adquiridos a una sola compañía sin la realización de las pruebas correspondientes y contra el criterio expreso del entonces director general de ANCERT. El resultado fue que eran obsoletos cuando empezaron a utilizarse.

Agobios, incertidumbres e imprevisión
Se fijó el 1 de enero de 2007 como fecha para la implantación del Nuevo Índice Único, entre recomendaciones a los notarios de paciencia y de esperanza de que ?las distintas administraciones sabrán entender que la complejidad del programa ha tenido que conciliarse con las exigencias de una Ley entrada en vigor al día siguiente de ser publicada? y advirtiendo que ?van a resultar inevitables unos pocos meses de tensión, agobios e incertidumbres?. Resultó ser una advertencia optimista, porque pronto se vio que los agobios e incertidumbres desbordaban la previsión. No era para menos. El programa estaba inacabado y se había realizado unilateralmente sin contar con el Catastro y las demás administraciones públicas. La primera consecuencia era la introducción manual de los datos, contra todos los criterios de racionalidad y modernidad, lo que obligaba a aumentar la plantilla de las oficinas notariales para atender a la confección de los índices.
Un documento remitido a primeros de enero a los decanos y a la comisión de tecnologías de la información (CATI) por el entonces decano del Colegio de Aragón incluía consideraciones demoledoras sobre el nuevo índice, al que consideraba ?un sobreesfuerzo gratuito, una imposición desproporcionada y una integración de programas raquítica?.

EL COLEGIO DE MADRID CREA UN SERVICIO DE AYUDA Y EL CONSEJO GENERAL LO OBSTACULIZA

El Colegio Notarial de Madrid hizo constar su oposición a los nuevos índices por problemas de oportunidad, precipitación de su establecimiento, concepción desafortunada del sistema y fundadas dudas sobre la legalidad de su aprobación e incluso en aspectos de la legalidad del propio sistema.
Pese a ello, siempre bajo el ánimo de no interferir en las competencias del Consejo General del Notariado y con la convicción de que el buen funcionamiento de la actividad notarial en el marco de las nuevas tecnologías de la información es básico para la debida colaboración con las diversas Administraciones y desde luego para el futuro y la buena imagen pública del Notariado, optó por impulsar el cumplimiento de la legalidad por sus colegiados, recordándoles mediante la Circular 32/2007 de 31 de julio la obligación de llevar puntualmente los índices informatizados y velar por su veracidad, y advirtiéndoles de las responsabilidades en que pueden incurrir.
Para facilitar el cumplimiento de estas obligaciones, el Colegio de Madrid acordó la creación del Servicio centralizado de Ayuda en materia de elaboración de los índices informatizados. Este servicio, de uso voluntario por los notarios del Colegio de Madrid, tiene una mecánica muy simple. Cada colegiado deposita en el Colegio un fichero informático del documento y un fichero XML generado automáticamente por el programa de gestión. Una vez elaborados los índices por el personal, se envía un correo al notario para que los verifique y los remita con su firma electrónica reconocida notarial.
Se puso especial énfasis en las medidas de seguridad: el envío de documentos debería hacerse por la red privada notarial o en CD-ROM y se pone el mayor cuidado en la protección de datos de carácter personal, no se almacenan los documentos más tiempo del estrictamente necesario y las personas encargadas de elaborar los índices no tienen conexión a Internet, ni correo electrónico, ni posibilidad alguna de imprimir o grabar. A este servicio, que se encuentra en pleno funcionamiento con personal altamente profesionalizado, ya se han acogido más de 70 notarios, y facilita la homogeneidad, calidad e integridad de los índices, al tiempo que abarata costes para el notario, al que libera de proporcionarse el personal ad hoc para esta tarea.
Parecería lógico imaginar que este notable esfuerzo del Colegio de Madrid para el buen cumplimiento de las obligaciones notariales en relación con los índices recibiría el mejor apoyo por parte del Consejo General y de ANCERT. Sorprendentemente, ha sucedido lo contrario. El Consejo General se negó a abrir la red privada notarial (RENO) a las comunicaciones entre el Colegio y sus colegiados para conseguir una transmisión segura de datos, actitud tanto más increíble en cuanto que, por ejemplo, las empresas de informática, ya disponían de ese canal.
En octubre de 2007, después de que el Colegio de Madrid decidiera retener las cuotas de ANCERT en tanto no se atendiera esa solicitud, el Consejo General acordó abrir ese canal de comunicaciones y simultáneamente acordó, alegando razones que no se explicitan de seguridad y protección de datos, bloquear la posibilidad de remitir datos a ANCERT desde el Colegio para que cada notario concreto firme los índices desde su notaría, es decir, un boicot directo y frontal al servicio creado por el Colegio de Madrid. Era tan evidente la ausencia de razones de seguridad y tan ostensible la deliberada voluntad de boicotear un servicio creado por el Colegio de Madrid, que este último, en defensa de la función de sus colegiados, ha tenido que dirigirse en escrito de queja a la Dirección General de los Registros y del Notariado, en solicitud de que ordene al Consejo General que cese en su actitud obstaculizadora.

ANCERT ya no está al servicio de los notarios
Todo lo anterior, que puede parecer sorprendente, incluso insólito, es sólo un ejemplo de lo que sucede, con grave riesgo para la imagen del Notariado ante la sociedad, en el campo especialmente sensible de las nuevas tecnologías de la información, tan vital para el Notariado del Siglo XXI. EL NOTARIO DEL SIGLO XXI seguirá recabando datos y opiniones solventes sobre la situación de ANCERT, conforme al compromiso contraído con nuestros lectores.
El Notariado español vio desde los primeros momentos la importancia crucial de las nuevas tecnologías de la información y decidió hacer un importante esfuerzo profesional y económico para estar en la punta de lanza de su introducción en nuestro país. Para precisar, enfocar e impulsar las iniciativas y proyectos al respecto, el Consejo General de entonces creó una comisión (CATI) y una empresa ejecutora (ANCERT). Para lograr la máxima coordinación, el presidente de CATI, el notario José Javier Escolano, fue simultáneamente consejero delegado de ANCERT. En opinión de Adolfo Calatayud, anterior decano de Aragón, el actual Consejo General ha rebajado el nivel del actual órgano sucesor de CATI y lo ha dejado con escasa capacidad de decisión e iniciativa. El presidente de este órgano ya no es consejero delegado de ANCERT, empresa que se ha sumido en la opacidad contable. Ante la instrucción de que ANCERT ya no es una empresa al servicio de los notarios sino un instrumento al servicio del Consejo General, sus principales fundadores y directivos la han abandonado.

Un clamor de quejas en el desierto
Las quejas de los notarios respecto al caos en que se ha sumido ANCERT se multiplican.

Las dos que resumimos seguidamente han aparecido en el blog de Foro Notarial

SIGNO: UN FRACASO DE 12 MILLONES DE EUROS
Tras cesar el mes pasado el director general de ANCERT, con menos de un año en el cargo, ahora se ha extinguido la relación laboral de los programadores de SIGNO. Eran los encargados de poner en funcionamiento los ordenadores depositados, desde hace casi año y medio, en las oficinas notariales, tras haberlos tenido que comprar obligatoriamente. Este proyecto, con unos 12 millones de euros de coste, se financió con una aportación especial que se exigía a cada notario con el recibo habitual de ANCERT, y todo iba a estar en funcionamiento el año pasado. El 23 de abril último, en la junta general celebrada en el Colegio de Catalunya, el consejero delegado de ANCERT, en presencia del presidente del Consejo General, se declaró líder de ese proyecto y proclamó las excelencias del sistema SIGNO y los servidores PLATON, criticando al equipo anterior por haberse opuesto a los mismos y afirmando que en plazo brevísimo iban a revolucionar las notarías. El resultado, a la vista está: han rodado las cabezas del director general y de los programadores y el sistema sigue sin funcionar. Si sumamos a esto el absoluto fracaso de los Índices Notariales, el resultado es dantesco y la pérdida de credibilidad ante las Administraciones es galopante. La reacción del Consejo y de la cúpula de ANCERT es la huída hacia delante en lugar de reconocer el estrepitoso fracaso.

LA FIRMA ELECTRÓNICA NO FUNCIONA PARA EL 198: UN DESFASE TÉCNICO DE CASI CUATRO AÑOS.
Ya sabíamos que pese al enorme esfuerzo que se hace para completar unos índices tan prolijos como los del NIU, los datos introducidos no sirven para la presentación del modelo 198 / activos financieros. Como consuelo nos anunciaron desde ANCERT que por lo menos podríamos utilizar nuestra firma electrónica notarial para remitir telemáticamente ese modelo a la Agencia Tributaria. Pues bien: tampoco funciona. Si no nos costara tanto dinero se podría considerar hasta cómico. Pero es trágico (?) Sólo funciona si utilizamos una versión de Java anterior a la 1.5, es decir, una versión de 2.004, cuando la actual es la versión 6.3. ¿A nadie se le cae la cara de vergüenza?