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ENSXXI Nº 19
MAYO - JUNIO 2008

MIGUEL ÁNGEL ZABALGO
Socio fundador de Notarline (www.notarline.com) y fue director de Operaciones de Ancert durante el periodo 2002 - Junio 2006

Los índices notariales informatizados, al margen de su incuestionable relevancia para el notariado, para las administraciones con las que este último colabora y para la sociedad en general, no dejan de ser un simple fichero informático con un diseño y estructura conocidos y específicos que intenta reflejar fidedignamente toda la información relativa a los actos jurídicos que están recogidos en cualquier documento notarial. Dicho de otra forma, a partir de un índice no se puede reconstruir íntegramente el texto de una escritura pero si que se debería poder llegar a conocer y comprender, sin para ello ver el documento original, la esencia de los actos jurídicos recogidos en los mismos, así como todos los detalles relevantes a efectos fiscales, catastrales, de blanqueo de capitales, estadísticos y en general de colaboración del notariado con las administraciones públicas.
La eficacia por lo tanto de dichos ficheros, está íntimamente relacionada con el grado de integridad, veracidad, coherencia y alcance de todos y cada uno de los datos recogidos en los mismos y estas características, dependen a su vez muy estrechamente de aspectos tales como la capacidad y flexibilidad que tiene la estructura de dichos ficheros para reflejar cualquier documento notarial por complejo que este sea, la metodología y herramientas utilizadas en cada despacho notarial para su generación y la cualificación y formación de las personas involucradas en la notaría en su elaboración y supervisión al margen del propio Notario.
Si embargo, un error muy extendido es el pensar que para que un índice esté bien elaborado, basta con que se superen las reglas de validación del programa informático, aunque este en realidad solo puede dar garantías sobre la coherencia de la información contenida en el índice, pero nunca sobre su veracidad o sobre la no omisión de algún dato.  

La estructura y el diseño técnico del fichero XML
El Índice Único Informatizado se materializa en un simple fichero informático con una estructura y diseño conocido. En concreto se utiliza el lenguaje estándar XML, del inglés Extensible Markup Language («lenguaje de marcas extensible»), para dotar al índice de una estructura fácilmente reconocible y tratable por los distintos y heterogéneos programas informáticos que lo generan o que lo utilizan posteriormente como el Catastro, las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos.
No es el objetivo de este artículo, evaluar la estructura del Nuevo Índice Único Informatizado, aunque si que me gustaría establecer la vinculación directa que tienen algunos posibles problemas de diseño con la calidad del contenido de los índices y por lo tanto de su eficacia.
Un claro ejemplo es la existencia de un solo campo en el índice único informatizado para reflejar el acto o actos jurídicos identificados en un documento.

"Es recomendable que en la notaría exista como mínimo una persona al margen del propio Notario, especializada en la elaboración del índice y con amplia experiencia en la correcta interpretación de los datos y no se de cómo válido un índice por que la aplicación de Ancert diga que no existen errores"

A la vista de las listas de los actos jurídicos, es evidente que tanto en la primera versión del índice informatizado (año 2004), como en la última versión mas conocida en el entorno notarial como NIU (Nuevo Índice Único, año 2007), se ha realizado un trabajo minucioso para intentar confeccionar una lista cerrada de posibles actos jurídicos. Así, la primera versión (año 2004-2006) detallaba aproximadamente alrededor de 500 códigos de actos jurídicos y la versión actual vigente desde enero de 2007, dispone de más de 300.
La mayor parte de la validez de lo recogido en el Índice Único Informatizado, recae en la elección adecuada del código de acto jurídico. Una relación muy extensa y detallada de posibles actos jurídicos, puede llevar a la persona que lo cumplimenta a no elegir el código adecuado al perderse entre tanta opción posible. Una relación más agrupada y reducida, permite acertar más fácilmente al elegir el código adecuado, pero hace perder información al receptor del índice. Tómese como ejemplo ilustrativo códigos de actos jurídicos actualmente vigentes que empiezan con el texto Otros… como son por ejemplo los códigos: Otras novaciones de préstamo, Otro Tipo de Apoderamientos, Otros Actos de Trascendencia Sucesoria, etc. y un sin fin de códigos “saco”, que evitan un desglose enorme de actos jurídicos posibles, pero que permiten al usuario caer muy fácilmente en la tentación de utilizarlos de forma indiscriminada, al ser su elección obviamente mucho mas cómoda.
Un diseño eficiente del XML con la intención de recoger fidedignamente y en todos los casos la naturaleza real de los actos jurídicos de cada escritura, sería sin lugar a dudas utilizar de forma complementaria al conocido código de acto jurídico, un campo adicional de texto libre, donde la persona que cumplimente el índice, describa brevemente y en los casos que sea requerido, la naturaleza del acto jurídico lo más detalladamente posible, para que el destinatario del fichero del índice, pueda acudir a dicho texto como medio de encontrar la descripción extendida que le ocultan por ejemplo los códigos “saco”.

Metodología y herramientas utilizadas para su confección y validación

Para poder explicar cómo influye en la calidad final del índice la metodología y las herramientas utilizadas para su elaboración, basta con hacer un poco de resumen de lo acontecido durante el año 2007 respecto a la evolución de dichas herramientas. Es ampliamente conocido que la primera intención del Consejo General del Notariado y de Ancert, fue la de diseñar y desarrollar una herramienta única y exclusiva para la elaboración del Nuevo Índice Único.
Dicha medida, se fundamentaba en la teoría aparentemente lógica de que al existir una única herramienta informática para la elaboración de los índices controlada por Ancert y totalmente desvinculada de la información contenida en los programas de gestión de las notarías, los empleados de las notarías y los propios notarios, se verían obligados a introducir los datos del índice tomando como punto de partida el propio documento (escritura o póliza) y que por lo tanto la calidad de los índices aumentaría exponencialmente al ser la fuente de los datos más fiable que los datos contenidos en los programas de gestión.
En mi opinión, la medida era muy acertada solo en cuanto a la concepción de que la elaboración del índice único, debe estar desvinculada de cualquier otra tarea que se desarrolle en la notaría, y que la seguridad de la veracidad de lo que se recoge en el índice solo puede darla aquella persona que tiene el documento delante en el momento que está capturando o validando datos del índice. La precipitación en el lanzamiento del NIU con la consecuente inmadurez de la herramienta única proporcionada por Ancert en enero del 2007 provocó que una metodología de trabajo muy válida para conseguir unos índices de máxima calidad, fracasara estrepitosamente por no contar con el apoyo de una herramienta adecuada para su aplicación.

"La mayor parte de la validez de lo recogido en el Índice Único recae en la elección adecuada del código de acto jurídico. Una relación muy extensa y detallada de posibles actos jurídicos, puede llevar a la persona que lo cumplimenta a no elegir el código adecuado al perderse entre tanta opción posible"

Ante dicha situación en la que los índices no podían ser elaborados en las notarías con un esfuerzo razonable y de forma eficiente, Ancert fue habilitando progresivamente sistemas de importación de datos desde los programas de gestión de las notarías hasta que en abril del 2007 anunció la posibilidad  que el índice se elabore en su totalidad desde los distintos programas de gestión  para que posteriormente se remitan todos los datos sin excepción a la plataforma de Ancert para su cotejo y firma posterior.
A todos los efectos, dicha medida, ha implicado que en la actualidad el Nuevo Índice Único, no haya introducido prácticamente ningún elemento innovador respecto al existente en el 2006 para garantizar la calidad de los índices, más allá de la acción obligada  de cotejar cada uno de los documentos, acción que depende única y exclusivamente de la capacitación de la persona que realiza dicha labor, eso si realmente se hace correctamente y no se sustituye por un simple click del ratón en la aplicación de Ancert.

Cualificación y formación del personal involucrado en su elaboración

En términos de la calidad de su contenido, la elaboración del Nuevo Índice Único requiere sin lugar a dudas de la participación de un especialista en la materia, no ya como poseedor de los conocimientos suficientes como para saber interpretar cualquier dato reflejado en un documento notarial, sino con la formación adecuada para dominar en detalle cada uno de los datos exigidos en el índice único y poder reflejar cualquier negocio jurídico de la forma más apropiada posible.
A todos los efectos, podríamos afirmar que, nace una nueva profesión o una nueva disciplina, ‘el especialista en índices notariales’ que al igual que  el oficial, el contable o el copista, debe tener una función específica en el equipo profesional de la notaría y ser poseedor de una cualificación y formación también específica.
De la misma forma que no es concebible que sea el propio Notario el que se haga cargo de la introducción de datos de su contabilidad o de su facturación siendo igualmente él, el único responsable a efectos legales de sus libros contables y fiscales, no parece tener sentido que sea el propio Notario el más adecuado para hacerse cargo de forma efectiva de la captura de los datos de los índices. Esta misma conclusión se puede aplicar a los oficiales de la notaría que tienen asignadas otras misiones igual de importantes que la elaboración del índice para asegurar el buen funcionamiento de la notaría.
Por otro lado, tampoco parece muy recomendable en términos de velar por la calidad de los índices, el que sea el auxiliar menos cualificado de la notaría el que se encargue de la elaboración de los mismos, ya que por muy buena voluntad que ponga en su labor, carece de los conocimientos suficientes como para desempeñar de forma efectiva dicha misión y con seguridad se limitará a conseguir que los índices superen todas las validaciones realizadas por la aplicación de Ancert, que como veíamos en puntos anteriores no garantizan en absoluto la calidad del resultado final.
Alejando el foco de atención de la notaría y situándonos en la información que reciben los distintos Colegios Notariales y el propio Consejo General del Notariado, la interdependencia de la calidad de los índices con la preparación de las personas que lo elaboran se acentúa aún más. Por mi experiencia, en multitud de ocasiones, las personas de las notarías responsables de la elaboración de los índices, deben interpretar y tomar decisiones respecto a como reflejar determinada situación en el índice, ya sea por tratarse de casos no previstos en la documentación aportada por el CGN y/o Ancert o bien por no estar lo suficientemente claras las instrucciones. Ante un mismo supuesto, en cada notaría se puede estar aplicando un criterio distinto, lo que nos lleva a una clara falta de homogeneidad en la calidad del índice global.
Ante estas reflexiones y en términos estrictos de velar por la calidad del índice único, solo cabe recomendar la especialización y constatar la necesidad de que se formalice una nueva profesión, ‘el especialista en elaboración de los índices notariales’ y que las personas que desempeñen esa labor deban recibir una formación homogénea y puedan acreditarlo posteriormente.
De igual forma, pero en términos del valor que puede tener el índice único informatizado para otras instituciones, sería totalmente recomendable que las personas especialistas en índices, trabajasen juntas o tuviesen un vínculo profesional estrecho con el objetivo de que la información remitida sea siempre lo mas homogénea posible. La concentración de la labor de elaboración de los índices en los Colegios Notariales, sería una aproximación bastante acertada al modelo idóneo desde el punto de vista de la calidad del contenido de los índices.

Conclusiones finales

Las distintas herramientas informáticas con las que cuenta actualmente el notariado para la elaboración del nuevo índice único informatizado, como son los distintos programas de gestión y la propia aplicación proporcionada por Ancert, sin menospreciar en absoluto las ventajas que aportan, son simplemente una ayuda para el rellenado de campos de una forma más o menos coherente, pero no pueden suplir ni de lejos, la garantía que puede proporcionar una persona cualificada que con el documento delante valide de forma exhaustiva cada uno de los campos incluidos en el índice garantizando la no omisión de información y la veracidad de los mismos.
Una vez demostrado que la calidad del contenido del índice único informatizado y en general de cualquier dato estructurado extraído de un documento de texto, no depende de la herramienta informática que se utilice sino de la metodología de trabajo, y la cualificación y formación de las personas asignadas a dicha labor, me atrevo a sugerir algunas recomendaciones de buenas prácticas para conseguir unos índices de calidad-

"A partir de un índice no se puede reconstruir íntegramente el texto de una escritura pero si se debería poder llegar a conocer la esencia de los actos jurídicos recogidos, los detalles relevantes fiscales, catastrales, de blanqueo, estadísticos y de colaboración con las administraciones públicas"

Es recomendable
En primer lugar, que en la notaría exista como mínimo una persona al margen del propio Notario, especializada en la elaboración del índice, con exhaustivos conocimientos de los distintos manuales de información proporcionados por Ancert y con una amplia experiencia y formación en la correcta interpretación de los datos recogidos en cualquier documento notarial y su trascendencia en el índice.
Además, que al margen del método de captura de datos elegido, bien desde los programa de gestión de la notaría o bien introduciéndolo directamente en la aplicación de Ancert, y al margen del número de personas involucradas en la captura de los datos, sea la persona experta la que coteje los datos introducidos con el documento delante y no se de cómo válido un índice por el simple hecho de que la aplicación de Ancert diga que no existen errores.
También y siempre que sea posible y las herramientas informáticas con las que cuente la notaría lo permitan, es totalmente recomendable distribuir el trabajo de captura y verificación de datos en función de los conocimientos requeridos para cada tipo de dato. Por ejemplo, que el especialista en índices se concentre en determinar y validar datos tan sensibles como los Actos Jurídicos, las cuantías y bases arancelarias, las implicaciones fiscales y a efectos del Catastro, etc. y que reciba ayuda de otras personas no especializadas para capturar datos relativos a la identificación de los sujetos, sus nombres y direcciones.
Conviene también disponer de un plan de contingencia para el caso de que la persona especializada en índices deba estar ausente por un periodo largo de la notaría (vacaciones, bajas por enfermedad, maternidad, etc.), la calidad de los índices no se vea afectada en ningún momento. Dicho plan de contingencia puede materializarse en la existencia de una segunda persona experta en índices en la notaría o bien con la contratación puntual y mientras dure la ausencia del especialista, de un servicio externo pero integral similar al ofrecido por el Colegio Notarial de Madrid a todos sus colegiados.