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REVISTAN71-PRINCIPAL

ENSXXI Nº 71
ENERO - FEBRERO 2017

Por: JOSE ANTONIO MÁRQUEZ GONZÁLEZ
Notario de Orizaba (México) y Consejero de la UINL

 

A PROPÓSITO DE LA RESOLUCIÓN DE LA DGRN DE 14 DE SEPTIEMBRE DE 2016

I. Presento a continuación en forma esquemática las actividades más importantes  de los notaries public de los Estados Unidos de América. Este tipo de funciones conforman, según creo, uno de los sectores más representativos y homogéneos de los notariados que han sido calificados como “de origen diverso” o “pertenecientes a otras familias jurídicas”. Reduciré mi examen a los instrumentos más comunes o importantes que un notary produce en los Estados Unidos. Son, por su nombre técnico en inglés, los siguientes: affirmations, acknowledgments, verifications of fact, affidavits, jurats, attestations y  copy certification.

1. Affirmations. Esta especie de ratificación (affirmation) consiste en una declaración jurada de la verdad de los hechos contenidos en un instrumento y equivale legalmente a un juramento (oath). La ley se cuida de precisar que no es necesario “invocar a un ser supremo”, ni usar algún derivado del verbo jurar, ni tocar o besar algún libro sagrado, según reza la Sección 2-2(3) de la Model Notary Act (MNA), 20101. Pero, ¿qué pasa si una persona tiene un credo distinto o simplemente no cree en Dios? En el primer punto la Corte de Illinois ha dicho que la diferencia en el credo religioso resulta irrelevante, siempre que se crea en un ser supremo (Hroneck v. People, Illinois, 1890)2; en el segundo punto, respecto a la condición manifiestamente atea, la Corte ha llegado a la misma conclusión, siempre y cuando el testigo en efecto asuma con seriedad la formalidad, sagrada o no, de su declaración (U.S. v. Saget, U.S., 1993)3. En ambos casos la Corte ha dicho además que puede sin duda desestimarse la expresión o no, por escrito, de la fórmula “¡Que Dios te ayude!” (So help you God!) que recalcan los jueces al recibir la declaración jurada. Por último, la relevancia de la declaración funciona en ambos extremos, es decir, tanto en el particular que emite la declaración jurada como en la autoridad que la recibe.
No es necesario levantar la mano derecha para hacer la declaración, pues basta con un “yo digo” o “yo afirmo”, y en efecto, encontré una sentencia de 2008, en Nebraska, que dice que no se requiere de ningún acto ceremonial en particular y basta reducirlo precisamente a la simple firma4.
Un oath puede ser escrito o puede ser oral, según lo han decidido las Cortes, y ya se ve que es de naturaleza muy solemne y formal. Traduce en la práctica las disposiciones de la Cuarta Enmienda de la Constitución, que se refiere a juramentos, según se declaró en la sentencia State of Wisconsin v. Tye, Wisconsin, 20015.
La Revised Uniform Law on Notarial Acts (RULONA), 2010,  remite aún al concepto de affirmation, pero subsumido como especie del concepto genérico de verification. Una “verificación” para reconocer que una declaración es verdadera, puede hacerse a través de un oath o de una affirmation6. Así pues, el concepto de verification es más amplio y puede comprender, además de las formas comúnmente aceptadas de oath o affirmation, el affidavit o la deposition, según la doctrina judicial más reciente7.
2. Acknowledgments. El reconocimiento de firmas (acknowledgment) consiste por el contrario en una comprobación de que el acto reconocido en efecto tuvo lugar, pues se produce a través de una declaración formal ante el funcionario. No desciende a examinar el contenido del acto realizado, pues el notary se limita a recoger la declaración oral y a plasmarla en un documento. Como lo han declarado recientemente los tribunales, la única razón lógica que exige la intervención del notary es evitar el riesgo de que la firma no sea auténtica8.
El acknowledgment cumple tres funciones: autenticar el instrumento, conferir valor probatorio al acto y posibilitar su acceso al registro9. En particular esta última función, posibilitar su acceso al registro, ha sido destacada por diversas sentencias10.
3. Verifications of fact. El levantamiento de cierto tipo de actas (verifications of fact) se encuentra previsto en los §§2-19(2), 2-22 y 5-1(6) de la MNA. Esta actividad se refiere a la revisión de ciertos registros para verificar datos como la fecha de nacimiento, muerte, matrimonio o divorcio, o la verificación del nombre de los padres, cónyuge, descendencia o parentela. Con ello la ley uniforme se aparta ostensiblemente de la tradicional función de los notary y abre nuevas competencias que pueden ser muy útiles en escenarios internacionales -como la adopción de infantes extranjeros (§2-22, Comment, MNA)-. El notary debe necesariamente actuar a petición de parte, pero no se requiere la presencia del solicitante11 y aun su intervención puede propiciarse por medios electrónicos12. De esta forma, tampoco se exige en estos actos que el solicitante se identifique o firme en el registro.
4. Affidavits. Un affidavit es una declaración escrita y espontánea que se rinde acerca de ciertos hechos, ya sea bajo juramento o simplemente bajo ratificación. Así el affidavit debe reunir los siguientes elementos: aparecer en forma escrita, contener una declaración espontánea y voluntaria y ratificarse con un posterior juramento delante del notary13. Como en el caso del acknowledgment, el notary también expide a su vez un documento por escrito que contiene la declaración y las circunstancias en que fue verificado.
En algunos casos, la ley sanciona como declaraciones delictivas la falsedad en los affidavits (declaration under penalty of perjury). Es una figura propia, pues se trate de una declaración no jurada. Sin embargo, este tipo de declaraciones no tienen validez en algunas jurisdicciones estatales, aunque sí se aceptan habitualmente a nivel federal -en lugar del affidavit-.
Los affidavits suelen ser de diversos tipos. Una forma particular de affidavits son las declaraciones hechas por ciertos profesionistas, especialmente médicos y abogados. Se conocen como professional statements, y consisten en declaraciones específicas sobre ciertos hechos, destinadas a presentarse en juicio. Son muy frecuentes y útiles, porque tienen un valor similar al de los dictámenes periciales14.
5. Jurats. Un acto “juramentado” (jurat)15 es muy parecido, porque también exige la comparecencia personal del interesado y desde luego acreditar sin dudas su identidad. Se trata de un documento que aún no tiene firmas, pues éstas deben imponerse precisamente en presencia del notary (§2-7, MNA). La imposición de la firma significa también el reconocimiento del contenido del documento -en lo que se asemeja a una affirmation y se distingue del acknowledgment-, pero ya se ve que el jurat es una simple declaración, producida en este caso delante del notary, que se anexa al documento original (un affidavit) y que precisa las características de quién lo hace y en qué momento lo produce. El jurat no tiene que ver con la confección misma del acto, pues solamente verifica los hechos contenidos en el documento. Es usado muy comúnmente en los affidavits, sobre todo cuando la declaración va a producir efectos en un proceso judicial.
6. Attestations. Una figura cercana es la declaración (attestation) porque puede, en sus consecuencias, ser equivalente al reconocimiento. Pero en este caso la declaración se produce por un tercero que guarda el carácter de testigo de la formalización de un instrumento (lo que nosotros llamamos “testigo instrumental”).
7. Copy certification. La certificación de copias (copy certification) puede hacerse en relación con documentos que se presenten al notary -ya sea en formato papel o en formato electrónico-, o con documentos que el propio notary deba localizar. Tiene como limitación el hecho de que no pueden ser documentos que consten en otros registros públicos -como actas del estado civil o escrituras-, o que estén reservados a la certificación del funcionario que los custodia, pero  se advierte una nueva tendencia en el levantamiento de actas en otros archivos ajenos,  en términos de la MNA. Según he visto, la redacción notarial de estos documentos es muy breve (los documentos certificados con su original pueden simplemente decir así: “This is a true copy of the original document. The said copy has not been altered in anyway”).
En resumen, la diferencia que la doctrina y la jurisprudencia consignan entre el acknowledgment y la declaración jurada (oath), es que el primero consiste en una especie de ratificación respecto de un acto o instrumento que ya se verificó en el pasado, y como dije, califica por tanto el instrumento, mientras que en el caso de la declaración jurada se califican los propios hechos contenidos en el instrumento16. Al propio tiempo, un acknowledgment se diferencia de un affidavit porque el primero consiste en un reconocimiento de que el documento que contiene el acto fue efectivamente firmado, mientras que un affidavit (por ejemplo una verification) es un documento que se anexa a una declaración que ya existe, en virtud de la cual se confiesan ciertos hechos17. También se diferencia de la figura de la attestation porque en esta última interviene una tercera persona que guarda la cualidad de haber presenciado directamente los hechos, por ejemplo la firma del acto, si intervino como testigo. A su vez, una attestation sólo constata la veracidad de la firma, sin prejuzgar sobre el contenido del documento, como sí sucede en el caso del jurat18.
Un affidavit expresa hechos que se consideran ser rigurosamente ciertos y que constan de primera mano a la persona. No se aventuran pues opiniones o conclusiones19. Un oath, en cambio, es una especie de promesa o compromiso sobre un acto que va a realizarse necesariamente en el futuro. Un affidavit se distingue de un testimonio judicial (deposition) porque el affidavit se produce por una parte involucrada en el acto, no requiere citación de la contraria ni careo con otras personas (cross-examination) y se expresa en forma escrita; el testimonio, en cambio, exige la intervención de una persona que presenció los hechos, pero que formalmente resulta ajena a sus consecuencias, y se trata de una declaración oral obtenida en forma compulsiva y con igual posibilidad de hacer repreguntas.
II. Redacción de certificaciones. De acuerdo a la doctrina tradicional, las certificaciones deben llevar el lugar y la fecha, el carácter oficial del funcionario que las redacta, la declaración expresa de que el interesado (principal) efectivamente compareció ante el funcionario, el reconocimiento o confirmación del acto, la firma del notario, su sello y la fecha de terminación del cargo. En la práctica, no obstante, la redacción de las certificaciones es muy simple, pues es muy común que aparezcan redactadas en un lenguaje breve y directo que apenas si consume dos renglones y, en efecto, así lo prescriben la mayoría de las leyes notariales y en especial aquellas que optan por un formato breve y lacónico, pues consignan apenas el Estado, el Condado, la fecha y el nombre del compareciente, y la firma, el sello, el cargo oficial del funcionario  y el plazo de expiración. La ley se refiere a estos formatos como “short form certificates”  (Sect. 16, RULONA). Aparecen así:

State of ____________________________________
[County] of _________________________________
This record was acknowledged before me on ______
(date) ________ by ___________________________
(name(s) of individual(s) _______________________
Signature of notarial officer_____________________
Stamp
Title of office ________________________________
[My commission expires: ______________________]

La gran mayoría de los Estados norteamericanos poseen estos formatos tan breves; algunos pocos, no. Los Estados de California, Georgia, Nueva York y particularmente Luisiana, poseen formatos más extensos con una redacción más completa. La MNA ha reducido el número de estas certificaciones apenas a un total de cinco. Son las siguientes: reconocimiento a título individual; reconocimiento de facultades de representante; verificación bajo juramento o afirmación; reconocimiento por haber sido testigo o haber presenciado imposición de firmas, y certificación de la copia de un registro.
Este es el texto del formato de la MNA (§ 9-4) para un General Acknowledgment Certificate:
§ 9-4 General Acknowledgment Certificate.
A notary shall use a certificate in substantially the following form in notarizing the signature or mark of any person acknowledging on his or her own behalf or as a partner, corporate officer, attorney in fact, or in any other representative capacity:

[State] of __________
[County] of _________
On this _______ day of __________, 20___, before me, the undersigned notary,  
personally appeared ______________________ (name of document signer),
    (personally known to me)
    (proved to me through identification documents, which were
    _____________________,)
    (proved to me on the oath or affirmation of ____________, who is
    personally known to me and stated to me that (he)(she)
    personally knows the document signer and is unaffected by the document,)
    (proved to me on the oath or affirmation of ____________ and
    ____________, whose identities have been proven to me
    through identification documents and who have stated to me
    that they personally know the document signer and are
    unaffected by the document,)
to be the person whose name is signed on the preceding or attached document, and
acknowledged to me that (he)(she) signed it voluntarily for its stated purpose(.)
    (as partner for _____________, a partnership.)
    (as __________ for __________, a corporation.)
    (as attorney in fact for __________, the principal.)
    (as __________ for __________ (a)(the) _____________.)
                                        ______________________________
                                       (official signature and seal of notary)

Recientemente el Estado de California añadió a los reconocimientos de firma -e inmediatamente antes de la certificación del funcionario- la leyenda “Yo certifico, BAJO LA PENA DE PERJURIO según las leyes del Estado de California, que la declaración anterior es verdadera y correcta”.
III. En conclusión, puedo afirmar que la figura de los notary public en algunos Estados de la Unión Americana ha logrado, en los últimos años, una evolución técnica legislativa en buena medida favorable a la función, tal y como ésta ha sido catalogada tradicionalmente en los Principios del Notariado Latino. Ello puede apreciarse especialmente en algunos instrumentos legislativos como la RULONA, la MNA, y algunas otras leyes locales como las de Alabama, Florida y California -cuyos notariados conforman la llamada National Association of Civil Law Notaries, NACLN-.
Es importante destacar que los avances más notables han tenido lugar, primero, en el campo de la actuación notarial desarrollada por medios electrónicos de comunicación y en segundo lugar, en el hecho de que se tiende a una cierta uniformidad legislativa a nivel nacional -no exenta de tropiezos-.

(*) Una versión anterior de este ensayo fue presentada con motivo de las Reuniones Institucionales de la Unión Internacional del Notariado (UINL) en Lima (2013) y en Budapest (2014). Esta nueva versión, corregida, adicionada y actualizada, se reproduce con permiso de las autoridades de la Comisión de Cooperación Notarial Internacional (CCNI).
1 “Based on personal honor and without invoking a deity or using any form of the word swear”. También puede verse en el mismo sentido una vieja sentencia, Preston v. State of Tennessee, 115 Tenn. 343, 90 S.W. 856, 1905.
2 Hroneck v. People, 134 Ill, 139, 24 N.E. 861, 1890.
3 U.S. v. Saget, 991 F.2d, 37 Fed. Evid. Serv. 643, 11th Cir., 1993.
4 “The signature of the officer is a corporal act which is generally sufficient to meet the requirement of execution under oath”.
“Oaths to affidavits ordinarily are not required to be administered with any particular ceremony, but the affiant must perform some corporal act before the officer whereby the affiant consciously takes upon himself or herself the obligation of an oath” (Moyer v. Nebraska Department of Motor Vehicles, 275 Neb. 688, 747 N.W.2d. 924, 2008; In re Interest of Fedalina G., 272 Neb. 314, 319, 721 N.W.2d 638, 643, 2006).
5 State of Wisconsin v. Tye, 248 Wis.2d 530, WI 124, 636 N.W.2d 473, 2001.
La Cuarta Enmienda reza: “The right of the people to be secure in their persons, houses, papers, and effects, against unreasonable searches and seizures, shall not be violated, and no warrants shall issue, but upon probable cause, supported by oath or affirmation, and persons or thing to be seized”.
6 “Verification on oath or affirmation means a declaration, made by an individual on oath or affirmation before a notarial officer, that a statement in a record is true” (Sect. 2, 15, RULONA).
7 In re Petition for Writ of certiorari as to determination of Election on Brookings School District’s Decision to Raise additional General Fund, 85, 649 N.W. 2d 581, S.D., 2002.
8 “The rationale for notarization is to avoid the risk that the signature will not be authentic” (Herrero v. Cummins Mid-America, Inc., 930 S.W.2d 18, Mo. Ct. App. W.D., 1996).
9 Corpus Juris Secundum, volume 1A, Thomson West, Eagan, 2005, p. 126.
10 State ex rel. Anderson v. Paulus, 283 Or. 24, 583 P.2d 531, 1978; New Mexico Properties, Inc. v. Lennon Industries, Inc., 95 N.M. 64, 618 P.2d 12228, 1980; Jamieson v. Jamieson, 912 S.W.2d 602, Mo. Cir. App. E.D. 1995, y Zamjahn v. Zamjahn, 02-871, 839 So.2d 30, La. App., 2003.
11 Requester of fact, dice la ley uniforme para referirse al solicitante de este tipo de actos y diferenciarlo de un principal.
12 Aunque parezca difícil entenderlo, la jurisprudencia norteamericana se ocupó un tiempo acerca de la validez de certificación de firmas de los juramentos ante notary por vía telefónica (Abernathy v. Harris, 183 Ark., 22, 34 S.W.2d 765, 1931) y también -más recientemente- por video. Pocos años después modificó estas decisiones concluyendo que los juramentos a larga distancia no son válidos y que los affidavits telefónicos deben considerarse irrelevantes frente a la ley (Kadota Fig. Ass’n of Producers v. Case-Swayne Co., 73 Cal. App. 2d 815, 167 p.2d 523, 3d Dist., 1946.
13 Las sentencias Phoebe Putney Memorial Hosp. v. Skipper, 235 Ga. App. 534, 510 S.E.2d 101, 1998; Holmes v. Michigan Capital Medical Center, 242 Mich. App. 703, 620 N.W.2d 319, 2000, y Churchill v. Mayo, 224 S.W.3d 340, Tex. App. Houston 1st Dist., 2006, recalcaron estas tres cualidades.
Un caso excepcional es el de Luisiana, donde la ley exige que cuando se trate de la afectación de bienes muebles o inmuebles o de cualesquiera otros derechos, tangibles o no, debe levantarse un affidavit notarial de corrección por dos notarios, delante de dos testigos (art. 2.1A, Notary Public Law, NPL, Title 35).
14 Gilbride v. Trunnelle, 620 N.W.2d 244, IA., 2000.
15 La nueva ley de 2010 ya no recoge más las denominaciones, algo anticuadas, de jurat y de attestation. La primera por su carga semántica religiosa, y la segunda porque se refiere a declaraciones de testigos, no del directamente interesado.
16 Esta diferencia fue puntualmente establecida por la sentencia H.A.M.S. Co. v. Electrical Contractors of Alaska, Inc., 563 P.2d 258, Alaska, 1977, y ratificada un año después en State of Connecticut v. Grant, 176 Conn. 17, 404 A.2d 873, 1978.
17 Eveleigh v. Conness, 261 Kan. 970, 933 P.2d 675, 1997.
18 Kellner v. Christian, 539 N.W.2d 685, 689, Wi., 1995.
19 Así lo consideró la sentencia Lindley v. Midwest Pulmonary Consultants, P.C., 55 S.W.3d. 906, Mo. Ct. App. W.D., 2001.