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ENSXXI Nº 21
SEPTIEMBRE - OCTUBRE 2008

CUMPLE UN AÑO DE FUNCIONAMIENTO EFICAZ EN EL ÚNICO COLEGIO (EL DE MADRID) QUE LO HA PUESTO A DISPOSICIÓN DE LOS NOTARIOS

Mejora y nuevas modalidades para nuevas necesidades

Madrid, Redacción.-
Tras su primer año de existencia y una vez cumplido el objetivo de recuperar el enorme atraso que había en la elaboración de los índices del año 2007, las cifras estadísticas del Servicio de Ayuda en materia de elaboración de los Índices informatizados, puesto a disposición de los notarías por el Colegio Notarial de Madrid hablan por si solas.
Durante este primer año se han atendido las necesidades de más de 100 colegiados y se han elaborado los índices correspondientes a unos 350.000 documentos. Paralelamente a este ritmo frenético de trabajo, se ha estado invirtiendo de forma continuada en la mejora de las herramientas, procedimientos y metodología de trabajo, persiguiendo los objetivos que se detallan a continuación.

Simplificación de procedimientos 
En la actualidad y tras haber conseguido que ANCERT abandonase su injustificable afán de bloquear la posibilidad de que las notarías se puedan conectar al servidor del Colegio a través de la Red Privada - RENO, se ha implantando en las notarías que utilizan el servicio, el envío telemático al Colegio de todos los ficheros que son requeridos para la elaboración del índice, evitando la necesidad de utilizar el CD-ROM. Con esta mejora se gana en rapidez, comodidad y seguridad.

Reducción del coste sin perder prestaciones
Una de las características más atractivas del servicio, es su capacidad de elaborar los índices correspondientes a  un gran volumen de documentos con el máximo de rigor y calidad posible y con criterios muy homogéneos. Una pieza clave es sin lugar a dudas el equipo humano que hay detrás (actualmente más de 20 personas) su preparación, especialización y profesionalidad. Pero la tecnología evoluciona y bien aplicada da siempre sus frutos. Es por ello que desde el primer día se ha estado invirtiendo en la búsqueda de algún sistema que permita elaborar gran parte de los índices con menor intervención humana, en estrecha colaboración con los mejores grupos universitarios expertos en el tratamiento de textos mediante inteligencia artificial.
Los frutos de esta colaboración  pueden empezar a recogerse a partir del otoño de este año, momento en el que el servicio de elaboración de los índices podrá contar con la ayuda de una herramienta informática capaz de extraer parte de los datos directamente del texto de la escritura con un porcentaje de error totalmente despreciable y menor al humano.
Esta  mejora se pretende repercutir de forma directa en una reducción considerable del coste del servicio. El objetivo buscado es aproximarnos lo máximo posible al coste de 1 Euro por documento, aunque para que se pueda implantar esta nueva herramienta y el servicio sea sostenible económicamente, será imprescindible que aumente considerablemente el número de colegiados que se apunten al servicio.

Adecuación a las nuevas necesidades de los colegiados
Una vez recuperado el atraso en la elaboración de los índices, el servicio también ha evolucionado para adecuarse a las nuevas necesidades, la primera de ellas y más obvia, la de llevar los índices al día y evitar que se vuelva a producir nuevos atrasos, otras modalidades dirigidas a aquellas notarías que elaborando los índices con sus propios recursos, requieren de algún tipo de apoyo para conseguir estar siempre al día o bien asesoramiento respecto a la calidad del contenido de lo que están remitiendo. La respuesta eficaz a estas nuevas necesidades se ha materializado en una importante gama de nuevas modalidades de servicio que se detallan.
Si las necesidades de una notaría no pueden ser cubiertas por ninguno de los servicios descritos anteriormente, podrán dirigirse al Servicio de Ayuda del Colegio donde se estudiará su caso concreto y se podrá diseñar un modelo de ayuda ajustado a su casuística especial. Un auténtico servicio de "soluciones a medida".

Nuevas modalidades de servicio

ELABORACIÓN DE LOS ÍNDICES EN 24 HORAS
A quién va dirigido:
A todas las notarías que desean ir elaborando sus índices día a día, al mismo ritmo que se van firmando los documentos. Este es el servicio recomendable para todas las notarías que habiendo conseguido ponerse al día, nunca más quieren pasar por la experiencia de que se le acumulen sus índices.
En qué consiste: Se trata de un servicio muy dinámico con el que cada vez que en la notaría se cierre un nuevo documento, éste se transmitirá automáticamente y de forma telemática y segura a nuestro servidor donde el personal del Servicio de Índices lo recibirá y elaborará el índice informatizado en el mismo día o como máximo al día siguiente. A continuación se enviará el índice al sistema corporativo del CGN para que pueda ser cotejado desde la notaría cuando lo estime oportuno. De esta forma, los usuarios de este servicio solamente  tendrán que preocuparse de cerrar protocolos en la aplicación de gestión de su notaría y ya no será necesario grabar ni remitir ningún CD-ROM con los ficheros.

SERVICIO "20 DOCUMENTOS"
A quién va dirigido: A todas aquellas notarías que habiendo optado por elaborar los índices con sus propios recursos, se encuentren con dificultades en algunos documentos por su extensión o complejidad,  impidiendo que puedan estar al día en la remisión de los índices.
En qué consiste: Los notarios que contratan este servicio pagan una tarifa fija cada mes, que les da derecho a remitir por vía telemática al Servicio los documentos (hasta un máximo de 20 documentos cada mes) con los que tengan especiales dificultades a la hora de elaborar el índice. Los expertos elaborarán el índice de estos documentos  en un plazo máximo de 24 horas.  

SERVICIO DE COMPROBACIÓN DE CALIDAD 
A quién va dirigido: A todas aquellas notarías que están elaborando los índices con sus propios recursos, pero desean disponer de un test de calidad a modo de revisión permanente realizada por los expertos del Servicio de Elaboración de Índices y obtener de esa forma un indicador fiable de la calidad de sus índices.
En qué consiste: Los notarios que contratan este servicio, pagan una tarifa fija cada mes, que les da derecho a remitir por vía telemática al Servicio un número fijo de documentos (escogidos al azar) a modo de muestra representativa de todos los documentos firmados durante el periodo. Los expertos del Servicio de Índices revisan, con el documento delante, el índice que ha sido elaborado por la notaría emitiendo un informe en el que indican, entre otras cosas, los posibles fallos detectados, las recomendaciones sobre posibles ajustes de interpretación de los conceptos del índice y algunos ratios probabilísticos relativos a la calidad de los índices de la notaría.

SERVICIO DE PUESTA AL DÍA EN LA ELABORACIÓN DE ÍNDICES INFORMÁTICOS
A quién va dirigido:
A todas aquellas notarías que, por circunstancias diversas, acumulen un retraso en la elaboración de los índices irrecuperable con sus propios recursos, y que deseen de nuevo estar al día. 
En qué consiste: Las notarías que quieran contratar este servicio de puesta al día, tan solo tendrán que grabar en un CD-ROM todos los protocolos y/o pólizas de los periodos afectados y hacerlo llegar al Servicio de Índices, cuyo personal los elaborará según estricto orden de su llegada garantizando que los índices de un mes estarán procesados en un plazo máximo de 10 días laborales.

FORO DE AYUDA PARA ÍNDICES NOTARIALES
Esta iniciativa nace con la única vocación de habilitar un punto de encuentro para aquellos empleados de notaría que, estando involucrados en el proceso de elaboración del índice único informatizado, necesitan en algún momento determinado de la ayuda de algún experto o de otro compañero para disipar dudas o aclarar conceptos respecto a la correcta codificación del índice.
Le recomendamos que primero visite la sección de Dudas Frecuentes, donde es posible que allí encuentre respuestas a sus preguntas, de no ser así, le animamos a que plantee sus dudas en el Foro de Ayuda, donde podrá contar con la participación de los expertos del Servicio de Índices y de compañeros de otras notarías.
A los empleados que están involucrados habitualmente en la elaboración del Índice en sus notarías y tienen respuestas válidas a las dudas que plantean sus compañeros de otras notarías, les animamos también a participar activamente en el Foro de Ayuda o bien remitir sus sugerencias de nuevas entradas para la sección de Dudas Frecuentes.