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REVISTAN66-PRINCIPAL

ENSXXI Nº 66
MARZO - ABRIL 2016

MARIO ABASCAL
Director General de ANCERT

Hace algo menos de dieciséis años la informática notarial se debatía entre dos líneas opuestas; de un lado, los que recelaban de los numerosos instrumentos tecnológicos, considerándolos a lo más una herramienta y, de otro, los que entendían que las nuevas tecnologías implicarían en un medio plazo un cambio radical en la forma de trabajo en las notarías. Los primeros veían a la informática como un peligro y los segundos como una oportunidad. Los que observaban con reserva las nuevas tecnologías consideraban que éstas, en un medio plazo, desplazarían al core de la función notarial, pues la entonces incipiente normativa de firma electrónica (Real Decreto-Ley de 14/1999, de 17 de septiembre) fagocitaría a la función notarial. Por el contrario, los que apostaban por su uso intensivo en las notarías atisbaban que en un plazo medio tales medios tecnológicos, bien aprovechados, dotarían de una centralidad aún superior al Notariado.
Las dudas existentes en aquel momento tenían reflejo en la estructura informática del Notariado, puesto que en el Consejo General del Notariado existía una suerte de servicio informático cuyo objeto era, esencialmente, establecer sistemas informáticos comunes de limitado valor añadido, desde el momento en que no existía una profesionalización real.

Sin embargo, la necesidad de modernizar la informática notarial, se había sentido escasamente tres años antes al tiempo de la elaboración de un programa de gestión notarial unificado, consecuencia de la apreciación de que, siendo el notario un profesional, sin embargo prestaba una función pública, de donde parecía lógico que para su adecuada ejecución existiera un programa unificado. Por tanto, había dudas acerca de la estructura de la informática notarial y de los servicios que ésta debía prestar.
La resolución de tales dudas, sin embargo, vino dada en cierto sentido de manera exógena, desde el momento en que en colaboración con el Consejo General del Notariado los entonces Ministerios de Justicia y Economía a través de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, concluyeron que siendo el Notariado un Cuerpo nacional de funcionarios, a través del mismo se podían vertebrar servicios de valor añadido de los que los ciudadanos y las diferentes Administraciones Públicas podrían obtener sinergias positivas. Cuerpo nacional que, no se olvide, puede exigir del notario, por ejemplo, que se relacione con una Administración distinta de la habitual, por lo que debía resolverse el problema previo de qué herramientas debían emplearse para salir a tal necesidad.

"El trabajo de ANCERT se centró a partir de finales de 2005 en ayudar a que la informática notarial sirviera a los notarios en sus relaciones con los ciudadanos"

Surgió así una idea que quince años después sólo puede ser calificado de pleno éxito, esto es, sin entrar en el debate de qué es más el notario, si funcionario o profesional, considerar que dada su naturaleza mixta el mismo estaba plenamente capacitado para poder resolver desde la notaría múltiples intereses del ciudadano en sus relaciones con la Administración y con terceros, siempre que aquél quisiera y por delegación. Tal idea, por su simplicidad, resulta llamativa en la actualidad pero, en aquel momento, fue todo un descubrimiento e ingenio, ahora replicado por muchos otros: con independencia de donde tenga el notario demarcada su plaza notarial toda la informática que sirve a su vertiente pública debía ser la misma, contando con las mismas herramientas informáticas facilitando el conocimiento, formación y usabilidad de toda la plataforma informática notarial.
Ahora bien, si la idea era simple en su concepción, su ejecución planteaba incógnitas y dudas, como mínimo, en cuatro ámbitos muy relacionados entre sí: ¿qué tipo de estructura ha de ejecutar esa idea?; ¿cómo se relaciona esta estructura con la organización corporativa notarial? ¿de qué manera se trasladan a la notaría en su quehacer cotidiano las herramientas y servicios informáticos que genera esta estructura? y ¿cómo resolver demandas de servicio público, a priori impredecibles, puesto que el Notariado está al albur de las continuas reformas legislativas o necesidades de la sociedad y de los terceros administraciones?
La solución también fue en su concepción relativamente simple: la estructura que se generara debía ser flexible y absolutamente profesional. Por tanto, se necesitaba una estructura societaria distinta a la organización corporativa que de manera suficientemente ágil y profesionalizada y con cierto carácter mercantil en cuanto a su gestión y ejecución de los proyectos, resolviera los múltiples problemas que podrían aparecer. Surgió así el “Instituto Notarial para las Tecnologías de la Información, S.L.” (INTI, SL) que se constituyó mediante escritura de 26 de julio de 2002. Esta mercantil era propiedad del Consejo General del Notariado, por lo que la segunda de las cuestiones antes indicadas -la relación entre la estructura y la organización corporativa- se resolvió también de manera sencilla.
Quedaban sin embargo por analizar cuáles eran las herramientas y servicios informáticos que debía ejecutar dicha estructura y cómo tales sistemas informáticos se introducían en la vida cotidiana de una notaría, es decir, lo que comúnmente y con tanta fuerza se conoce ahora como “la gestión del cambio” que afectaba a miles de notarios y a otros tantos empleados.
El análisis de las herramientas a emplear también vino, en cierta medida, decidido de manera externa al Notariado, puesto que las reformas legislativas en la Ley del Notariado, la presentación telemática de títulos en los diferentes registros, la nueva regulación de los índices notariales informatizados y la aparición de la Oficina Virtual de Catastro desde diciembre de 2003 marcaba necesidades cuya satisfacción sólo podía alcanzarse si todos y cada uno de los notarios disponían de firma electrónica de la mayor calidad, el Notariado implantaba una red privada telemática absolutamente segura y permanentemente monitorizada y la información que discurría en ésta era también telemática en un doble sentido, esto es, el documento público notarial electrónico y su expresión informatizada e indexada.
Y ese fue el trabajo de lo que podemos considerar primera etapa de la nueva informática notarial que se desarrolló desde 2002 hasta mediados de 2005. Entre medias -21 de abril de 2004- INTI, SL, cambió su denominación por Agencia Notarial de Certificación, S.L (ANCERT, SL), que es la razón social con la que desde entonces es conocida la mercantil que ejecuta o presta a los notarios y a su organización corporativa servicios en el ámbito notarial y que gracias a su labor durante todos estos años ha conseguido labrarse un nombre en la Administración General del Estado, autonómica y local.
Aquel ANCERT tuvo que solucionar múltiples problemas y, sin ninguna duda y como toda tarea humana, se cometieron errores. Posiblemente la dimensión del personal necesario para dar cumplida satisfacción a las necesidades que demandaba el Notariado fue limitada; igualmente, se pudieron cometer errores en la elección de las concretas herramientas que se utilizaban en dicho momento, pero en descarga de todos los profesionales que prestaron sus servicios en ANCERT la situación era compleja desde la perspectiva informática, dado que, por poner un simple ejemplo, era prácticamente imposible determinar la evolución que llegarían a tener los sistemas de firma electrónica.
Ahora bien, superadas tales dificultades era imperativo dotar de dirección a los servicios informáticos notariales; los notarios ya disponían de instrumentos de firma electrónica, el Notariado contaba con una red privada telemática que unía 3000 notarías dispersas por toda la geografía española con la propia estructura del cuerpo notarial (Consejo General del Notariado y los propios colegios territoriales) y que a la postre sigue siendo la mayor red seguro telemática notarial a nivel mundial y unas de las más importantes de España en todos los sectores económicos que relacionaba a éstas con las diferentes Administraciones Públicas y, por último, a través de dicha red se presentaban documentos públicos notariales (ya podemos avanzar que desde su fundación el notario ha movido telemáticamente más de 40 millones de documentos electrónicos) y se remitía información de los mismos a través de los índices informatizados, básicamente a Catastro y, muy en menor medida a las haciendas autonómicas y locales.

"Esa actuación ha permitido que el Notariado haya ganado centralidad en la vida social y económica de este país, puesto que el back office de una notaría, esto es, lo que el otorgante no ve ha de estar dimensionado tecnológicamente para cumplir con una serie de demandas de los otorgantes que hace muy pocos años no existían"

El trabajo de ANCERT se centró a partir de finales de 2005 en ayudar a que la informática notarial sirviera a los notarios en sus relaciones con los ciudadanos, de modo que desde las notarías se pudiera proporcionar a estos servicios de valor añadido que, cumpliendo con la condición imprescindible de que fueran expresamente solicitados por el otorgante, le facilitaran múltiples cargas administrativas que, de otro modo, suponían una pérdida de tiempo para dichos otorgantes.
El ejemplo que mejor representa esa línea de trabajo iniciada a partir de finales de 2005 es lo que ahora se conoce como emprendimiento. En aquel momento, España salía permanentemente malparada en los informes del Banco Mundial conocidos como Doing Business. Sin entrar ahora en las múltiples matizaciones que a estos informes podrían efectuarse, se concluía que en España poner en funcionamiento una actividad económica a través de una mercantil era poco menos que una tarea “hostil”, consecuencia de los múltiples requisitos que el constituyente de una sociedad debía acometer. Cargas en sentido estricto que iban desde la mera obtención telemática de la reserva de denominación y del número de identificación fiscal, hasta la inscripción en el Registro Mercantil, pago de impuestos, encuadramiento en Seguridad Social u obtención de licencias.
Pues bien, tomando como ejemplo la constitución de una sociedad, ANCERT comenzó por solucionar el primero de los problemas (la reserva de denominación y la obtención telemática de un número de identificación fiscal provisional) obteniendo ambos de una manera telemática y eficiente en tiempo real; cómo liquidar el impuesto que en aquel momento gravaba la constitución de una sociedad, tributo que tanto entonces, como ahora, siendo estatal estaba cedida su gestión a las Comunidades Autónomas (ANCERT está integrado con todos los portales tributarios de las Comunidades Autónomas para la presentación telemática de impuestos); su presentación telemática en el correspondiente Registro Mercantil de toda España; la obtención del número de identificación fiscal definitivo y, en la medida de lo posible, la relación de esa nueva mercantil en cuanto ejerciente de una actividad económica con la Administración local, tanto en la esfera de licencias, como de declaraciones responsables. Se trataba, en suma, de que todo este elenco de servicios pudiera efectuarse telemáticamente desde las notarías. Diez años después los datos dan la dimensión del éxito: en 2015 más de 59.000 sociedades se han constituido desde la notaría en todos sus trámites telemáticamente en un tiempo medio de 12 horas; y si extendemos este plazo a 24 horas, la cifra alcanza el 75% del total de las constituidas.
Este ejemplo define bien el trabajo desarrollado desde dicha fecha en la esfera de las relaciones entre la notaría y los ciudadanos, ya que aquélla se constituía en un centro de servicios que éstos podrían aprovechar, prestando el notario un servicio público integral al otorgante. Ahora bien, la ejecución de esta línea de trabajo supuso una ardua tarea para ANCERT, apoyada por el Consejo General del Notariado y los Colegios Notariales, pues era necesario que las notarías se relacionaran telemáticamente con las veinte haciendas que hay en España (estatal, autonómica y foral); con los 8000 ayuntamientos existentes en nuestro país (a día de hoy ANCERT se relaciona telemáticamente con 6.400 de ellos) y con los diferentes registros mercantiles, por citar sólo tres ejemplos.

"Hoy ANCERT es una empresa de tecnología global que presta innumerables servicios al notario en beneficio del ciudadano y de la propia Administración"

Esa actuación ha permitido que el Notariado haya ganado centralidad en la vida social y económica de este país, puesto que el back office de una notaría, esto es, lo que el otorgante no ve ha de estar dimensionado tecnológicamente para cumplir con una serie de demandas de los otorgantes que hace muy pocos años no existían. Y tal centralidad refuerza el producto de la actividad notarial que es el documento público notarial, puesto que al margen de su indudable valor jurídico, se le dota de una eficacia técnica, digital y económica adicional nada desdeñable en una sociedad dominada por la necesidad de inmediatez, agilidad y eficiencia.
Hoy ANCERT es una empresa de tecnología global que presta innumerables servicios al notario en beneficio del ciudadano y de la propia Administración. Prueba de estos últimos servicios son las recientes encomiendas de gestión (ley) para la obtención de la nacionalidad española a no residentes cuyo desarrollo fue encomendando al Notariado a través de ANCERT y cuyo éxito ha permitido a los ciudadanos extranjeros cumplir con la Ley, ahorrando miles de horas de desplazamientos al interesado. Mención especial también al reciente servicio del portal para la obtención de nacionalidad española a los sefardíes de origen español cuyo desarrollo ha sido íntegramente efectuado por ANCERT en apenas cinco meses y que conecta la plataforma de trabajo del notario con el portal del Ministerio de Justicia y el Instituto Cervantes para que se puedan iniciar los trámites de expedientes y remitir información y documentación telemáticamente desde cualquier lugar del mundo, para posteriormente otorgar el acta de notoriedad antes el notario.
Igualmente, ANCERT ha permitido que el Notariado se convierta en beneficio del ciudadano en el mayor consumidor de servicios tecnológicos del país, para lo que basta solo citar unos datos de los muchos posibles. El pasado año 2015 el Notariado efectuó nada menos que 14 millones de trámites telemáticos a través de los más de 40 trámites telemáticos que produjeron más de 33.951.883 peticiones de validación de firma electrónica contra nuestra PKI dando como resultado que se presentaran telemáticamente más de 1,5 millones de documentos notariales en los diferentes Registros Mercantiles y de la Propiedad y se obtuvieran telemáticamente más de 107.000 de certificados catastrales.
No menos importante es el capítulo referente a la relación con las diferentes Haciendas facilitando la gestión telemática de los impuestos autonómicos (Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados y Sucesiones y Donaciones) o locales (Impuesto de Bienes Inmuebles o Incrementos de Valor de los terrenos de Naturaleza Urbana, conocido coloquialmente como plusvalía), bien a través de sus propios portales telemáticos o bien mediante la integración del notariado con sus sistema informáticos. Actualmente, ANCERT está integrada con todas las Haciendas Autonómicas, Forales y gran parte de las Locales, además de la Estatal, lo que ha permitido al ciudadano liquidar telemáticamente los citados impuestos, proporcionando a las Administraciones mayor control en la gestión tributaria de los datos que posteriormente comunica el interesado, facilitando así la labor recaudatoria y la simplificación de los trámites tributarios al ciudadano. Fruto de esa integración telemática el Notariado español remitió 2.820.643 fichas fiscales (borradores de declaraciones) y 958.175 copias electrónicas a las diferentes consejerías de Economía y Hacienda para que los ciudadanos pudieran liquidar telemáticamente los impuestos de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentos. Igualmente, se enviaron 395.018 copias telemáticas a los ayuntamientos para facilitar la liquidación de los impuestos de plusvalías. Por último, los notarios liquidaron por encargo de los ciudadanos tras el otorgamiento de la escritura de compraventa más de 115.000 liquidaciones de tributarias del ITPAJD y 192.475 consultas y pago de las deudas del IBI así como otras tantas liquidaciones del IIVTNU.

"El pasado año 2015 el Notariado efectuó nada menos que 14 millones de trámites telemáticos a través de los más de 40 trámites telemáticos que produjeron más de 33.951.883 peticiones de validación de firma electrónica contra nuestra PKI dando como resultado que se presentaran telemáticamente, solamente en los registros mercantiles y de la propiedad, más de 1,5 millones de documentos notariales"

ANCERT ha ayudado también a que el notario pueda prestar al ciudadano un adecuado servicio en aspectos atinentes a su propia persona y familia. Así, gracias a las diferentes conexiones telemáticas que ANCERT mantiene con el Ministerio de Justicia durante el año pasado se remitieron más de 650.000 partes testamentarios y 102.575 fichas de actas de abintestato enviadas al Registro de Últimas Voluntades del Ministerio de Justicia, así como unos 252.000 certificados de Seguros de vida (cantidades asociadas y aseguradas por el uso de tarjetas de crédito, pólizas de vida, etc.) y de Últimas Voluntades necesarios para conocer si el testador a su fallecimiento tenía contratado algún seguro de vida que pudiera corresponder a los herederos para su posterior reclamación, todo sin necesidad de desplazamientos a las oficinas provinciales del Ministerio de justicia y en tiempo real.
Para concluir, la tercera línea de trabajo acometida por ANCERT desde 2012 se ha centrado en ayudar al notario para que su despacho sea más ágil y eficiente desde la óptica informática. Así, retomando el reto de hace ya casi veinte años, se ha diseñado un programa de gestión notarial puntero tecnológicamente con especial dedicación a la parte de edición de las escrituras en colaboración con Microsoft y que ha sido distinguido con una subvención millonaria por parte del Ministerio de Ciencia a través del CETITI que permite al notario, si así lo desea, cumplir con sus obligaciones legales de una forma integrada con su quehacer diario y de una forma absoluta integrada en el reaprovechamiento de datos para prestar un mejor servicio al ciudadano en menos tiempo. A final de 2016 ese programa estará implantado en más de 300 notarías (a razón de 150 notarías al año), lo que prueba su eficacia dentro de un entorno muy competitivo con otros actores que necesitan actualizarse con las nuevas tecnologías desarrolladas por ANCERT.
El futuro, como siempre que se trata de cuestiones informáticas, es impredecible en cuanto a lo que demandará. No obstante, ANCERT gracias a la colaboración de los notarios y de la organización corporativa notarial ha demostrado en estos años capacidad de adaptación y, sobre todo, rapidez en la satisfacción de las necesidades del notario y del ciudadano cuando se acerca a una notaría, por lo que a pesar de la constante incertidumbre del sector tecnológico sólo cabe ser optimista.
Sólo me queda agradecer el seguir formando parte de este gran e ilusionante proyecto a la corporación, a todos los presidentes y decanos territoriales que de una u otra forma han apostado por la tecnología no sin ciertos esfuerzos y adaptación al cambio permanente en la mismas, a todos los notarios que de una u otra forma nos han “sufrido” en este constante cambio en los procesos de gestión y que han contribuido económicamente al sostenimiento de los servicios que presta el consejo general del notariado a través de ANCERT así como a los empleados de notarías que muchas veces quizás de forma poco comunicativa por el ritmo y lejanía han tenido que someterse a cierto grado de formación continúa y creciente aumentado su carga de trabajo en el uso diario de toda la plataforma tecnológica. Sin duda, sin ellos, todo este avance que ha posicionado al notariado español a la vanguardia de la tecnología a nivel mundial entre colectivos pares y en unos de los grandes actores de la modernización de la Administración española no hubiera sido posible sin el esfuerzo de tantos profesionales de ANCERT en esta labor desde su fundación. Desde aquí mi total agradecimiento.

Palabras clave: Informática, Ancert, Tecnología, Comunicaciones, Notaría, Gestiones online, Firma electrónica, Liquidaciones telemáticas.
Keywords: IT, Ancert, Technology, Communications, Notaries, online transactions, Electronic Signature, Telematic Payments

Resumen

ANCERT, gracias a la colaboración de los notarios y de la organización corporativa notarial, ha demostrado en estos años capacidad de adaptación y, sobre todo, rapidez en la satisfacción de las necesidades del notario y del ciudadano cuando se acerca a una notaría, por lo que a pesar de la constante incertidumbre del sector tecnológico sólo cabe ser optimista.

Abstract

ANCERT, thanks to the collaboraton of notaries and the corporate organisation of notaries has shown in recent years the capacity to adapt and above all rapidly meet the needs of the notary and citizen when they approach a notary so that despite the continued uncertainty in the technology sector one can only be optimistic.