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Por: PEDRO CARRIÓN GARCÍA DE PARADA
Notario de Madrid

 

El 26 de julio se publicó en el Diario Oficial de la Unión Europea el Reglamento (UE) 2016/1191, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea. Entró en vigor a los veinte días, pero ha sido el pasado 16 de febrero de 2019 cuando ha entrado definitivamente en aplicación (art. 27) en todos los Estados de la Unión Europea.
La Unión quiere facilitar la libre circulación de sus ciudadanos, y una forma de hacerlo es garantizar que al menos ciertos documentos públicos puedan circular libremente. Las iniciativas iniciales fueron muy ambiciosas, porque buscaban no solo suprimir las formalidades externas que habitualmente se les exigían, sino también el reconocimiento y la aceptación de los documentos públicos en general, de forma que desplegasen los más amplios efectos jurídicos más allá de las fronteras del Estado de origen. Me limito a recordar, porque creo que no debemos olvidarla, la Resolución del Parlamento Europeo de 18 de diciembre de 2008 (conocida entre muchos como “Resolución Medina” por haber sido el europarlamentario Manuel Medina su ponente). Al final, el Reglamento 2016/1191 se ha limitado a suprimir la exigencia de ciertas formalidades externas en determinados documentos públicos.

En efecto, el reglamento se aplica, por razón de su contenido, solo a ciertos documentos públicos, que necesariamente han de tener su origen en un Estado miembro y buscan ser presentados o utilizados en otro Estado miembro. Concretamente, han de establecer alguno o algunos de los siguientes hechos: a) el nacimiento; b) que una persona está viva; c) la defunción, d) el nombre (o cambio de nombre), e) el matrimonio, la capacidad para contraerlo y el estado civil (considerando 13); f) el divorcio, la separación judicial y la anulación del matrimonio; g) la unión de hecho registrada, incluida la capacidad para inscribirse como miembro y la condición de tal de una unión de hecho registrada; h) la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de la misma; i) la filiación, j) la adopción, k) el domicilio o la residencia (interpretadas conforme al derecho nacional de cada Estado), l) la nacionalidad (también interpretada conforme al Derecho nacional), m) la ausencia de antecedentes penales (antecedente 16). También se aplica a los documentos exigibles para ejercitar su derecho de sufragio activo o pasivo en las elecciones al Parlamento Europeo o municipales en el Estado miembro de su residencia a ciudadanos que no son nacionales de ese mismo Estado (art. 2).
Aclara el reglamento que tales documentos deben ser expedidos por las autoridades de un Estado miembro de conformidad con su Derecho nacional (considerando 6) y que no se les puede obligar a expedir documentos públicos que no existen en virtud de aquél (considerando 7). El reglamento no busca modificar el Derecho material de los Estados miembros (considerando 18).
El reglamento no debe aplicarse a los pasaportes ni a los documentos de identidad expedidos en un Estado miembro, ya que no están sujetos a legalización ni a otra formalidad similar cuando se presentan en otro Estado miembro (considerando 10), ni se aplica -y esto es importante- a los documentos relativos al estado civil expedidos en base a los Convenios 2, 16, 33, 34 y 27 de la Comisión Internacional del Estado Civil (considerando 11). Esto permite disponer de diferentes alternativas para acreditar unos mismos hechos.

“La Unión quiere facilitar la libre circulación de sus ciudadanos, y una forma de hacerlo es garantizar que al menos ciertos documentos públicos puedan circular libremente”

El reglamento se extiende a los documentos públicos que acrediten los hechos enumerados, tanto si son originales como si se trata de copias certificadas de los mismos (por ejemplo, testimonios judiciales o copias autorizadas notariales) realizadas por una autoridad competente del Estado miembro en que se haya expedido el original (considerando 8). No se aplica a las copias de las copias certificadas (considerando 8), o sea, por ejemplo, a los testimonios notariales. Se extiende también el reglamento a las versiones electrónicas de los documentos públicos, ahora bien, solo si el Estado miembro de destino las admite, ya que corresponde a cada Estado miembro determinar si pueden presentarse documentos públicos en formato electrónico y en qué condiciones (considerando 9).
El reglamento no se aplica a los documentos públicos que traten de cuestiones distintas de las mencionadas, salvo que el legislador, más adelante, decida ampliar su ámbito de aplicación (ver art. 26). Han quedado fuera del proyecto inicial cuestiones inicialmente previstas, propias del ámbito inmobiliario y del societario (por ejemplo, hechos relativos a la personalidad jurídica y la representación de una sociedad). También quedan fuera los documentos expedidos por particulares y los documentos públicos expedidos por autoridades de terceros Estados, incluso aunque hayan sido aceptados previamente como auténticos por las autoridades de un Estado miembro (considerando 17). A unos y otros se les continúa aplicando el régimen vigente hasta ahora.
El reglamento no garantiza de forma absoluta la libre circulación -o sea, el reconocimiento o aceptación- de los documentos públicos, o copias certificadas, a que se refiere. Dichos documentos pueden ser rechazados por razón de su fondo, susceptible de control, ni tienen asegurados sin más el despliegue de efectos jurídicos por razón de su contenido (art. 2.4 y considerando 18 in fine).
Se limita a simplificar, incluso a suprimir, trámites administrativos, puramente formales, que ralentizaban (pérdida de tiempo) y encarecían (elevaban el costo) el uso de tales documentos públicos (considerandos 3, 19 y 20).
a) De ahí que suprima la exigencia de apostilla (el Convenio de La Haya de 1961 está vigente en todos los Estados miembros) o legalización u otros requisitos formales equivalentes, habituales hasta ahora.
No obstante, cualquiera puede solicitar que en su documento conste la apostilla. Tampoco podrá ser rechazado un documento por el simple hecho de estar apostillado. Los Estados miembros no los rechazarán y se limitarán a informar de que ya no se necesita esa formalidad entre Estados miembros (considerando 5).
b) Además, para reducir al máximo las necesidades de traducción, y siempre, evidentemente, que se hallen redactados en alguna de las lenguas oficiales en el Estado miembro de destino, el reglamento ofrece para la mayoría -no todos- de los hechos enunciados (art. 7.1) impresos estándar multilingües (art. 7.2), que se deben adjuntar, sin valor jurídico autónomo, a los documentos públicos (o sea, no los sustituyen). El propio Reglamento aclara que no son equivalentes a los extractos o copias literales de actas del registro civil, los extractos plurilingües de actas del registro civil, los extractos plurilingües y codificados de actas del registro civil o las certificaciones plurilingües y codificadas de actas del registro civil establecidos por los Convenios nº 2, 16, 27, 33 y 34 de la Comisión Internacional del Estado Civil (considerando 22). Si el documento público va acompañado de un estándar impreso multilingüe queda exento de la exigencia de traducción cuando la autoridad a la que se presente dicho documento considere que la información incluida en el impreso es suficiente para tramitar el documento público (art. 6.1.b). De ahí que los Estados miembros deban comunicar a la Comisión los documentos públicos a los que pueden adjuntarse tales impresos, ya que no todos permiten trasladar su contenido a esos impresos estándar, y cita como ejemplo de caso difícil, las resoluciones judiciales (considerando 23). En definitiva, no se trata de traducir todo el documento público, sino de extraer de él aquella información mínima necesaria para acreditar el hecho jurídico que se pretende, de forma tal que quien reciba aquél se cerciore sin más, por ejemplo, de que una persona está viva, ha muerto, está soltera, casada, viuda, divorciada o, también, separada, o unida en pareja registrada, su capacidad para casarse o unirse, su domicilio o residencia, si hay matrimonio o unión registrada, la ausencia de antecedentes penales. No olvidemos los Convenios de la Comisión Internacional del Estado Civil que también sirven.

“Se limita a simplificar, incluso a suprimir, trámites administrativos, puramente formales, que ralentizaban y encarecían el uso de tales documentos públicos, como la apostilla. Mediante formularios se facilita, incluso evita, la traducción”

Además, ordena el legislador europeo que se acepte la traducción jurada realizada por una persona habilitada en cualquier Estado miembro (art. 6.2). Podrá presentarse el original del documento público (si lo exige el Estado de destino) o copia certificada del mismo, sin que quepa exigir ambos, y deberá aceptarse la copia certificada aunque esté realizada en otro Estado miembro (art. 5). Entendemos, de acuerdo con los considerandos, que deberá haberse emitido por las autoridades competentes del Estado miembro de origen.
El reglamento es compatible con lo que dicen otros reglamentos o convenios internacionales respecto de las mismas materias concretas que aquél regula. Pensemos, como ejemplo, en el Reglamento 2201/2003 que, entre otras, regula en materia de crisis matrimonial y de representación familiar, el reconocimiento que merecen las decisiones judiciales y los documentos públicos. Es cierto que esos otros reglamentos o convenios internacionales exigen en ocasiones ciertas formalidades, otras no dicen nada y otras, seguramente más recientes, dispensan de ellas. Pero aunque esas otras disposiciones no dispensen expresamente de las mismas, se acepta que puedan ser excluidas por los Estados contratantes en su legislación nacional o en acuerdos con otros Estados. Reiteramos que en ningún caso impone el reglamento el reconocimiento en un Estado miembro de los efectos jurídicos relacionados con el contenido de un documento público expedido en otro Estado miembro, ni el contenido del Derecho sustantivo de los Estados miembros en las materias objeto de los documentos públicos incluidos en el reglamento. Regula aspectos puramente formales, que incluso los propios Estados miembros pueden simplificar más aún (considerando 47). Tampoco impide el reglamento que los Estados miembros puedan alcanzar acuerdos entre sí concernientes al reconocimiento, aceptación y despliegue de efectos jurídicos de los documentos públicos creados en su seno.
Por último, el Reglamento 2016/1191 vela por su eficacia, viabilidad y utilidad e introduce mecanismos para ello, como son servirse del portal europeo e-justicia para poner información a disposición del público (por ejemplo, sobre las lenguas de redacción de los documentos públicos que aceptarán los Estados miembros, sobre los documentos a los que afecta el reglamento y a los que se puede adjuntar los impresos estándar, sobre las personas competentes para emitir tales documentos), crear un comité ad hoc entre la Comisión y los Estados miembros para hacer seguimiento de su aplicación práctica y luchar contra el fraude; facilitar la cooperación entre autoridades administrativas centrales designadas por los Estados miembros (IMI) para resolver los problemas y dudas que vayan surgiendo (arts. 13 a 16), realizar revisiones periódicas del reglamento.

Palabras clave: Libre circulación de los ciudadanos, Documentos públicos, Unión Europea.
Keywords: Free movement of citizens, Public documents, European Union.

Resumen

Desde el pasado 16 de febrero de 2019 es aplicable el Reglamento (UE) del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea, de forma que deben ser formalmente aceptados sin necesidad de ir apostillados, legalizados o con otras formalidades similares. Además, se facilita su comprensión, minimizando los casos en que es necesaria su traducción, adjuntándoles unos impresos estándar multilingües en los que se extrae la información concerniente al hecho que con ellos se quiere acreditar. En definitiva, se facilita acreditar que una persona ha nacido, está viva, ha muerto, está soltera, casada, viuda, divorciada o, también, separada, o unida en pareja registrada, su capacidad para casarse o unirse, su domicilio o residencia, nacionalidad, si hay matrimonio o unión registrada, la ausencia de antecedentes penales o que se goza del derecho de sufragio activo o pasivo. Sin olvidar otros reglamentos o convenios internacionales ni los de la Comisión Internacional del Estado Civil, con los que el reglamento debe convivir. El reglamento no suprime el control de fondo del documento ni impone el reconocimiento de los efectos jurídicos que aquél pueda producir en el Estado miembro de origen.

Abstract

The Regulation (EU) of the European Parliament and of the Council of 6 July 2016 promoting the free movement of citizens by simplifying the requirements for presenting certain public documents in the European Union has been in force since 16 February 2019, and as such those documents must be formally accepted with no need for apostilles, legalisation or any other similar formalities. These documents are made easier to understand by minimising the cases in which translation is necessary, and attaching standard multilingual forms to them containing the information about the circumstances they certify. In short, it is easier to prove that someone was born, is alive, has died, is single, married, widowed, divorced or separated, is a member of a registered partnership, their eligibility to marry or form a partnership, their address or residence, nationality, whether they are registered as married or within a union, their lack of a criminal record and their entitlement to the right to vote or to stand for election. This is in addition to other regulations and international agreements, and those of the International Commission on Civil Status, which exist alongside the new regulation. The regulation does not abolish a review of the substance of the document, or impose recognition of the legal effects that it may have in the Member State of origin.