CONFERENCIA DICTADA EN EL ILUSTRE COLEGIO NOTARIAL DE MADRID, SALÓN ACADÉMICO, EL 26 DE FEBRERO DE 2026

La implantación del protocolo digital supone una transformación profunda de la función notarial. La incorporación del documento público al entorno electrónico no solo transforma el soporte en el que se conserva la escritura, sino también la forma en que la información jurídica puede ser estructurada, gestionada y utilizada en el tráfico jurídico y administrativo. Pedro José Garrido Chamorro reflexionó en su conferencia sobre cómo puede evolucionar hacia una base de datos jurídica interoperable, reforzando la eficiencia, la seguridad y el valor documental público de la información notarial

El protocolo digital, tal como el mismo es definido en el artículo 17.bis de la Ley del Notariado, tras la reforma introducida por la Ley 11/2023, constituye un avance que debe ser valorado muy favorablemente por las ventajas de mayor facilidad de uso del protocolo y seguridad en su conservación que introduce. En su realización efectiva por el momento se ha configurado este protocolo electrónico, como no podía ser de otro modo, como un reflejo en formato digital y encriptado de los sucesivos textos (la matriz y las diligencias añadidas a la misma) que previamente se recogen en el papel. Sin embargo, esta inicial forma de proceder es susceptible de una revisión que, simplificando los procedimientos notariales, puede aumentar notablemente la eficiencia del funcionamiento de las oficinas notariales, y a la vez reforzar el valor no solo jurídico, sino también informativo, del protocolo notarial.
Hay dos clases de datos incorporados al protocolo digital: los que resumen el contenido del negocio jurídico formalizado y son consignados en el índice único (lo que podríamos describir como metadatos sustantivos del negocio) y que forman parte del protocolo electrónico en la medida en que son datos o información que se extraen por el notario (en el ejercicio de su función y mediante su firma electrónica) de la matriz o póliza incorporada al mismo, y los datos referentes a las diferentes diligencias que se practican en la matriz tras su autorización. Unos y otros pueden ser objeto de un tratamiento y manejo bastante más avanzado.
Porque si los documentos públicos son ante todo un texto que formula un negocio jurídico, de modo que los matices y la precisión de su redacción definen el alcance y efectos jurídicos de ese negocio, no se puede olvidar que a la vez el documento, una vez formalizado, experimentará un reiterado manejo en sus múltiples gestiones ulteriores (privadas, fiscales, administrativas, registrales, etc.). Por ello, para optimizar ese manejo del documento, en definitiva, en lugar de construirlo únicamente como una acumulación de textos con sus variadas redacciones, es posible pensarlo a la vez como un paralelo conjunto estructurado y ordenado de datos sobre el negocio jurídico, capaces de transmitir una información de forma comprensible, interoperable y fácilmente importable, más otro conjunto de datos que recogen la información relevante que configura cada una de las diligencias de incorporación ulterior a la matriz.

“El protocolo electrónico tendría la configuración de una base de datos debidamente estructurada, donde cada uno de los datos en ella registrados tendrá su significado y valor jurídico propios”

A) Los datos del negocio jurídico formalizado son los referentes a su objeto (finca, precio, valor, etc.), las personas que en él intervienen, el tipo de transacción formalizada (transmisión del dominio, constitución de un derecho real, operación sucesoria, modificación material del objeto, acto societario, etc.), los hechos jurídicos que se producen con posterioridad a su otorgamiento y que deben tener su reflejo en la matriz (ratificación, revocación, rectificación), etc.
Pues bien, la incorporación de esos datos del negocio jurídico formalizado como tales al índice, pero también a la respectiva matriz digital, y eventualmente a la copia electrónica, en un formato interoperable (XML u otro equivalente), potenciaría de forma muy destacable el valor del documento público notarial, en la medida en que no sólo facilita el manejo de cada escritura, sino que además dota a cada uno de esos datos de un significado (efecto probatorio, incluso) potenciado por la legitimación que les brinda la fe pública notarial, es decir, por su valor documental público. Por ejemplo, en la actualidad el notario verifica el cambio de titularidad en Catastro de las fincas transmitidas mediante la remisión, con su firma electrónica, de los datos referentes a la transmisión (identidad de transmitente y adquirente, de la finca, etc.): el hecho de que los mismos estén firmados electrónicamente por el notario hace que la Administración pública, sin realizar necesariamente una comprobación del texto de la escritura, de por verificada la transmisión y la refleje directamente en su base de datos. Esta forma de operar bien puede extenderse a muchos otros supuestos, lo que dotará a la escritura pública de una potencialidad exponencialmente superior, en su uso y circulación.
B) A la vez, las ulteriores adiciones a la matriz electrónica (referentes a las diferentes diligencias posteriores a su autorización) pueden formularse como una sucesiva incorporación de meros datos que resumen el contenido o significado de cada una de las actuaciones practicadas: presentación en los distintos registros, notificaciones al Catastro, Ayuntamientos, etc., recepción de acuses de recibo de dichas presentaciones, notificación de las actuaciones practicadas por dichas oficinas, etc. Cada dato debería quedar por tanto incorporado al protocolo electrónico de forma relativamente automatizada, ya que tanto el dato en sí como el contexto en que el mismo se recibe, expresivo de su significado, son controlados y determinados exclusivamente por la aplicación Signo.

“Esta forma de operar hará mucho más ágil y eficiente tanto la formación sucesiva de los contenidos del documento como la consulta o manejo posterior de la información que contiene”

En consecuencia, bastaría que toda esa información (es decir, los datos que integran la respectiva diligencia, con el formato de meros datos, pero dotados de un significado concreto que configurará el contenido de la misma) que sucesivamente se va agregando a la matriz sea ordenada de forma automatizada desde Signo, y presentada de forma conjunta cada día al notario para que lo firme todo de forma unitaria. Cabe incluso plantearse si ello se podría hacer mediante una firma automatizada del notario análoga a las firmas de órgano para la “incorporación y cotejo” de la diligencia (dotando a esa comprobación, su fecha, hora y contenido, de la fuerza probatoria que esa firma electrónica automatizada le proporcionaría), y realizándose el definitivo “depósito” de la diligencia (es decir, de los datos que configuran su contenido) al protocolo digital mediante la firma electrónica normal del notario.
Esta forma de operar hará mucho más ágil y eficiente tanto la formación sucesiva de los contenidos del documento como la consulta o manejo posterior de la información que contiene (ya que permitirá un acceso directo al dato relevante, en lugar de la búsqueda del mismo en el texto de las sucesivas y heterogéneas diligencias incorporadas a la matriz). Y el hecho de estar firmado electrónicamente por el notario da a esos datos, como venimos señalando, valor documental público.
La formación del protocolo electrónico mediante este mecanismo tiene por lo demás la indudable ventaja de la prevención de errores: lo que hace actualmente el notario es incorporar al protocolo las sucesivas diligencias en formato de texto (que contiene los datos que va recibiendo a través de Signo), que un empleado del despacho va descargando en Signo y trasladando a papel. En ese trasvase se pueden producir errores u omisiones, que son materialmente muy difíciles de controlar por el notario, comprobando la información recibida mediante Signo para cada escritura o póliza. Pero, puesto que se trata de datos que se incorporan al protocolo electrónico por el hecho de haberlos recibido en Signo, lo más lógico es realizar una incorporación semiautomática de lo que se vaya recibiendo, mediante una comprobación automatizada de la pertinencia de los datos que integran cada diligencia (fundada en el simple hecho de haberse recibido y autenticado los mismos a través del sistema Signo), y seguidamente la firma por el notario en bloque de todo el conjunto de datos y diligencias recibidos, que se realizaría sólo en la esfera digital y produciría su depósito en el protocolo digital.

“El concepto del documento público electrónico requiere una reformulación que tendrá el efecto de potenciar al máximo su utilidad como instrumento de la moderna economía digital”

De este modo, el protocolo electrónico, al lado de los textos jurídicos o negociales que forman cada escritura o póliza y que quedarían depositados en el mismo tras su autorización, tendría la configuración de una base de datos debidamente estructurada, donde cada uno de los datos en ella registrados tendrá su significado y valor jurídico propios. Para facilitar el manejo y comprensibilidad de esos datos, bastaría con definir de forma previa y estable el correspondiente interfaz, en forma de texto del respectivo tipo o clase de diligencias, que permitirá la trasposición de los datos a un texto legible y comprensible cada vez que se haya de expedir una copia o testimonio de la matriz completa, o de la diligencia.
Insistimos en que este planteamiento tendrá una triple ventaja: por un lado, hace enormemente más eficiente y sencilla la formación del protocolo digital (en el proceso de incorporación a la matriz de las sucesivas y muy numerosas diligencias que requiere), reduciendo además el riesgo de errores que conlleva un proceso manual de volcado en cada matriz de los sucesivos y numerosos textos. En segundo lugar, la ordenación de esa información en un formato digital más avanzado potencia enormemente su utilidad, ya que el protocolo quedará así configurado como un repertorio de datos acreditados, accesibles y consultables por quien esté debidamente legitimado para ello, con la agilidad y garantía de las bases de datos digitales. Finalmente, el hecho de que toda esa fuente de datos sea incorporada diariamente (incluso con una periodicidad menor) a la matriz electrónica mediante la firma del notario, otorga a estos datos el valor documental público que permitirá una prueba reforzada de los hechos que se han producido (los datos del negocio documentado, y tras su formalización los hechos subsiguientes, como la presentación en el Registro de la copia autorizada en una determinada fecha, el eventual rechazo de esa presentación por un defectuoso funcionamiento del sistema registral, la fecha en que se ha producido la calificación o la inscripción y su contenido, etc.).
Finalmente, esta forma de proceder puede hacer mucho más sencillo y eficiente el manejo del documento público en el tráfico, sea por los órganos de la Administración pública o por particulares (por ejemplo, entidades financieras que manejen las copias de sus poderes o préstamos hipotecarios pueden importar automáticamente los datos de cada documento, e incluso en el caso de los poderes realizar un bastanteo automático si las facultades en ellos incluidas se parametrizan de forma organizada -el proyecto ACAFE fue un precedente lleno de interés en este sentido-).

“El tratamiento y manejo más avanzado de los datos del protocolo generará una importante serie de efectos beneficiosos a los que no se puede renunciar”

Ahora bien, todo este proceso necesita una fundamentación jurídica sólida que sea capaz de dar su valor y significado jurídico a los datos, a partir de una definición clara del concepto del protocolo digital, de los datos y de su cualidad de documento público. Porque el concepto del documento público electrónico requiere una reformulación, que tendrá ese efecto de potenciar al máximo su utilidad como instrumento de la moderna economía digital. Para ello es preciso definir una serie de conceptos:
1.- El concepto de documento, que se amplía modernamente, de forma que no sólo son documentos los textos articulados que transmiten una información, sino otros objetos materiales o inmateriales, y en último término los datos aisladamente generados y manejados, en cuanto unos u otros sean también capaces de esa transmisión informativa.
2.- La definición del entorno o contexto tecnológico en que los datos se generan y almacenan en la esfera digital, que les da su significado y por tanto su valor documental, con base en la construcción de ese entorno por la entidad que lo organiza, y el control del origen, significado y autoría o imputabilidad de cada dato.
3.- Definido de esta forma el concepto del documento digital, en el que quedan claramente subsumidos los datos digitales dotados de un significado, el hecho de que sobre los mismos se proyecten por el notario los controles que habitualmente realiza en toda su labor documental les atribuirá sin duda el valor del documento público, y por tanto la fuerza legitimadora que es propia del mismo.
4.- La adicional fundamentación de la posibilidad de atribución a los datos así gestionados del valor documental público que aquí se propone, sobre la base de la identidad con el tratamiento y significado que al documento administrativo (también público) se le da en la normativa sobre el documento administrativo electrónico (la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y especialmente la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público).
5.- La exportación, como fase final, del dato con su significado, o lo que es lo mismo, la generación del texto de la “diligencia” de la matriz, sobre la base de “la información necesaria para reproducirlo” asociada a cada dato y aportada por el entorno que es la base de datos incorporada al protocolo digital, para cada matriz que forme parte del mismo. Y junto a ello, la comunicación con terceros del dato interoperable como tal, con la definición de su significado.
A partir de este planteamiento, el tratamiento y manejo más avanzado de los datos del protocolo que proponemos generará una importante serie de efectos beneficiosos, a los que no se puede renunciar. Por ello, es importante la potenciación por el Notariado del protocolo digital tal como está en la actualidad configurado, algo que sin duda se hará con la calidad y el acierto con que durante tantos años lleva trabajando Ancert.