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Por: FERNANDO JOSÉ RIVERO SÁNCHEZ-COVISA
Notario de Madrid

 

El Registro Civil es un registro de personas y para personas, y el notario facilita este cometido. La Ley 5/2018, de 11 de junio, de modificación de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, ha aplazado de nuevo la entrada en vigor de la Ley 20/2011 del Registro Civil hasta el 30 de junio de 2020 (modificando, una vez más, la D.F. 10ª de la Ley 20/2011); aplazamiento que, por remisión, alcanza a ciertos artículos del Código Civil y la Ley del Notariado introducidos por las DD.FF. 4ª y 11ª de la Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria, de conformidad con el artículo único de la Ley 4/2017, de 28 de junio, de modificación de la Ley 15/2015 (que modificó la D.F. 21ª de la Ley 20/2011).
El Ministerio de Justicia está acometiendo el desarrollo de la aplicación y sistema informático del futuro Registro Civil y el nuevo Reglamento del Registro Civil y, en este punto, hemos de resaltar y aportar algunas ideas.

"El Registro Civil es un registro de personas y para personas, y el notario facilita este cometido"

La Ley 20/2011 plantea, en términos reales, el acceso directo de autoridades y funcionarios por medios telemáticos a la información del Registro Civil. El notario, al igual que cualquier otro funcionario o autoridad pública, se constituye así en el controlador del acceso a la información registral: no es una solicitud al Encargado del Registro Civil, es un acceso bajo su responsabilidad y en el ejercicio de sus funciones. Será, por tanto, el notario a quien corresponderá: a) decidir el momento y el motivo de acceso a dicha información, presumiéndose iuris et de iure el interés en dicho acceso (salvo los datos sujetos a publicidad restringida); b) el tratamiento de los datos obtenidos; y c) la depuración jurídica de la información obtenida; todo ello, bajo su responsabilidad, esto es, en la medida que dicho acceso y tratamiento sean necesarios para el ejercicio de la actividad notarial.
La Ley 20/2011 consagra al Registro Civil como registro electrónico y público, estableciendo como medio preferente y excluyente de publicidad formal el acceso telemático de autoridades y funcionarios a los datos del Registro Civil. Las certificaciones se constituyen como medio de publicidad supletorio respecto del primero. Así resulta de múltiples preceptos, como los artículos 8.2, 15.2 y 80 de la Ley 20/2011. En especial, este último artículo dispone: “1. La publicidad de los datos que constan en el Registro Civil se realizará de las siguientes formas:
1.ª Mediante el acceso de las Administraciones y funcionarios públicos, en el ejercicio de sus funciones y bajo su responsabilidad, a los datos que consten en el Registro Civil. (…)
2.ª Mediante certificación.
2. Las Administraciones y funcionarios públicos en el ejercicio de sus competencias solo podrán exigir a los ciudadanos la presentación de certificados del Registro Civil cuando los datos objeto del certificado no obren en poder de aquéllas, o cuando fuere imposible su obtención directamente por medios electrónicos (…)”.
Este principio general aparece ya revelado en el Preámbulo de la Ley 20/2011, del Registro Civil: “El régimen de la publicidad del Registro Civil se articula a partir de dos instrumentos: la certificación electrónica y el acceso de la Administración, en el ejercicio de sus funciones públicas, a la información registral. Este último se concibe como el instrumento preferente de publicidad, de tal forma que solo en casos excepcionales el ciudadano deberá presentar certificaciones de datos del Registro Civil”; entre otras razones, porque el Registro Civil “ha de tener por objetivo principal eximir al ciudadano de la carga de tener que acudir presencialmente a las oficinas del Registro”.

"Se facilita así la tramitación de los procedimientos administrativos y de la actividad notarial, evitando que el ciudadano deba aportar documentos innecesarios"

El fundamento de dicho acceso telemático se encuentra en la configuración del Registro Civil como un Registro Administrativo, de ahí que la legislación aplicable supletoriamente a los procedimientos registrales sea la Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (art. 88.2 de la Ley 20/2011, en relación a la D.F. 4ª de la Ley 39/2015). La Ley 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común consagra, en beneficio del ciudadano, un principio general de innecesariedad de aportar aquellos documentos que ya obren en poder de la Administración o que sean accesibles a la misma. El artículo 28.2 dispone: “2. Los interesados no estarán obligados a aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier Administración,… siempre que el interesado haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos. Se presumirá que la consulta u obtención es autorizada por los interesados salvo que conste en el procedimiento su oposición expresa o la ley especial aplicable requiera consentimiento expreso. En ausencia de oposición del interesado, las Administraciones Públicas deberán recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados al efecto…”.
Este principio inspirador del procedimiento administrativo común es el mismo que fundamenta el acceso telemático de autoridades y funcionarios al Registro Civil, en cuanto que los datos recabados por el notario son datos obrantes en un registro administrativo, accesible por el funcionario público, y previamente suministrados por los interesados o por otras autoridades y funcionarios. Se facilita así la tramitación de los procedimientos administrativos y de la actividad notarial, evitando que el ciudadano deba aportar documentos innecesarios. El interés y beneficio del ciudadano es evidente, eliminando trabas y cargas administrativas.

"La utilidad, funcionalidad, gratuidad y ahorro de molestias y costes que dicho acceso telemático supone para el ciudadano, se configura como uno de los principios fundamentales de la nueva Ley del Registro Civil, y es presupuesto del cumplimiento de ciertos deberes impuestos al notario por la nueva Ley de Jurisdicción Voluntaria y, en especial, del expediente previo matrimonial"

Entre dichas autoridades y funcionarios con derecho y deber de acceso telemático se encuentra el notario, en cuanto funcionario público (art. 1 Ley del Notariado) y “autoridad pública” (art. 60 Reglamento Notarial). El Informe 74/2013 de la Agencia Española de Protección de Datos reconoció que, en la enumeración de autoridades o funcionarios que pueden ser cesionarios de datos cedidos sin consentimiento de su titular, NO se encuentra el notario (art. 11.2.d Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal); más, al mismo tiempo, reconoció que dicha cesión SÍ sería legalmente posible cuando dicha cesión de datos esté prevista en una norma con rango de ley (art. 11.2.a LOPD). El artículo 80 de la Ley 20/2011 (o, en su caso, el art. 58 LRC) constituye el fundamento del acceso del notario a los datos personales obrantes en el RC, en la medida que dichos datos sean necesarios para el ejercicio de las funciones propias de su ministerio. El artículo 6 del Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo reconoce la licitud del tratamiento de dichos datos, sin consentimiento de su titular, en los siguientes supuestos: “1. El tratamiento solo será lícito si se cumple al menos una de las siguientes condiciones: (…).
c) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento; (…)
e) el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento;
f) el tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño.

"La relación entre notario y Registro Civil es bidireccional: por un lado, como generador y comunicador de información al Registro Civil, y por otro lado, como receptor y responsable del tratamiento de la información"

Lo dispuesto en la letra f) del párrafo primero no será de aplicación al tratamiento realizado por las autoridades públicas en el ejercicio de sus funciones”.
El notario, como “autoridad” y “funcionario público”, no solo goza del derecho de acceso telemático al contenido del Registro Civil, sino que dicho acceso se configura como un “deber y obligación” del notario en el ejercicio de sus funciones, de acuerdo con el principio general de innecesariedad de aportación de aquellos datos que obren en poder de la Administración o sean accesibles por la misma.
La utilidad, funcionalidad, gratuidad y ahorro de molestias y costes que dicho acceso telemático supone para el ciudadano se configura como uno de los principios fundamentales de la nueva Ley del Registro Civil y es presupuesto del cumplimiento de ciertos deberes impuestos al notario por la nueva Ley de Jurisdicción Voluntaria y, en especial, del expediente previo matrimonial.
La relación entre notario y Registro Civil es bidireccional: por un lado, como generador y comunicador de información al Registro Civil, y por otro lado, como receptor y responsable del tratamiento de la información. En el primer aspecto, el notario es autor de documentos sujetos a inscripción o asiento; y, en el segundo aspecto, el Registro Civil se constituye en fuente de información del estado civil de las personas. Ambas funciones se articulan por medios telemáticos, suponiendo un ahorro de costes y tiempo para el ciudadano.
En la primera función, como autor de documentos sujetos a inscripción, la Ley del Registro Civil reconoce, como principio general, la aptitud del documento notarial como título para la inscripción del hecho o acto inscribible. El artículo 27 establece: “1. El documento auténtico, sea… notarial…es título suficiente para inscribir el hecho o acto que accede al Registro Civil”; complementado con el deber de remisión previsto en el artículo 35 de la Ley 20/2011. Los términos del artículo 27 de la Ley 20/2011 son claros: implica reconocer que cualquier declaración de voluntad o negocio jurídico, que pueda ser decisivo en la determinación o modificación del estado civil de las personas, puede ser formalizado ante notario. Una vez que el Registro Civil se configura como registro administrativo, y que el Encargado del Registro Civil deja de ser una autoridad judicial, no existe razón jurídica alguna que impida que, cualquier declaración que puede formalizarse ante el Encargado del Registro Civil, no pueda ser formalizada ante notario. Y ello, sin más límites que los que deriven de la necesaria intervención de una autoridad judicial (actos o hechos que afecten a menores de edad o discapacitados) o la intervención administrativa (concesión de la nacionalidad).

"Dicho control de legalidad deberá realizarse en función de la eficacia reconocida a cada tipo de documento"

El documento notarial queda sujeto al control de legalidad del Encargado del Registro Civil (arts. 30, 33, 58.8 in fine, 22.4.2ª y 4ª y 85, entre otros). El artículo 30 de la Ley 20/2011, al regular el control de legalidad, establece una regla general aplicable a cualquier documento sujeto a inscripción: “2. El Encargado de la Oficina del Registro Civil ante el que se solicita la inscripción deberá controlar la legalidad de las formas extrínsecas del documento, la validez de los actos y la realidad de los hechos contenidos en éste. (…) 3. Si el Encargado de la Oficina del Registro Civil tuviere fundadas dudas sobre la legalidad de los documentos, sobre la veracidad de los hechos o sobre la exactitud de las declaraciones, realizará antes de extender la inscripción, y en el plazo de diez días, las comprobaciones oportunas…”
La LRC establece dicha regla general en base a la amplia variedad de documentos que pueden ser objeto de inscripción o asiento en el Registro Civil: documentos públicos (judiciales, administrativos y notariales), pero también documentos que no tiene la consideración de públicos, como comunicaciones de nacimientos o defunciones formuladas por los Centros Sanitarios. De manera que dicho control de legalidad deberá realizarse en función de la eficacia reconocida a cada tipo de documento.
Es de esperar que el futuro Reglamento del Registro Civil modalice dicha calificación dependiendo de la clase de documento que se sujete a inscripción. El documento público tiene una eficacia reconocida legalmente y, como tal, debe ser respetada en cualquier orden. Si el ordenamiento jurídico constituye una unidad coherente, los preceptos deben ser interpretados de conformidad con el conjunto de sus normas. El artículo 1218 del Código Civil y el artículo 319 de la Ley de Enjuiciamiento Civil establecen que el documento público hace: “prueba plena del hecho, acto o estado de cosas que documenten, de la fecha en que se produce esa documentación y de la identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en ella”. Esa eficacia reconocida al documento público implica una presunción de veracidad y legalidad (arts. 1, 17 bis.2 y 24 Ley del Notariado). El Encargado del Registro Civil, en su función calificadora, no puede desconocer la eficacia atribuida legalmente al documento notarial. La calificación del documento notarial podrá alcanzar a: la competencia del notario, los requisitos de validez del acto documentado, la capacidad de los otorgantes o declarantes o la legalidad de las formas extrínsecas del documento notarial. Pero dicha calificación no podrá negar, ni poner en duda, la realidad del “hecho o acto” que motiva su otorgamiento ni la identidad de los otorgantes.

"El recurso podrá ser interpuesto por 'los interesados' (arts. 85.1 y 86.1 Ley 20/2011), entre los cuales debe ser reconocido el notario como autor del documento notarial"

Como resultado de dicho control de legalidad, el Encargado del Registro Civil deberá practicar “los asientos correspondientes de oficio o dictará resolución denegándolos en el plazo de cinco días…” (art. 33 Ley 20/2011), de ahí que el artículo 85 prevea un recurso frente a la decisión desfavorable del Encargado del Registro Civil. El recurso podrá ser interpuesto por “los interesados” (arts. 85.1 y 86.1 Ley 20/2011), entre los cuales debe ser reconocido el notario como autor del documento notarial; principal “interesado” en mantener la validez, veracidad y legalidad del documento por él autorizado. Este último aspecto es uno de los aspectos fundamentales en la labor del notario, en cuanto presentador del documento y valedor de sus intereses profesionales y de los intereses del ciudadano. Estos últimos pueden verse frustrados o defraudados, no solo por las expectativas de inscripción del acto o negocio documentado, sino por la necesaria seguridad exigible al estado civil de las personas, como cuestión de orden público e interés general. De ahí que, incluso con mayor razón, dicha calificación deba ser comunicada al notario autorizante, a fin de que éste puede defender no solo sus intereses profesionales, sino los intereses confiados al notario por los ciudadanos.
Desde el punto de vista de la segunda función: el acceso telemático al contenido del Registro Civil, me interesa subrayar algunos conceptos ya mencionados en el inicial Borrador del Reglamento del Registro Civil: “los encadenamientos y secuencias de los e-asientos”, la “visualización para consulta” y la idea de que “el folio personal es una imagen actualizada al día de la consulta y de la composición dinámica de información multipersonal (matrimonios y grupo familiar)”.
Estos conceptos avalan la idea de que la información registral relativa a una persona, obtenible por medio de su folio personal, debe facilitar el conocimiento de la información de dicha persona en relación a su grupo familiar o matrimonial, criterio que debe reflejarse en la manera de suministrar la información por el nuevo Registro Civil: el acceso telemático al registro individual de una persona debe permitir a su vez conocer los registros individuales de aquellos miembros de la relación familiar o afectiva con los cuales está relacionada dicha persona. La información registral debe ser suministrada por medio de una aplicación informática que permita enlazar el registro individual -objeto de consulta- con el registro individual de aquellos sujetos vinculados al grupo familiar o conyugal, esto es, de todos aquellos registros individuales donde el sujeto objeto de consulta figure mencionado o relacionado. Esta funcionalidad de la publicidad formal del Registro Civil es fundamental en la actividad del notario, especialmente en la autorización de las actas de notoriedad de declaración de herederos abintestato, al permitir el conocimiento exhaustivo de los parientes, sin posibilidad de error. Así, podrán conocerse no solo los hijos (y si existe alguna declaración de discapacidad) y progenitores, sino que, al estar los registros individuales interrelacionados entre sí, permitiría acceder a una consulta secuencial y subsiguiente de los registros de los demás descendientes, ascendientes y, través de éstos últimos, de los colaterales del fallecido. La funcionalidad es imprescindible para la labor y acierto del notario y superior a la del Libro de Familia, no solo porque éste desaparecerá el día que entre vigor la Ley 20/2011 del Registro Civil, sino porque actualmente existen nacimientos que no se actualizan en el Libro de Familia, porque se acompaña un certificado electrónico de nacimiento a dicho Libro (D. A. 3ª de la Ley 19/2015, de 13 de julio), y porque el Libro de Familia acredita (con valor de certificación) los nacimientos que constaban reflejados en dicho Libro, pero no que no hubiera más nacimientos inscritos y no reflejados en el Registro Civil (aspecto éste que parece desconocer alguna sentencia reciente).

"La información registral relativa a una persona, obtenible por medio de su folio personal, debe facilitar el conocimiento de la información de dicha persona en relación a su grupo familiar o matrimonial"

Recordemos que, en materia de declaraciones de herederos abintestato, la Resolución DGRN de 27 de febrero de 2002, sentó la siguiente doctrina: “Ciertamente, según resulta del tenor literal del artículo 2° de la Ley del Registro Civil no hay por qué esperar a que se practique, en efecto, la inscripción o su rectificación: la prueba extrarregistral deviene admisible con la sola justificación de que se ha procurado concordar la realidad y el Registro Civil. Sin embargo, el artículo 209 bis del Reglamento Notarial se pronuncia con carácter imperativo (‘habrá de presentar...’), por lo que parece exigir, que se proceda a la vía registral oportuna para resolver sobre la procedencia de la inscripción o rectificación correspondiente y, obtenida ésta, presentar la certificación, ante los graves perjuicios que pudieran ocasionarse, especialmente a los terceros, de admitirse la prueba extrarregistral con la sola justificación de que se ha procurado concordar la realidad y el Registro, si se llegara por el Notario a soluciones contrarias a las que luego pudiera establecer el Registro” (la referencia al art. 2.2 de la Ley de 1957 debe entenderse realizada al art. 17.2 de la Ley 20/2011, y la referencia a la certificación como medio de publicidad formal debe entenderse sustituida por los nuevos medios de publicidad formal del Registro Civil: el acceso telemático de autoridades y funcionarios).
La segunda aplicación, que propongo, afecta a aquellos datos sujetos a publicidad restringida, enumerados en el artículo 83 de la Ley 20/2011 del Registro Civil, aun cuando existen otros enumerados en otras disposiciones legales, tales como los previstos en los artículos 44.4 y 49.4 de la Ley del Registro Civil o la D.A. 4ª de la Ley 20/2011. Algunos de esos datos son relevantes en la tramitación de ciertos expedientes notariales: matrimonio o declaración de herederos (matrimonio secreto, filiación adoptiva y rectificación del sexo).
A estos asientos, sujetos a publicidad restringida, solo puede acceder -en vida- el propio afectado: “Solo el inscrito o sus representantes legales podrán acceder o autorizar a terceras personas la publicidad de los asientos que contengan datos especialmente protegidos en los términos que reglamentariamente se establezcan” (art. 84.1 Ley 20/2011).

"Podría preverse alguna herramienta por la cual el afectado autorice al notario para acceder a esa información sujeta a publicidad restringida, utilizando el certificado electrónico notarial"

Dado que se admite el acceso de “un tercero en virtud de autorización”, podría preverse alguna herramienta por la cual el afectado autorice al notario para acceder a esa información sujeta a publicidad restringida, utilizando el certificado electrónico notarial (un ejemplo: escrito de autorización que se escanee y se suba a la aplicación).
Por último, siguiendo los principios de alternatividad (de la Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria), y administrativización del Registro Civil (Ley 20/2011), carece de toda lógica que, el día que entre en vigor la Ley 20/2011, solo puede celebrarse el matrimonio ante notario, cuando el expediente previo hubiere sido tramitado mediante acta notarial. Los artículos 57 del Código Civil (en la redacción dada por la Ley 15/2015, en su D.F. 1ª) y 58.8 de la Ley 20/2011 (redacción dada por la D.F. 4ª de la Ley 15/2015), establecen que cuando el expediente matrimonial sea tramitado ante el Encargado del Registro Civil, el matrimonio solo podrá celebrarse “ante el Juez de Paz, Alcalde o Concejal”, lo cual excluye al notario. Dicha limitación carece de sentido, si tenemos en cuenta la situación actual, resultado de la aplicación de la Disposición Transitoria Cuarta de la Ley 15/2015 de Jurisdicción Voluntaria, avalada por la experiencia de los últimos años. No voy a reiterar las ventajas derivadas de la celebración de matrimonio ante notario (ya analizadas en un artículo en esta Revista, número 72, marzo-abril de 2017), pero sí al menos abogar por un mayor margen de elección por el ciudadano a fin de que pueda elegir la forma de celebración de su matrimonio que más satisfaga su voluntad. El notario ofrece garantía, certeza, puntualidad y seriedad, a un coste razonable, asegurando la planificación de la boda y de las celebraciones asociadas al evento (banquete y viaje de novios). El coste notarial es mínimo en relación a cualquiera de estos gastos, y asegura la planificación y anticipación de dichas celebraciones, basada en la fiabilidad del Cuerpo de notarios.

Palabras clave: Registro Civil, Notario, Acceso telemático.
Keywords: Civil Registry, Notary, Telematic access.

Resumen

El acceso telemático por el notario al contenido del Registro Civil es uno de los principios fundamentales de la Ley del Registro Civil en favor de los ciudadanos, principales beneficiados por dicho acceso. El futuro Reglamento del Registro Civil debe resolver ciertas cuestiones relacionadas con dicho acceso y, adicionalmente, otras derivadas de la relación entre notario y Registro Civil. El Registro Civil debe ofrecer información sobre una persona, no solo considerada en su individualidad, sino también como miembro de un grupo familiar y afectivo.

Abstract

Telematic access for notaries to the contents of the Civil Registry is one of the fundamental principles of the Civil Registry Law in favour of citizens, who are the main beneficiaries of that access. The future Civil Registry Regulations must resolve some questions related to this access, as well as others arising from the relationship between the notary and the Civil Registry. The Civil Registry must provide information about a person, not only considered as an individual, but also as a member of a family and an affinity group.