Los notarios no fuimos nunca taxidermistas documentales, porque nuestros documentos son seres vivos; reviven cada vez que se utilizan; no nacen para morir en el protocolo, sino que son por sí mismos una forma de comunicación, que se proyecta socialmente a través de sus copias.

Esta función social de los documentos públicos exige su adaptación a los nuevos medios electrónicos de la denominada sociedad de la información. Congruentemente, nuestra Ley del Notariado fue madrugadora, pues se han cumplido casi veinte años de la introducción en su artículo 17 bis de los documentos notariales en soporte electrónico.
Las copias notariales constituyen desde entonces una realidad. Sin embargo, el legislador quiso ser prudente, a la hora de regular la exhibición de la copia electrónica autorizada, dada su naturaleza intangible; por ello, restringió su ámbito a las remitidas a funcionarios públicos y exigió, por demás, que se libraran para una finalidad concreta. Esta doble limitación ha quedado obsoleta. Es preciso que se amplíe su circulación con carácter general, también a los particulares y sin necesidad de librarlas para una finalidad concreta.
Hoy en día resulta indefendible que las copias autorizadas electrónicas no puedan expedirse a personas particulares cuando disponemos de los medios técnicos necesarios. De ahí que el Consejo General del Notariado haya venido solicitando con reiteración desde hace tiempo una reforma legal en este sentido.

“El Notariado ha desarrollado un sistema para que a través de su sede electrónica se puedan otorgar on line documentos de naturaleza mercantil, caso de las pólizas, moratorias y actos societarios, como también poderes específicos, entre ellos los electorales”

Y la cuestión no se reduce a las copias. También es preciso aprovechar los nuevos recursos digitales, singularmente la videoconferencia, que puede acoplarse con las debidas precauciones y garantías a determinados instrumentos notariales. El Notariado, consciente de ello, ha desarrollado un sistema para que a través de su sede electrónica se puedan otorgar on line documentos de naturaleza mercantil, caso de las pólizas, moratorias y actos societarios, como también poderes específicos, entre ellos los electorales.
Tenemos la esperanza de que esta proposición, pese a la dificultad del momento -que sin embargo aliviaría- finalmente obtenga cobertura normativa, pues responde a una efectiva demanda social y permite prestar eficazmente la función notarial en línea, es decir sustituyendo en estos casos la presencia física por la telemática. Este procedimiento podría evitar más del cuarenta por ciento de los desplazamientos a las oficinas notariales, en beneficio de la sociedad en general y de aquellas personas en particular que se encuentran afectas a limitaciones de movilidad.
Éste es el camino que se ha abierto paso en Francia, Estonia y en vías de desarrollo respecto de Alemania, Holanda, Bélgica y otros países del entorno notarial europeo.

“El Consejo General del Notariado va a abrir 'El portal del Ciudadano' para la remisión de copias simples y otros cometidos permitidos por la legalidad vigente”

Entretanto, el Consejo General del Notariado va a abrir “El portal del Ciudadano” para la remisión de copias simples y otros cometidos permitidos por la legalidad vigente. La sede electrónica notarial, bien acreditada tras diecinueve años de existencia, funcionaba hasta ahora como un circuito interno. El nuevo portal representa una exteriorización parcial de la misma, una vía de acceso para los fines indicados y para otros igualmente posibles, en su caso pendientes de habilitación normativa como las propuestas de que hemos hecho mérito.
Creemos que esta apertura expresa ese compromiso de fidelidad para con la sociedad, que está en nuestro genoma; en este sentido, si se nos permite la licencia histórica, tal vez el hecho de ser escriba alentara la decisión de Cneo Flavio, cuando en el 304 antes de Cristo publicó las fórmulas jurídicas hasta entonces secretas e hizo colocar en el foro romano las tablas que designaban los días fastos -hábiles para juicios- en pro de la seguridad jurídica y del conjunto de los ciudadanos. Salvando las evidentes distancias y más allá de la anécdota, ese mismo espíritu es el que anima este portal notarial; en resumidas cuentas, un foro telemático a disposición de los ciudadanos con la finalidad de aproximar en mayor medida nuestra función a la sociedad.