El Notario del Siglo XXI - Revista 88

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Por: JUAN PÉREZ HEREZA
Notario de Madrid


FE PÚBLICA Y REVOLUCIÓN DIGITAL

La cuestión del valor del traslado a soporte papel efectuado por el notario destinatario de una copia autorizada electrónica parece resuelto por el artículo 17 bis apartados 4 y 5 de la Ley del Notariado según el cual: “4. Si las copias autorizadas, expedidas electrónicamente, se trasladan a papel, para que conserven la autenticidad y garantía notarial, dicho traslado deberá hacerlo el notario al que se le hubiesen remitido. 5. Las copias electrónicas se entenderán siempre expedidas por el notario autorizante del documento matriz y no perderán su carácter, valor y efectos por el hecho de que su traslado a papel lo realice el notario al que se le hubiese enviado, el cual signará, firmará y rubricará el documento haciendo constar su carácter y procedencia”.

El tenor literal del precepto transcrito pone de manifiesto que el traslado a soporte papel participa de la misma naturaleza que la copia electrónica siempre que se haya expedido por el notario destinatario de aquélla con los requisitos formales expresados en dicho artículo. En otras palabras, tanto la copia autorizada electrónica como su traslado a soporte papel son auténticas copias autorizadas con el valor y efectos reconocidos en la legislación notarial. Por si no fueran suficientemente ilustrativos los apartados 4 y 5, el punto 6 distingue claramente el valor del traslado a papel que de las copias electrónicas pueden efectuar registradores, funcionarios, jueces o magistrados, indicando que solo servirán a los efectos de incorporarlos en sus expedientes o archivos.
Sin embargo, lo que la ley dispone, a mi juicio con claridad, quedó oscurecido por la Resolución de la DGRN de 17 de julio de 2017 que se ocupa de un caso en el que un notario acepta como título de legitimación para el otorgamiento de una escritura de venta por el apoderado, un traslado a papel expedido por otro notario que fue el destinatario de la copia electrónica de la escritura de poder.
La resolución parte de una premisa fundamental “La regulación legal no termina de aclarar la cuestión esencial que se plantea en este expediente: si el traslado a papel de la copia autorizada llevado a cabo por el notario de destino puede ser utilizada exclusivamente por este o, por el contrario, es un documento susceptible de ser utilizado en el tráfico jurídico a modo de testimonio de copia autorizada”. Es fácil advertir que con este confuso planteamiento que equivoca los términos (¿testimonio de copia autorizada?) era difícil que la Resolución llegase a una solución correcta. 

El traslado a soporte papel participa de la misma naturaleza que la copia electrónica siempre que se haya expedido por el notario destinatario de aquélla con los requisitos formales necesarios

Y es que, a pesar de que el Centro Directivo comienza su argumentación transcribiendo de forma literal el artículo 17 bis de la Ley, se decanta a continuación por examinar de forma exhaustiva (y a mi juicio equivocada) los artículos reglamentarios que constituyen la base de su decisión. Así, del examen del artículo 224.4 II concluye que existe una limitación de uso por razón del destinatario, aunque de tal (supuesta) limitación deduce una consecuencia errónea: que el traslado a papel que lleva a cabo el notario de destino no es una copia autorizada y, en consecuencia, no está destinado a servir de título en el tráfico jurídico sino a otras finalidades como puede ser la de guardar memoria de la existencia de la matriz. Partiendo del valor de testimonio afirma, esta vez de forma coherente, que dicho traslado “no puede servir de base al juicio de suficiencia que lleva a cabo otro notario distinto por carecer de los plenos efectos auténticos que a las copias autorizadas depara la legislación notarial”. Sin embargo, en un último giro argumental, vuelve a la idea de limitación por razón del destinatario y termina de confundirnos al expresar que “No es preciso entrar en la cuestión de si el traslado de copia autorizada a papel es un auténtico testimonio notarial o en la cuestión de si el traslado a papel de una copia autorizada electrónica puede servir de base a la emisión del juicio de suficiencia. Téngase en cuenta que el rechazo no viene determinado por el carácter de testimonio del documento exhibido al notario autorizante… sino por la limitación de efectos que a las copias autorizadas electrónicas y a su traslado a papel prodigan los artículos 17 bis de la Ley del Notariado y 224.4 de su Reglamento, limitación que viene determinada tanto por la finalidad que se haya hecho constar en la misma como por la persona del notario destinatario”.
Terminada la lectura de la Resolución uno no sabe muy bien si el traslado a papel no sirve de título de legitimación porque no es verdadera copia autorizada o porque solo lo es respecto del notario destinatario de la copia electrónica, aunque con esa limitación pierda gran parte de su utilidad en la medida en que frente a ese notario el apoderado está suficientemente legitimado por la recepción de la copia electrónica.
Es cierto que la regulación reglamentaria es bastante mejorable y genera confusión, en especial cuando exige que del traslado a soporte papel se deje constancia en el Libro Indicador, exigencia propia de los testimonios y además redundante en este caso con la obligatoria comunicación al notario titular del protocolo para que este haga constar por nota en la correspondiente matriz de la expedición del traslado. Esta nota sí que es coherente con el carácter de auténtica copia autorizada y además constituye un aviso útil para el otorgante que conoce de esta forma todas las copias que se han expedido (en papel o en formato electrónico) del documento público otorgado. También es cierto que una lectura apresurada del artículo 224.4.II puede llevar a interpretar que la copia electrónica solo es válida para una finalidad y un destinatario, pero correctamente leída (si se repara en la existencia de una coma después del término finalidad) se concluye que la limitación solo existe en cuanto a la finalidad y el precepto únicamente pretende imponer que se expresen finalidad y destinatario pero sin que ello suponga circunscribir la validez solo al notario que la recibe.

La regulación reglamentaria es bastante mejorable y genera confusión, en especial cuando exige que del traslado a soporte papel se deje constancia en el Libro Indicador

Y es que, por encima de la mejorable redacción reglamentaria, está la ley y de la misma no resulta referencia alguna a una limitación por razón del destinatario, ni siquiera se exige su mención en el pie de copia. La única limitación viene claramente dispuesta en el apartado 7 del artículo 17 bis según el cual “Las copias electrónicas solo serán válidas para la concreta finalidad para la que fueron solicitadas, lo que deberá hacerse constar expresamente en cada copia indicando dicha finalidad”. La discusión, por tanto, debe centrarse en la cuestión fundamental de la finalidad que es, en rigor, la única diferencia entre el régimen de la copia en papel y la copia electrónica y sus traslados.
Este planteamiento correcto es el que inspira la reciente Resolución de la DGRN de 4 de septiembre de 2019 que constituye una acertada rectificación de la doctrina sentada por anteriormente analizada de 2017. El caso presenta alguna diferencia puesto que se trata de un traslado a papel de la copia electrónica de una escritura de ratificación que se presenta en el Registro de la Propiedad junto con la escritura ratificada. El registrador califica negativamente con base en la consideración de que el traslado es un testimonio y, por tanto, carece del carácter de título público a los efectos del artículo 3 de la Ley Hipotecaria. El Centro Directivo comienza de forma similar (aunque sustancialmente distinta) su argumentación: “Toda esta regulación legal no termina de aclarar una cuestión esencial: si el traslado a papel de la copia autorizada llevado a cabo por el notario de destino puede ser utilizada exclusivamente por este o, por el contrario, es un documento susceptible de ser utilizado en el tráfico jurídico como una copia autorizada”.
Además de utilizar con propiedad los términos la DGRN considera que Reglamento genera la confusión cuando regula el traslado a papel de forma amplia y, sin embargo, omite la cuestión fundamental: si el notario puede entregarlo al interesado para que sirva de título de legitimación en el tráfico. Frente a ese silencio la DGRN concluye que, ante la ausencia de prohibición, procede interpretar la normativa en orden a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas las normas y aceptar que una de los posibles usos del traslado sea su entrega al interesado para que sea oponible en el tráfico.
Como he dicho anteriormente a mi juicio la ley es clara y ni siquiera era necesario recurrir a un esfuerzo interpretativo ni a la mención del principio de neutralidad tecnológico (que también cita la Resolución); basta con la literalidad del artículo 17 bis 5 de la Ley puesto que como dice la propia Resolución “si con el traslado a papel de la copia electrónica ésta mantiene el valor y efectos que le son propios, no puede entenderse que se trate de un mero testimonio”.

La discusión debe centrarse en la cuestión fundamental de la finalidad que es, en rigor, la única diferencia entre el régimen de la copia en papel y la copia electrónica y sus traslados

En todo caso, entiendo que rectificar una doctrina tan reciente exige una cierta labor diplomática para no desautorizar en exceso la posición anteriormente sostenida. Pero, donde verdaderamente acierta la Resolución y cobra importancia de cara al futuro, es en su último apartado cuando se centra en el análisis de la única limitación que afecta a la copia electrónica de un modo distinto a la copia que directamente se expide en papel: que sólo es válida para la concreta finalidad para la que fue solicitada, lo que deberá hacerse constar expresamente. Por ello, como dice en su último párrafo la Resolución, lo esencial es que el traslado a papel sea utilizado de forma congruente con la finalidad para la que se ha expedido aquélla.
Esa es la especialidad del régimen de la copia electrónica que puede determinar que su traslado a papel no pueda ser utilizado como título de legitimación frente a cualquier persona o autoridad. Cuando se expide una copia en papel, el notario solo debe ocuparse del interés legítimo del solicitante. Concurriendo el mismo procede su expedición y entrega y la copia tendrá los efectos que le asigna la legislación sin que el otorgante ni el solicitante puedan limitar dichos efectos. En cambio, tratándose de una copia electrónica el legislador ha querido que quien solicita su expedición (que puede ser el otorgante o un tercero con interés legítimo y facultado con arreglo a la legislación notarial para pedir copias) tenga que determinar los efectos que despliega la copia. Y, puesto que desde el punto de vista objetivo la copia siempre acredita fehacientemente el negocio o hecho jurídico que consta en el documento, la única limitación podrá consistir en concretar el destinatario ante quien será oponible dicha copia. Este es el sentido que tiene la expresión de la finalidad de la copia electrónica y por ello el solicitante podrá imponer que su finalidad sea exclusivamente acreditar fehacientemente el contenido del documento público ante el notario destinatario. En ese caso, aunque no exista una prohibición expresa parece claro que no debe expedirse un traslado a papel para su entrega a un tercero; la Resolución no se pronuncia (probablemente porque no puede) sobre este extremo y limita su análisis a la congruencia entre la finalidad de la copia y el uso que se da a su traslado. Pero en la realidad práctica lo más prudente es evitar poner en circulación documentos que no son aptos para el tráfico jurídico por lo que si la copia se ha limitado en su finalidad a un concreto destinatario (el notario receptor) debe evitarse su traslado a papel.

La expresión de la finalidad cobra así una importancia capital que, muchas veces, pasa inadvertida en la práctica proliferando fórmulas genéricas que no aclaran la verdadera voluntad de quien solicita la expedición de la copia electrónica

Por el contrario, cabe que el solicitante indique que la copia electrónica tiene por finalidad su traslado a papel para ser entregada al interesado a los efectos de que pueda servir de titulo legitimador en el tráfico. En ese caso el notario destinatario deberá proceder al traslado y entregárselo al interesado para que este pueda hacer valer el contenido del documento en el tráfico jurídico. La expresión de la finalidad cobra así una importancia capital que, muchas veces, pasa inadvertida en la práctica proliferando fórmulas genéricas que no aclaran la verdadera voluntad de quien solicita la expedición de la copia electrónica.
En el caso objeto de la Resolución el contenido del documento (se trataba de una ratificación) y la finalidad expresada (dejar constancia de la ratificación y su entrega a la parte interesada) permiten a la DGRN entender que la entrega se contempla a los efectos de su presentación en el Registro de la Propiedad. Pero en los frecuentes casos de copia electrónica de un poder los notarios debemos ser especialmente cuidadosos a la hora de indagar cuál es la voluntad del poderdante cuando nos solicita la expedición y remisión de una copia electrónica; también debemos plasmar correctamente dicha voluntad al consignar la finalidad de la copia; y por último, cuando somos el notario destinatario, debemos limitar la entrega del traslado al apoderado a aquellos casos en los que de la finalidad indicada resulte claramente la voluntad del poderdante de suministrar a su apoderado un título de legitimación que le permite ejercitar las facultades conferidas frente a cualquier persona o autoridad. En los demás supuestos habrá que presumir que su voluntad era limitar el ejercicio de las facultades ante el notario destinatario de dicha copia electrónica. Esta es la limitación de efectos que la ley impone a la copia electrónica que se extiende a su traslado a papel, y es responsabilidad de los notarios como remitentes y destinatarios de las copias electrónicas velar porque esa limitación no se vulnere en contra de la voluntad del solicitante de la copia. La expedición del traslado y su entrega al interesado genera un documento susceptible de ser utilizado en el tráfico que exige ser muy cuidadosos, en especial, cuando se trata de un título de legitimación como ocurre con el poder. No hay que olvidar que el apoderado no solo utilizará el traslado para el ejercicio de sus facultades ante un notario, sino ante cualquier otra persona o autoridad para quienes ya difícilmente podría ser eficaz la limitación de fines expresada en el pie de la copia electrónica.
La Resolución comentada acierta doblemente al aclarar el valor del traslado como una auténtica copia autorizada y limitar su eficacia a la finalidad para la que se expidió la copia electrónica. Corresponde a los notarios aplicar en la práctica con rigor y evitar la circulación en el tráfico de traslados que no respondan a la auténtica voluntad de los otorgantes.

ILUSTRACION JPH

Palabras clave: Copia electrónica, Copia autorizada, Traslado a soporte papel.

Keywords: Electronic copy, Authorised copy, Transfer to paper.

Resumen

Tanto la copia autorizada electrónica como su traslado a soporte papel son auténticas copias autorizadas con el valor y efectos reconocidos en la legislación notarial. La normativa distingue claramente el valor del traslado a papel que de las copias electrónicas pueden efectuar registradores, funcionarios, jueces o magistrados, indicando que solo servirán a los efectos de incorporarlos en sus expedientes o archivos.
Sin embargo, lo que la ley dispone quedó oscurecido por la Resolución de la DGRN de 17 de julio de 2017 que se ocupa de un caso en el que un notario acepta como título de legitimación para el otorgamiento de una escritura de venta por el apoderado, un traslado a papel expedido por otro notario que fue el destinatario de la copia electrónica de la escritura de poder.

Abstract

Both authorised electronic copies and their transfer to paper are authentic authorised copies with the value and validity recognised in notarial legislation. The legislation makes a clear distinction between the value of the transfer to paper of electronic copies that registrars, officials, judges or magistrates may perform, and stipulates they may only be used for the purpose of incorporating them in their records or files.
However, the provisions of the law were thrown into confusion by the Resolution of the Directorate General for Registers and Notaries of 17 July 2017, which deals with a case in which a notary accepted a transfer to paper performed by another notary, who was the recipient of the electronic copy of the power of attorney as evidence of title for executing a deed of sale by the attorney.