Copia electrónica en la nube y con CSV

Una de las novedades más importantes que ha traído consigo la Ley 11/2023 en relación con la digitalización de las actuaciones notariales es el nuevo régimen de las copias autorizadas electrónicas. Desde el año 2001 los notarios habían podido expedir este tipo de copias, en soporte electrónico y autenticadas con su firma electrónica reconocida notarial, pero con una restricción muy importante: sólo para una finalidad determinada -copia de un solo uso- y para su remisión a un elenco cerrado de posibles destinatarios -otros notarios, registros públicos, juzgados y tribunales o administraciones públicas-. Las copias electrónicas de documentos notariales con el valor jurídico de una copia autorizada, es decir, con fehaciencia, no podían existir nunca en el dispositivo o equipo informático de un sujeto particular, y ello aunque se tratase del mismo otorgante del documento o de cualquier otra persona con derecho a copia según la normativa notarial. Entre particulares, la única copia hábil del documento notarial era la tradicional copia autorizada en papel.

La Ley 11/2023, dando nueva redacción al artículo 17 bis.3 de la Ley del Notariado, acaba con esta restricción, libera la copia autorizada electrónica de ese circuito cerrado donde estaba hasta ahora restringida su circulación. Pero esta importante novedad viene acompañada de otra, no menos llamativa, que encontramos en la nueva redacción del artículo 31, en sus apartados 2 y 3, de la Ley del Notariado, que, por lo que ahora interesa, disponen: “El notario insertará en la copia autorizada electrónica un código seguro de verificación. (…) El código seguro de verificación será el instrumento técnico para que el otorgante o tercero a quien aquel entregue dicho código pueda, a través de la sede electrónica notarial, acceder con carácter permanente a la verificación de la autenticidad e integridad de la copia autorizada electrónica del documento notarial, así como conocer las notas ulteriores de modificación jurídica y de coordinación con otros instrumentos públicos”.
¿Copia con un “código seguro de verificación” (en adelante, “csv”)?, ¿verificación a través de la sede electrónica notarial (en adelante, “SEN”)? Esto no se parece en nada a lo que habíamos conocido hasta ahora.
Para el entendimiento de estas novedades me parece pertinente situar la reforma en un contexto más amplio: el contexto de una sociedad no solo cada día más digitalizada, sino además en la que estamos utilizando el teléfono móvil para todo, para mil actuaciones e incumbencias de nuestra vida cotidiana, desde acceder a un espectáculo o embarcar en un avión hasta pagar en un comercio sin necesidad de presentar una tarjeta bancaria física. De este contexto también forma parte la reforma del Reglamento europeo eIDAS (el que se ocupa de los instrumentos de seguridad jurídica específicos del entorno digital) por lo que se conoce como eIDAS2 promulgado en abril de este año 2024, que obliga a todos los Estados miembros a poner a disposición de sus ciudadanos un wallet o cartera de identidad digital europea.

“Muchos de los atributos personales de mayor relevancia jurídica en nuestra sociedad se acreditan mediante credenciales notariales, precisamente porque son la consecuencia jurídica de determinados actos o negocios que se formalizan ante notario”

¿Y qué es esto de un wallet de identidad digital? Pues, simplemente, una aplicación que nos permitirá utilizar el teléfono móvil para acreditar de forma sencilla, segura, interoperable y modularizable quién soy yo -mi identidad personal-, así como ciertos atributos de mi persona que me interesa hacer valer frente a terceros, y ello tanto en un entorno online como en un entorno presencial, así como para firmar electrónicamente archivos informáticos con plena validez jurídica.
De este concepto me interesan ahora tres cosas: que la cartera de identidad digital es una aplicación para el móvil, que una de sus funcionalidades es la acreditación de atributos y que puede emplearse tanto en un entorno puramente online como en actuaciones presenciales.
En cuanto a lo primero, lo más elemental y al mismo tiempo lo más importante de la idea del wallet o cartera digital es que se trata de algo vinculado a este aparato o dispositivo que es el teléfono móvil (lo seguimos llamando así, aunque para lo que menos lo usamos ahora es para mantener conversaciones telefónicas). Hoy día un móvil o celular en realidad es un superordenador en miniatura o de bolsillo -literalmente, porque es un cacharro pequeño y ligero, que podemos llevar cómodamente en un bolsillo del pantalón o de la chaqueta- con el que podemos hacer muchas cosas, pero que, sobre todo, nos permite un acceso personal a internet, en cualquier instante y prácticamente en cualquier lugar, porque lo llevamos todos encima todo el día. A los ordenadores de sobremesa se les llamó PC, personal computers, porque, en comparación con las gigantescas computadoras de los primeros tiempos de la informática, parecían muy pequeños y -tanto por tamaño, como por coste y por interfaz- ya podían tener acceso a ellos los particulares y no solo las grandes corporaciones, las agencias gubernamentales, las universidades o los centros de investigación. Un PC era algo que un particular podía tener en su casa o en la oficina de una pequeña empresa. Pero hoy mi verdadero computador personal es mi teléfono móvil, porque lo llevo a todas partes conmigo, es mi punto de acceso instantáneo y ubicuo a internet. De manera que de lo que se trata con el wallet digital es de aprovechar todo el potencial de uso que tiene esta máquina para una infinidad de actuaciones con relevancia jurídica, algo que estaba ausente en eIDAS1, que se promulgó en el año 2014, justo cuando el smartphone empezaba a adquirir relevancia social (y precisamente por ello, se puede decir, que es un reglamento que nació obsoleto, porque su regulación no estaba pensada para la tecnología que inmediatamente se iba a imponer, y buena prueba de ello es el poco éxito social de su instrumento clave, la firma electrónica cualificada, en el tráfico empresarial y entre particulares).
En segundo lugar, -como resulta del concepto antes expuesto- una de las funcionalidades básicas de esa cartera digital que prevé eIDAS2 es su uso como medio de acreditación de determinados atributos o cualidades de una persona.
Un “atributo” puede ser que soy mayor de edad, que tengo nacionalidad española, que estoy casado, que estoy casado precisamente con una determinada persona, que estoy graduado en derecho o en medicina, que soy notario, o colegiado como abogado en el ICAM, que soy socio de un club de tenis, que tengo licencia para conducir un determinado tipo de vehículo, o para patronear una embarcación de recreo de hasta x metros de eslora. Estos atributos normalmente se acreditan con “credenciales” que, en el entorno físico o presencial, casi siempre han sido títulos o documentos de papel o tarjetas de material plástico duro, que uno tiene que llevar consigo físicamente para poder exhibirlas (las que utilizamos con más frecuencia en nuestra vida diaria las llevamos normalmente encima dentro de una cartera, un wallet físico). Esta necesidad de transporte sigue estando presente cuando, más recientemente, algunas de estas tarjetas incorporan información digitalizada en forma de banda magnética o de microchip o circuito integrado.

"Este nuevo elemento de la copia colgada en la nube y con acceso mediante csv no es una ocurrencia caprichosa del legislador. Por una parte, va exactamente en la misma línea de lo que promueve eIDAS2 con su wallet de identidad digital europea, que es el signo de los tiempos, que nos lleva a que podamos hacer todo con el móvil, que llevemos todas nuestras credenciales en el móvil con posibilidad de verificación y actualización de la información online. Pero, además, es algo que viene exigido por la propia liberación de la copia autorizada electrónica”

Una importante peculiaridad de estas credenciales tradicionales propias de la tecnología del papel es que acreditan la existencia del atributo en cuestión en un determinado momento del pasado -en el momento de expedición de la credencial-, pero no necesariamente que hoy sigue estando vigente. Hay atributos que pueden haber desaparecido aunque la credencial siga en poder del sujeto en cuestión: conservo mi carnet de colegiado aunque se me ha abierto expediente y expulsado del colegio de abogados de Madrid.
Partiendo de esta situación que acabo de exponer, la idea del wallet de identidad digital no es simplemente hacer unas fotos para llevar en mi móvil una copia de cada una de mis credenciales físicas para poder exhibirlas, y ya veremos si allá donde me pidan la credencial la autoridad o la contraparte correspondiente se va a contentar con esa exhibición de la copia en mi móvil, sino de: i) atribuir a la credencial digital que se maneja mediante el wallet el mismo valor jurídico que reconocemos a su equivalente en papel o plástico; y ii) dada la facilidad de las comunicaciones ahora a nuestro alcance, permitir una verificación en tiempo real tanto de la autenticidad como de la vigencia de las credenciales que acreditan cualquier atributo, y ello mediante enlaces que habilitan un fácil acceso online a las fuentes de información relevantes para cada atributo. Así, mediante mi wallet de identidad podré acreditar no sólo que me colegié como médico en una fecha determinada, sino que sigo siendo médico colegiado en ejercicio, porque así lo ha confirmado un acceso online que en este mismo instante se ha hecho al registro oficial del colegio profesional correspondiente. Por supuesto que, para que esto sea posible, no basta con que mi dispositivo informe de la existencia de un enlace, normalmente en forma de código QR. También hace falta que haya alguien al otro lado de ese enlace, lo que ya no depende del usuario del teléfono. Tendrá que haber, a cargo de la organización o institución correspondiente, una web accesible online en ese momento que facilite la información requerida.
Por último, el tercer rasgo que me interesa ahora del wallet digital, extraordinariamente importante para el tema del que me ocupo, es que la acreditación de la identidad personal y de determinados atributos que vamos a instrumentar a través del wallet instalado en nuestro móvil no la vamos a emplear sólo en un entorno online, es decir, en interacciones a distancia a través de internet, sino también en interacciones presenciales, en el entorno físico. Y ello exactamente de la misma forma que hacemos hoy cuando embarcamos en un avión: mostramos en la pantalla de nuestro móvil el código QR de nuestra “tarjeta” de embarque, que es escaneado por un empleado de la aerolínea mediante un dispositivo también portátil que automáticamente accede a una base de datos que contiene la lista de los pasajeros registrados para ese vuelo. De la misma manera presentaremos con nuestro móvil en el entorno físico las credenciales digitales de nuestros más variados atributos donde sea necesario acreditarlos, realizándose en su caso las verificaciones online en tiempo real que sean precisas mediante los pertinentes enlaces con las entidades emisoras de las credenciales.
Pues bien, si tenemos todo esto claro, ahora sólo hemos de percatarnos de que muchos de los atributos personales de mayor relevancia jurídica en nuestra sociedad se acreditan mediante credenciales notariales, precisamente porque son la consecuencia jurídica de determinados actos o negocios que se formalizan ante notario. Así, la condición o atributo de menor emancipado por concesión paterna resulta de una escritura notarial. Como ahora los notarios autorizamos escrituras de bodas civiles y de divorcios, también los atributos de casado con o de divorciado se pueden acreditar con credenciales notariales. Pero, sobre todo, en el ámbito patrimonial, el atributo de ser propietario de una determinada vivienda o de las participaciones de una sociedad resulta de una escritura pública notarial de compraventa o de herencia. También es un atributo, por supuesto, la condición de apoderado de otra persona, que resulta de la correspondiente escritura notarial de apoderamiento. Como también la condición de administrador de una compañía, que puede resultar del nombramiento como tal en la escritura de constitución de una sociedad o de un acuerdo posterior de la junta de socios, normalmente elevado a público en una escritura notarial. Respecto de algunos atributos, la credencial notarial puede concurrir con otra credencial como una certificación registral (así la condición de propietario de un inmueble o de administrador de una compañía). Pero hay casos en que la única credencial con plena eficacia jurídica -que nadie te puede rechazar fuera de los tribunales- es una escritura notarial, como es el caso de la titularidad de participaciones de una SRL, o la condición de apoderado en el ámbito civil, o de heredero (para lo que se requiere o bien un testamento notarial o uno ológrafo pero adverado notarialmente o bien un acta notarial de declaración de herederos abintestato).

“Una vez que las copias autorizadas electrónicas quedan liberadas del circuito cerrado y seguro en el que circulaban antes, es una evidente ventaja para su usabilidad, pensando en los terceros ante los que se quiere hacer valer este documento, la incorporación de un csv para permitir la posibilidad de un cotejo con un ejemplar de la misma copia accesible en una web segura del notariado, como se supone ha de ser la SEN, lo que elimina la necesidad de verificación de la firma electrónica del notario que la ha expedido”

Pues bien, -como resulta de lo que he empezado diciendo- hasta hace poco más de un año, la única forma de acreditar con pleno valor jurídico en relaciones directas entre particulares estos atributos que derivan de actos o negocios en los que ha intervenido un notario -que, como digo, son los que suelen tener más relevancia para nuestra vida patrimonial- era la copia autorizada en papel del correspondiente documento notarial. La única credencial posible era la tradicional copia autorizada en papel, una credencial que, por tanto, tenía uno que llevar consigo para cualquier actuación presencial y que, por supuesto, siendo un documento de papel, no se podía hacer valer en un entorno online.
Además, tratándose de una copia en papel, ésta se crea en un momento determinado, normalmente un momento muy próximo en el tiempo al del otorgamiento del documento original (lo que en la jerga notarial se conoce como la “matriz”) y refleja únicamente el estado del documento original en ese momento. Si el negocio documentado se modifica posteriormente o si se deja sobrevenidamente sin efecto en todo o en parte en virtud de un nuevo otorgamiento, por ejemplo, por el otorgamiento ante el mismo u otro notario de una escritura de revocación de un poder, ello no constará en la copia emitida a no ser que esta se vuelva a presentar al notario que la expidió para que este lo haga constar en ella mediante la pertinente nota. De manera que una credencial notarial, la copia autorizada de una escritura de poder, puede estar circulando en el tráfico, en poder del apoderado, aunque el atributo correspondiente ya no exista, porque el poder en cuestión se ha revocado por el que fue poderdante.
Esto, por supuesto, da lugar a un problema muy grave, tratándose en particular de poderes civiles para los que no existe ningún sistema de registro público que permita conocer a los terceros si un poder sigue o no vigente. La normativa reglamentaria notarial trata de proteger a los poderdantes limitando la posibilidad de que el apoderado solicite una nueva copia de la escritura de poder salvo que esté expresamente autorizado para ello por el poderdante. De manera que se supone que un poderdante sabe cuántas copias autorizadas se han puesto en circulación de la escritura de poder que otorgó y lo que debe hacer cuando revoca el poder es solicitar del apoderado que le restituya la copia autorizada del poder para poder destruirla, retirando así de circulación la credencial que se creó en su día, y ello porque se supone que la ley (el artículo 1219 del Código civil) protege al tercero que confía en la apariencia de existencia y subsistencia del poder que resulta del hecho de que el apoderado presente una copia autorizada de la escritura de poder.
Pues bien, es evidente que a estas alturas, en una sociedad cada día más digitalizada y con las posibilidades de conectividad y de circulación de la información de que disponemos, es un completo absurdo que se suscite semejante problema.
Que la única credencial con valor jurídico del documento notarial en el tráfico entre particulares fuera la copia autorizada en papel hace ya tiempo que era una limitación injustificada de la eficacia en el tráfico de los documentos notariales. De manera que era hora de digitalizar ya de forma generalizada las copias de los documentos notariales, de liberar la copia autorizada electrónica para permitir que circulase con toda la facilidad y velocidad que permite la electrónica fuera de ese circuito cerrado donde se había restringido su uso en el año 2001. Pero debemos darnos cuenta también, para entender la reforma, que en este nuevo régimen de libre circulación de las copias autorizadas electrónicas puesto en vigor a partir de noviembre de 2023, este nuevo elemento de la copia colgada en la nube y con acceso mediante csv no es una ocurrencia caprichosa del legislador. Por una parte, como he indicado, va exactamente en la misma línea de lo que promueve eIDAS2 con su wallet de identidad digital europea, que es el signo de los tiempos, que nos lleva a que podamos hacer todo con el móvil, que llevemos todas nuestras credenciales en el móvil con posibilidad de verificación y actualización de la información online. Pero, además, es algo que viene exigido por la propia liberación de la copia autorizada electrónica. Y ello por dos motivos.

“Lo interesante de la copia notarial en la nube y con acceso mediante csv no es solo que facilita el uso online de esta credencial, en interacciones telemáticas a distancia, sino que facilita el uso de copias de documentos notariales en formato digital en actuaciones presenciales”

El primer motivo es la usabilidad. La ley se podía haber limitado a permitir la remisión de estas copias autorizadas electrónicas a las personas con derecho a copia según la legislación notarial -en principio los otorgantes y sus respectivos sucesores-, con ese elemento de autenticación propio del formato digital que es la firma electrónica cualificada del notario (que garantiza no solo que el documento procede de un determinado notario y la condición de éste, sino también la integridad y no alteración de su contenido). Pero resulta que la verificación de una firma electrónica cualificada como la notarial requiere disponer de un ordenador con un específico software -no vale cualquier Adobe-, la descarga del correspondiente certificado, la verificación a su vez de la autenticidad de este…, todo lo cual puede ser muy engorroso en la práctica. Una vez que las copias autorizadas electrónicas quedan liberadas del circuito cerrado y seguro en el que circulaban antes, es una evidente ventaja para su usabilidad, pensando en los terceros ante los que se quiere hacer valer este documento, la incorporación de un csv para permitir la posibilidad de un cotejo con un ejemplar de la misma copia accesible en una web segura del notariado, como se supone ha de ser la SEN, lo que elimina la necesidad de verificación de la firma electrónica del notario que la ha expedido.
Obsérvese, y esto es extraordinariamente importante, recordando lo que ya he dicho sobre el wallet de identidad digital, que lo interesante de la copia notarial en la nube y con acceso mediante csv no es solo que facilita el uso online de esta credencial, en interacciones telemáticas a distancia, sino que facilita el uso de copias de documentos notariales en formato digital en actuaciones presenciales. El apoderado de un socio se presenta en el lugar donde se va a celebrar en forma presencial una junta general de socios de una sociedad. No tiene que llevar una copia autorizada en papel de la escritura de su poder. Basta que lleve su móvil con su copia digital con el correspondiente csv en formato QR. Entonces -y esto es la clave de la usabilidad-, el presidente no necesita tener allí un ordenador propio o de la empresa al que el apoderado tiene que remitir un e-mail adjuntando la copia electrónica, y en el que tiene que tener instalado y saber usar un programa de edición de pdf con la función de verificación de firmas electrónicas cualificadas para verificar la firma del notario en ese fichero y la integridad de este. Basta con que el presidente o alguien de la mesa tenga un teléfono móvil con conexión a internet en ese momento. Con ese teléfono se escanea el QR que muestra el apoderado en la pantalla de su móvil y en un instante (como cuando en el restaurante accedemos a la carta mediante un QR), el presidente visualiza en su propio móvil la imagen de la copia autorizada del poder que está colgada en la SEN y tranquilamente puede darla por buena. Esto ya lo estamos viviendo en los despachos notariales con los apoderados de algunas entidades bancarias, y realmente es otro mundo en términos de comodidad y también de seguridad, que es una segunda cuestión aún más importante.
Cuando liberamos la copia autorizada electrónica y la dejamos en manos de los particulares como una credencial digital de uso indefinido se produce un efecto muy particular, en concreto, tratándose de poderes de representación: el poderdante que remite a su apoderado esa copia en formato electrónico ya no tiene forma humana de retirar de circulación esa credencial con plenas garantías. El exapoderado siempre se la puede jugar. Una copia electrónica no se puede devolver para que el poderdante la recupere y la destruya. Una copia autorizada electrónica firmada electrónicamente por el notario es un archivo informático, una determinada sucesión de ceros y unos que, como cualquier otro archivo informático, se puede copiar y reproducir n veces y todos los ejemplares creados son exactamente iguales e indistinguibles entre sí. El poderdante que revoca un poder del cual se ha expedido una copia electrónica no tiene forma de saber cuántos ejemplares obran en poder del apoderado ni de conseguir que éste le restituya dicha copia para que no pueda seguir exhibiéndola frente a terceros. Y esto es así por la propia naturaleza de las cosas, en este caso, de las cosas tecnológicas.

“En un entorno de circulación libre de copias en formato electrónico, la protección tanto del poderdante que revoca el poder como de los terceros ante los que puede pretender actuar el apoderado cuyo poder ha sido revocado pasa inevitablemente por el establecimiento de un sistema de ‘registro’, ‘archivo’, ‘repositorio’, o como lo queramos llamar accesible online”

Siendo así, en un entorno de circulación libre de copias en formato electrónico, la protección tanto del poderdante que revoca el poder como de los terceros ante los que puede pretender actuar el apoderado cuyo poder ha sido revocado pasa inevitablemente por el establecimiento de un sistema de “registro”, “archivo”, “repositorio”, o como lo queramos llamar accesible online. Si en el medio digital el poderdante no tiene posibilidad alguna ni de controlar el número de copias del poder que se han puesto y pueden ponerse en circulación en cualquier momento, ni de recuperar y destruir todas esas copias, resulta injustificadamente duro para él que cualquier tercero que confíe en la vigencia del poder cuya existencia se le acredita exhibiéndole una copia electrónica en la que no consta la revocación quede protegido por la ley; como igualmente resulta duro que un tercero de buena fe se vea afectado por la revocación del poder sin haber tenido la posibilidad de conocer esa revocación. Por eso, una vez que liberamos la copia autorizada electrónica de los documentos notariales y la ponemos en manos de los ciudadanos particulares, la “complicación” del sistema con estos nuevos elementos que son el csv y la copia accesible en la SEN no son, como decía antes, una mera ocurrencia caprichosa del legislador, sino una exigencia de la racionalidad del régimen resultante.
Ahora bien, que esta novedad normativa sea conforme con el signo de los tiempos y que venga exigida por razones tanto de usabilidad como de racionalidad y equidad no debe llevarnos a desconocer la radicalidad de la disrupción que supone respecto del sistema notarial tradicional. La reforma trae consigo cambios muy sustanciales de los que hemos de ser conscientes y que exigen una profunda reflexión, y que aquí solo me limito a apuntar: a la propia corporación notarial se le encomienda una importante función en relación con las copias del protocolo notarial, que antes era algo de competencia exclusiva de los notarios individuales; el acceso online al ejemplar de cotejo mediante el csv no tiene nada que ver con la tradicional legitimación para obtener una copia de un documento notarial, pues se trata de un acceso automático y anónimo, disponible para todo el que conozca el csv correspondiente y lo pueda introducir en la casilla prevista al efecto en una web pública, para lo que, en la práctica, basta con escanear un código QR que debe estar inserto en cualquier copia en este formato que se ponga en circulación; incluso podemos pensar que la distinción entre protocolo notarial y registro público empieza a difuminarse porque si este repositorio de copias electrónicas accesible mediante csv ha de contener información actualizada sobre la vigencia del documento en cuestión -por excelencia la revocación de una escritura de apoderamiento civil-, entonces debería pesar sobre cualquier tercero ante el que se exhiba una copia en formato electrónico la carga de consultar ese repositorio, porque toda la información allí contenida le debería ser oponible.

Palabras clave: Copia autorizada electrónica, Código seguro de verificación, Cartera de identidad digital, Atributo, Credencial, Sede electrónica notarial.
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