ACTAS NOTARIALES

Quizás la primera vez que el Notariado español reaccionó como un cuerpo unitario a una catástrofe natural fue tras la erupción del volcán de La Palma. En esa situación, la lava cubrió completamente una gran parte del territorio, haciendo que las fincas, rústicas o urbanas, desaparecieran completamente, incluyendo edificaciones, cultivos y cualquier otro elemento que hubiera a su paso. Además, la tipología de terreno en La Palma partía de la realidad de que no existían títulos de propiedad de muchas de las fincas afectadas: no es que se hubieran perdido las copias de las escrituras, es que no había escrituras.

La situación en la DANA de Valencia ha tenido otras características distintas: el terreno más afectado ha sido eminentemente urbano, la inundación ha sido imprevisible, ha existido daño físico importante en ciertas notarías y, lo que es peor, se ha llevado consigo la vida de más de 200 personas. En consecuencia, a diferentes problemas, hay que aplicar diferentes soluciones.
Las circunstancias extraordinarias que se produjeron con la DANA motivaron que el 31 de octubre de 2024 se reuniera la Junta Directiva del Colegio Notarial de Valencia y tomara una serie de medidas que posteriormente acabarían reconocidas en el Real Decreto-ley 6/2024.

“Es imprescindible resaltar que la existencia del protocolo electrónico notarial desde la entrada en vigor de la Ley 11/2023 ha evitado la destrucción de muchos documentos públicos notariales”

La primera tuvo relación con las notarías, 64 en total en los Distritos notariales afectados, de las cuales unas 30 perdieron la conexión con los servidores y muchas de ellas tardaron días en volver a estar localizables, incluyendo al menos 7 notarías arrasadas por estar, en todo o en parte, en planta baja. Estas primeras decisiones fueron dirigidas a dar apoyo de todo tipo, incluido logístico e informático. Es imprescindible resaltar que la existencia del protocolo electrónico notarial desde la entrada en vigor de la Ley 11/2023 ha evitado la destrucción de muchos documentos públicos notariales.
Paralelamente se aumentó la intensidad del asesoramiento a los afectados para resolver dudas generales, como la localización, búsqueda y obtención gratuita de copias simples de las escrituras perdidas relacionadas con inmuebles que habían sido perjudicados por la DANA, así como para la tramitación de las actas notariales a las que luego nos referiremos.
En este ámbito, y entre otras medidas, se amplió la frecuencia del Servicio de Atención al Usuario incluyendo la colaboración voluntaria de notarios jubilados para reforzar dicho servicio; también la asistencia telefónica con un incremento de casi un 49% en las llamadas telefónicas, con picos de casi 2.000 llamadas diarias; y por supuesto el correo electrónico, creando la cuenta para atender al público afectadosdana@valencia.notariado.org en la que se han contestado más de 3.300 correos electrónicos.
Vamos a detenernos más en otra de las medidas implementadas: las actas notariales. De todos es conocido que uno de los elementos probatorios más inminentes cuando hay, o puede haber un daño, son las actas notariales. Las actas de presencia, en los casos en los que era posible su realización, que inicialmente fueron muy pocos debido a las restricciones físicas y legales para circular y entrar en las zonas afectadas, fueron realizadas tanto por notarios de los lugares afectados, como por el resto de notarios de la Comunidad Valenciana, que fueron especialmente habilitados para ello por la Junta Directiva primero, y por el Real Decreto-ley 6/2024 después.

“Se aumentó la intensidad del asesoramiento a los afectados para resolver dudas generales, como la localización, búsqueda y obtención gratuita de copias simples de las escrituras perdidas”

Además, debe tenerse en cuenta la situación de insalubridad y peligrosidad física en la que esas intervenciones se deberían haber realizado: GARCÍA PARRA recuerda que no puede compelerse al notario cuando exista imposibilidad física o un riesgo evidente, como dijo la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 28 de noviembre de 2003 que entendió justificada la denegación de funciones por parte del notario en un supuesto en que el requerimiento implicaba acceder a un tejado con evidente dificultad para ello, argumentando que tal pretensión excedía de la capacidad normal de actuación de cualquier persona para desarrollar su actividad sin riesgo).
Por ello, era imposible pensar que la solución pudiera venir por realizar actas presenciales, tanto por lo apuntado como por la extensión de la zona afectada, lo que hubiera hecho imposible asimilar tal volumen en tan poco tiempo, incluso con habilitaciones especiales. Por eso, y a la vista de la experiencia derivada de la Ley 11/2023, especialmente de la relación telemática con los particulares por medio de la sede electrónica notarial y de la disponibilidad de copias autorizadas electrónicas con código seguro de verificación, se optó por una iniciativa novedosa, como es la habilitación de un canal telemático gratuito para que se solicitaran por los interesados actas de protocolización de los documentos gráficos de que dispusieran, sin intervención presencial del particular y sin presencia física del notario.
Estas actas comenzaron a desarrollarse de manera inmediata al acuerdo de la Junta de 31 de octubre, y escasamente cuatro días después, teniendo además en cuenta que el día 1 de noviembre fue festivo, y los días 2 y 3 de noviembre fin de semana, se comenzaron a recibir las primeras solicitudes. Poco después, concretamente el día 5 de noviembre, las actas fueron expresamente reconocidas en el Real Decreto-ley 6/2024, al que ahora nos referimos. Actualmente, se han atendido casi 11.000 solicitudes por notarios de toda España.

Regulación de las actas notariales para la constatación de hechos relacionados con la DANA en Valencia
El Real Decreto-ley 6/2024, de 5 de noviembre, contiene en el capítulo VI medidas en el ámbito notarial, dice la Exposición de Motivos, “con el fin de facilitar la actividad en estas materias, garantizando el servicio al ciudadano y la seguridad jurídica”. Las medidas notariales, en lo que nos incumbe, se encuentran en el artículo 43, cuyo número 1 dice que “Los notarios llevarán a cabo medidas de apoyo a los afectados a fin de prestar asesoramiento notarial, recuperar documentación destruida, facilitar la prueba documental de derechos existentes y dar solución a otras dificultades”.

“Se amplió la frecuencia del Servicio de Atención al Usuario incluyendo la colaboración voluntaria de notarios jubilados con un incremento de casi un 49% en las llamadas telefónicas, con picos de casi 2.000 llamadas diarias, contestado más de 3.300 correos electrónicos”

En lo que nos ocupa, es de resaltar que el propio artículo 43 ya circunscribe las medidas en el ámbito de facilitar prueba documental de derechos existentes. Esto es relevante porque los efectos probatorios que producen los documentos notariales se pueden predicar, sin excepción de estas actas, habida cuenta que son una categoría documental notarial, concreta con encaje en el reglamento notarial. Además, el ámbito de esas actas no es el acreditar, sino el facilitar la prueba, que es un escalón distinto.
Uno de los medios para ello, es el reconocido en el artículo 43 número 2, que in fine dice que “no devengarán derechos arancelarios las actas notariales telemáticas, urgentes y autorizadas sin presencia física del notario por el procedimiento habilitado en la sede electrónica notarial”.
La finalidad de las actas notariales es la constatación de hechos, de acuerdo con los artículos 144 y 198.1 RN. Por ello, estas actas de protocolización se circunscriben únicamente a la esfera de los hechos, y de ahí que el artículo 211 RN diga que “las actas de protocolización tendrán las características generales de las de presencia (…)”. Si analizamos el artículo 199 RN, que trata de las actas de presencia, precisamente ratifica esta idea al decir que “acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. El notario redactará el concepto general en uno o varios actos, según lo que presencie o perciba por sus propios sentidos, en los detalles que interesen al requirente, si bien no podrá extenderse a hechos cuya constancia requieran conocimientos periciales”.
No obstante, es relevante indicar que, el hecho de tener las características generales de presencia, no necesariamente las convierte en actas de presencia, sino que tienen independencia y entidad propia. De ahí que haya una regulación específica de ellas en el artículo 214 RN, que dice que “También pueden ser protocolizados mediante acta los documentos públicos de todas clases, los impresos, planos, fotograbados, fotografías o cualesquiera gráficos cuya medida y naturaleza lo consienta, al efecto de asegurar su respectiva identidad y su existencia respecto de tercero en la fecha de la protocolización”.

“Era imposible pensar que la solución podía venir por realizar actas presenciales”

En consecuencia, los requisitos formales son distintos, y tienden a centrarse más en los hechos que en lo sujetos. Eso se confirma cuando el artículo 198 RN continúa diciendo que serán aplicables a las actas notariales los preceptos relativos a las escrituras matrices, con las modificaciones siguientes:
Capacidad. Artículo 198.1.º En la comparecencia no se necesitará afirmar la capacidad de los requirentes, ni se precisará otro requisito para requerir al notario al efecto, que el interés legítimo de la parte requirente y la licitud de la actuación notarial, salvo que por tratarse del ejercicio de un derecho el notario deba hacer constar de modo expreso la capacidad y legitimación del requirente a los efectos de su control de legalidad. Recordaba NOVOA SEOANE que las actas no tienen, en sentido estricto, otorgamiento, porque en las actas no se presta consentimiento, ni siquiera es necesario que el requirente esté conforme con los hechos consignados por el notario.
Identificación. Artículo 198.2.º No exigen tampoco la dación de fe de conocimiento, con las excepciones previstas en el párrafo anterior, y salvo el caso de que la identidad de las personas fuere requisito indispensable en consideración a su contenido. Lo ratifica el artículo 23 de la Ley del Notariado, que exige la dación de fe de identidad únicamente en las escrituras públicas y en aquellas actas que por su índole especial lo requieran, lo cual no es aplicable a este caso, al no requerirlo. Recuerda GARCÍA PARRA que “no son lo mismo las puras actas de presencia acreditadoras de hechos objetivos, (…) que aquellas otras actas que por sí mismas pueden tener eficacia en la conservación, ejercicio o defensa de derechos del requirente”. Además, es necesario tener en cuenta que muchas de las personas que han instado estas actas han perdido sus propios documentos de identificación.

“Actualmente, se han atendido casi 11.000 solicitudes por notarios de toda España”

No unidad de acto. Artículo 198.3.º No requieren unidad de acto ni de contexto, pudiendo ser extendidas en el momento del acto o posteriormente.
Firma. Artículo 198.8.º Las actas notariales se firmarán por los requirentes y se signarán y rubricarán por el notario, salvo que alguno de aquellos no pudiere o no supiere firmar, en cuyo caso se hará constar así. Quedarán a salvo aquellos supuestos de urgencia libremente apreciados por el notario. Por tanto, tampoco es necesario hacer constar la firma del requirente, ya que, en el caso de constatación de meros hechos con urgencia, como es el caso, apreciados por el notario, éste puede dispensar de la misma en el documento.

Especialidades en materia de rogación
También plantea especialidades la forma en que se practica el requerimiento, como ocurre en el artículo 205 RN, en sede de actas de notificación: admite el requerimiento a distancia, flexibilizando el requerimiento en casos urgentes, y exige que la firma le sea conocida o aparezca legitimada, pero dicho requisito no puede aplicarse respecto de las actas de protocolización, puesto que en las actas de notificación sí es relevante la identidad de la persona que insta la actuación notarial. Mutatis mutandi, este artículo puede ser aplicado por analogía al caso de las actas de protocolización en que no es necesario dar fe de identidad y capacidad, flexibilización más aún el requerimiento.
Dice GARCÍA PARRA que no debe aplicarse la “rogación a distancia para actas que supongan el ejercicio de un derecho y que exigirían la personación ante el notario a fin de que pudiera éste comprobar la identidad, capacidad y legitimación del requirente, y ello, aunque por tratarse de un requerimiento urgente, la firma de éste se posponga a un momento posterior. Sólo así cabría entender las normas más restrictivas que el propio Reglamento recoge para actas de este tipo, por ejemplo, en el artículo 205 a propósito del requerimiento por carta con firma legitimada o que el notario conozca”. Esta afirmación es, sensu contrario, coherente con lo afirmado.

Efectos de las actas de protocolización
Las actas telemáticas no agotan sus efectos en un procedimiento único, por lo tanto, no se pueden configurar como actas “para” una actuación concreta. Tampoco se dirigen a constatar un daño “contra” una entidad concreta, ya sea aseguradora, Consorcio de Compensación de Seguros o cualquier otra, sino a documentar un hecho objetivo, con toda la trascendencia y utilidad que eso tiene.
En consecuencia, los efectos de las actas pueden no ser inmediatos, como también pueden serlo: igual pueden servir para, como unas fotografías tomadas y compartidas de manera privada, sustentar o añadir elementos de prueba a una reclamación económica al seguro iniciada en plazo con ocasión directa de la DANA; como lo pueden ser para justificar en el futuro frente a cualquier reclamación de un tercero al afectado la situación física del inmueble, mercancías u otros en un momento determinado.

“Los notarios llevarán a cabo medidas de apoyo a los afectados a fin de prestar asesoramiento notarial, recuperar documentación destruida, facilitar la prueba documental de derechos existentes y dar solución a otras dificultades”

Los efectos probatorios de los documentos notariales son indiscutibles, basta una remisión general a las normas de prueba de la LEC para darse cuenta de ello: las actas notariales, en general, sean del tipo que sean, cumplen una función social, al ser un funcionario público quien constata o acredita, según el tipo documental, el contenido del documento, sobre todo en circunstancias como las que hemos vivido en que físicamente era imposible actuar. No obstante, no debe pensarse en estas actas en clave de una prueba exclusivamente judicial, sino que lo natural es que produzca sus efectos también en el ámbito extrajudicial.
Como recuerda RODRÍGUEZ ADRADOS, el contenido esencial del acta de protocolización, según el mismo artículo 211, es el hecho de quedar unido el expediente al protocolo", y este hecho no puede ser realizado por otra persona que el notario, que es el responsable "de la integridad y conservación de los protocolos”. Por tanto, no producen los mismos efectos que las actas de presencia en sentido estricto, ni tampoco se pretende porque son tipos distintos de documentos notariales. Recuerda RODRÍGUEZ ADRADOS que los efectos generales de las actas de protocolización están resumidos en la Resolución de 13 de diciembre de 1985: “asegurar su conservación e identidad y dar autenticidad a su fecha, si es que ya no la tuviera, todo ello de acuerdo con el artículo 1.227 del Código Civil”.
Pero es que además del efecto estrictamente jurídico, también tienen una vertiente práctica y de ordenación del procedimiento, al resultar el documento público como un cauce unificador de datos y fotografías, así como de otras cuestiones como la referencia catastral, cuando se ha informado, y de su relación con el sistema Copernicus de Catastro, que localiza la propiedad afectada o el lugar en que se encontraba el bien dañado, siendo un efecto práctico importante.

Palabras clave: DANA, Notariado, Actas.
Keywords: Valencia flooding, Notarial profession, Records.