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ENSXXI Nº 13
MAYO - JUNIO 2007

ANTONIO HUERTA TRÓLEZ
Notario de Madrid

La reforma del Reglamento Notarial ha traído consigo, entre otras novedades, la aparición en la escena documental de nuevos libros para la compilación o registro de documentos de diferentes especies. Junto al protocolo de instrumentos públicos, libro notarial por excelencia, que permanece prácticamente inalterado en lo relativo a su formación, estructura y conservación, son relevantes las novedades en las demás especies de libros, sobre todo en el libro-registro de operaciones mercantiles, dividido ahora en dos secciones (A y B), la primera de las cuales -la que incluye los originales de las pólizas mercantiles- ha pasado a ser un verdadero protocolo similar en casi todo al general de instrumentos públicos.
Pero no es a éste importante libro al que hoy me quiero referir, sino a aquel otro, el libro indicador, mucho más modesto y discreto que el protocolo y el libro registro, algo así como el pariente pobre de los libros notariales. Porque también el libro indicador ha sido objeto de una profunda transformación.
Para empezar, el libro indicador se ha dividido en dos secciones (primera y segunda), que son en realidad dos libros diferentes nacidos, por un particular proceso de mitosis, del único modelo existente hasta ahora. Las diferencias entre ambas secciones son absolutas. Diferente es su contenido y diferente también es la forma de llevanza de cada una de ellos. En realidad se podrían haber regulado como dos libros totalmente distintos. La sección primera tiene por objeto servir de soporte físico a determinadas actuaciones notariales de imposible constancia en el protocolo ordinario relacionadas con documentos en formato electrónico. Aquí se incluyen, junto a la legitimación de firmas electrónicas, los traslados a papel de copias electrónicas que el notario realice o reciba conforme a la legislación notarial. Esta sección "tecnológica" del libro indicador se lleva, sin embargo, por el procedimiento clásico de asientos breves y manuales meramente identificativos de la actuación que los motiva. La sección segunda es verdaderamente la heredera del libro indicador tal como lo conocemos. Su contenido son los testimonios en todas sus variantes (por exhibición, de vigencia de leyes y de legitimación de firmas), a los que como novedad se han incorporado las certificaciones de saldo. El procedimiento de incorporación es, en cambio, totalmente novedoso.

"El protocolo notarial es el resultado de una centenaria evolución y ha alcanzado un estatus de respeto y prestigio difícil de igualar. Por eso conviene despejar muy pronto las dudas e incertidumbres que el nuevo libro indicador puede generar, evitando cualquier confusión en este sentido"

De la misma forma que sucede con el protocolo, la nueva sección segunda del libro indicador no es un libro en blanco que se va rellenando de asientos, sino que ahora se va formando por incorporación de hojas que reproducen los testimonios y certificaciones de saldo. Se trata, en suma, de una colección de fotocopias de testimonios ordenada cronológicamente. De igual manera que ya venía sucediendo, a partir de ahora se han de incluir necesariamente en el libro indicador todas las legitimaciones de firmas (ahora también todas las certificaciones de saldo), si bien el notario, puede excluir la incorporación de los testimonios por exhibición de documentos suficientemente identificables. Como es lo habitual cuando se trata de normas innovadoras, la regulación de este nuevo libro, hijo no clónico del anterior libro indicador, suscita variados problemas de interpretación y aplicación que, a buen seguro, serán felizmente resueltos por los estudiosos de la teoría que ya trabajan a destajo en esto del Reglamento, y por la prudente eficacia de los prácticos. El objeto de este artículo no es el de adentrarse en los vericuetos técnicos del asunto, sino el de plantear una pregunta más bien primaria e indagar una respuesta para ella. La cuestión que me he planteado ha sido, sencillamente, para qué sirve este nuevo libro.
Tan simple pregunta podría merecer a primera vista una respuesta igualmente simple, como ésta: la nueva sección segunda del libro indicador sirve para lo mismo que servía el libro indicador hasta ahora en funcionamiento. Sin embargo, a pesar de su sencillez, la respuesta no aclara en absoluto la cuestión. El libro indicador que regulaba el antiguo artículo 283 del reglamento Notarial no era más que un libro interno o de oficina para el control del propio notario. El contenido de cada asiento era tan escueto que de su examen tan sólo se podía concluir que, por ejemplo, en tal fecha se legitimo la firma de fulano en una certificación de la Sociedad X, o que tal día se libró testimonio del libro de actas de cierta comunidad de propietarios. Pero del contenido de los documentos, ni rastro. Es verdad que muchos notarios guardaban fotocopia de los documentos anotados, pero éstas no formaban propiamente parte del libro y su conservación -no reglada- obedecía a actitudes preventivas frente a eventuales responsabilidades. El nuevo libro indicador no puede tener idéntica utilidad que el antiguo, ya que su estructura y contenido no son iguales. Por lo demás, la respuesta desechada nos trasladaría a plantearnos la pregunta de para qué servía el antiguo libro indicador, cuestión ésta de la que dispensamos al sufrido lector, que ya tiene bastante con el nuevo.
 

"Solamente el documento original en circulación es un documento con firma legitimada y en ningún caso lo es la fotocopia incorporada al Libro indicador ni menos aún la reproducción de la reproducción"

Y aunque pueda resultar tentadora, también me parece rechazable una solución nihilista para nuestro interrogante, del estilo de "el libro indicador no sirve para nada" o algo parecido. Cuando esta idea se me pasó por la cabeza recordé aquella frase tan optimista de Plinio el Joven de que no hay libro malo que no encierre algo bueno, e inmediatamente deseché la solución negacionista. Es verdad que a primera vista no se observa una finalidad clara que justifique el esfuerzo personal y también económico que supone la llevanza y control de un archivo tan sobredimensionado como éste. (Por cierto, no sé si alguien ha calculado el coste que las reformas reglamentarias y de otros órdenes representan para los notarios). Pero de ahí a negarle toda virtualidad hay un abismo. Mi modesta investigación ha continuado por dos vías diferentes, tanto rebuscando en la doctrina, sin resultado alguno, como trasladando mi incertidumbre a algunos compañeros a los que tengo entre los más doctos y mejor dotados de conocimiento y experiencia. Y éstos tampoco han sabido responderme con claridad, aunque confío en que aún no hayan dicho la última palabra.
Pero, como dice la canción, "todo está en los libros", y leyendo con atención el último párrafo del nuevo artículo 264 del Reglamento me ha parecido encontrar una clave para resolver mi incertidumbre. Dice así: "Transcurrido un año desde el cierre anual de cada una de las secciones el notario podrá reproducirlas en un archivo informático que garantice su conservación y reproducción, procediendo en tal caso a la destrucción del soporte papel correspondiente". La cosa está clara: el contenido del libro debe ser conservado porque es susceptible de ser reproducido. La finalidad última del libro registro es su reproducción. No es, entonces, un libro auxiliar o de oficina que ha de llevar el notario para el correcto funcionamiento y el buen orden de su despacho. Es un libro que ha de ser llevado de modo tal -primero físico y después, si quiere, informático- que garantice su reproducción.

"Si los documentos con firma legitimada no son documentos públicos, como evidentemente no lo son, el registro que conserva sus reproducciones físicas o informáticas no puede ser un archivo de igual valor que el protocolo o el libro de operaciones, con independencia de ciertas similitudes en su apariencia"

Ahora, y a riesgo de que el lector me acuse de formular demasiadas preguntas y ofrecer pocas respuestas, me tengo que interrogar acerca de algunos extremos relacionadas con esa primera y primordial utilidad, la de ser reproducible, que caracteriza al libro indicador. Los interrogantes se evidencian por sí mismos: cómo se reproduce ese contenido; a instancia o solicitud de quién; qué efectos jurídicos produce el traslado documental del mismo. El Reglamento guarda absoluto silencio sobre todo ello y yo no me siento capaz de dar respuestas satisfactorias. Me limitaré a alguna reflexión y, tal vez, a formular, con todo respeto, ciertas sugerencias.
No existe parecido, ni analogía alguna entre el libro indicador (sección segunda) y el protocolo o el libro registro de operaciones mercantiles. Esta afirmación, aunque parezca obvia, no es en absoluto superflua. La existencia de un registro literal de documentos testimoniados, especialmente aquéllos objeto de legitimación de firmas, es tentadora para quienes, por ignorancia o mala fe, postulan de la actuación notarial un valor meramente verificador de hechos jurídicamente relevantes.
Debe quedar bien claro que esos documentos no son susceptibles de reproducción mediante copia o testimonio y que solamente el documento original en circulación es un documento con firma legitimada y en ningún caso lo es la fotocopia incorporada al Libro indicador ni menos aún la reproducción de la reproducción. Es verdad que no es fácil  desentrañar el sentido de ese inquietante y hermético párrafo del nuevo artículo 264 que proclama que la incorporación de la reproducción al libro indicador "presupondrá la dación de fe de coincidencia respecto del testimonio correspondiente por parte del notario". También es cierto que produce cierta extrañeza el paralelismo entre este nuevo libro y el antiguo libro registro de operaciones mercantiles, que no incorporaba originales sino copia de los mismos. La perplejidad proviene del hecho de que mientras la técnica documental en sede de pólizas se aproxima a la propia de las actas y escrituras, en cambio la nueva regulación de los testimonios parece inspirarse en el abandonado sistema de las pólizas, las cuales circulaban por medio de sus múltiples ejemplares originales, quedando en poder del notario reproducción de las mismas en forma de libro registro. Pero los parecidos aquí terminan. Si los documentos con firma legitimada no son documentos públicos, como evidentemente no lo son, el registro que conserva sus reproducciones físicas o informáticas no puede ser un archivo de igual valor que el protocolo o el libro de operaciones, con independencia de ciertas similitudes en su apariencia.
No sé muy bien quién puede pedir y obtener una reproducción de un documento archivado en el Libro indicador. Es curioso que en la informal encuesta a la que antes me he referido la respuesta habitual a esta pregunta era siempre la misma: "Pues los jueces, naturalmente". De acuerdo, los jueces casi siempre pueden instar el traslado de todo documento que obra en poder de cualquiera con muy pocas excepciones, y el libro indicador no tiene por qué ser una de ellas. ¿Pero, sólo los jueces?. Es posible que la respuesta afirmativa sea la correcta, pero no deja de ser un hecho extraño la creación de un registro notarial de testimonios con la única finalidad de que los tribunales dispongan de un nuevo y práctico sistema, que nadie ha reclamado hasta ahora,  para obtener pruebas documentales en los procedimientos judiciales. Es posible, repito, pero suena extraño. Tal vez también la Administración del Estado, sobre todo la Administración Tributaria, esté legitimada para acceder al contenido del libro registro, que es tan arriesgado como decir que tiene acceso a los documentos privados que hayan sido objeto de legitimación o testimonio de exhibición. O tal vez no. Más dudoso aún es si el sujeto cuya firma se legitimó o la persona jurídica a la que representaba tienen derecho a obtener algún tipo de reproducción, traslado o información sobre el contenido del libro indicador. Y qué decir sobre el eventual derecho a obtener información por parte de terceros que aleguen o demuestren interés.

"La cuestión es para qué sirve este nuevo libro. El libro indicador que regulaba el antiguo artículo 283 del Reglamento no era más que un libro de oficina para el control del propio notario. El nuevo libro indicador no puede tener idéntica utilidad que el antiguo, ya que su estructura y contenido no son iguales"

Todo esto no está claro, pero es importante. Igual que hay religiones del libro, existen también, salvando las naturales distancias, "profesiones del libro", y el notariado es su paradigma. El protocolo notarial es el resultado de una centenaria evolución y ha alcanzado un estatus de respeto y prestigio difícil de igualar. Por eso conviene despejar muy pronto las dudas e incertidumbres que el nuevo libro indicador puede generar, evitando cualquier confusión en este sentido. El derogado artículo 283, relativo al libro indicador, se cerraba de esta forma: "La Junta de decanos y la Dirección General unificarán la práctica en esta materia", lo que, según tengo entendido, nunca se hizo. Ahora es mucho más necesaria la unificación de la práctica (y de la teoría) a fin de responder de forma definitiva a los interrogantes planteados: qué se reproduce, cómo se reproduce, a instancia de quién y con qué efectos. O, lo que es lo mismo, para qué sirve el libro indicador.