DIGITALIZACIÓN NOTARIAL Y REGISTRAL

La relación entre el Notariado y el Registro Civil viene de lejos. Son varios los documentos que tradicionalmente se han otorgado ante notario que son susceptibles de inscripción en el Registro Civil; pensemos sin ir más lejos en las capitulaciones matrimoniales o en el nombramiento de tutor en disposición testamentaria, por ejemplo. Tradicionalmente, el modus operandi era sencillo, aunque lento; en la mayoría de los casos se otorgaba el documento ante el notario y era el propio ciudadano el que tenía que desplazarse y presentar su copia autorizada al Registro Civil, sin que por parte del notario en numerosas ocasiones se pudiera saber cuándo el documento público quedaba finalmente inscrito. Por otro lado, y como es sabido, son numerosas las certificaciones del Registro Civil que se necesitan en el día a día de una notaría, y que de nuevo en la mayoría de los casos era el ciudadano afectado el que debía acudir al Registro para solicitarlas. No había, por tanto, una relación bidireccional entre notaría y registro que permitiese una comunicación fluida entre ambas instituciones.

Esta relación se ha visto fuertemente intensificada por varios motivos. En primer lugar, el aumento de competencias atribuidas al Notariado como consecuencia fundamentalmente de la Ley 15/2015 de la Jurisdicción Voluntaria. Esa ley implicó la modificación del Código Civil y de la Ley del Registro Civil para permitir a los notarios tramitar expedientes que afectan directamente al estado civil de las personas y que contienen por tanto documentos públicos que son susceptibles de inscripción en el Registro Civil; expedientes matrimoniales, matrimonio y divorcio, o actas de jura y promesa de nacionalidad; materias éstas cuya competencia es compartida con los letrados de la Administración de Justicia y que implicaron un marco de actuación totalmente nuevo para el Notariado, mostrando, una vez más, la confianza del legislador en la función notarial, como pilar de la seguridad jurídica preventiva y titular de la fe pública en el ámbito extrajudicial. A ello habría que unir la Ley 8/2021 de modificación de la legislación civil y procesal para el apoyo de las personas con discapacidad en el ejercicio de su capacidad jurídica, ley en sí misma fundamental por otros muchos motivos de los que no me corresponde hablar aquí y que, en el ámbito que nos ocupa, supone de nuevo la ampliación de documentos susceptibles de comunicación por parte del notario al Registro Civil, ya que, por un lado, establece que las medidas de apoyo de carácter voluntario han de ser otorgadas necesariamente en escritura pública, como forma de ser, y por otro impone expresamente al notario la obligación de comunicar la autorización de tales documentos al Registro Civil; así lo establece por ejemplo el artículo 260 del Código Civil tras la reforma que, con relación a los poderes preventivos, expresamente señala “El notario autorizante los comunicará de oficio y sin dilación al Registro Civil para su constancia en el registro individual del poderdante”, adaptándose el texto del precepto a la nueva realidad del Registro Civil.

“El Registro Civil ha sufrido una enorme transformación como consecuencia de la entrada en vigor en su totalidad, el 30 de abril de 2021, de la Ley 20/2011 del Registro Civil”

Otro de los motivos que ha llevado a esa intensificación de las relaciones entre Notariado y Registro es, precisamente, esa nueva realidad de los Registros Civiles. El Registro Civil ha sufrido una enorme transformación como consecuencia de la entrada en vigor en su totalidad, el 30 de abril de 2021, de la Ley 20/2011 del Registro Civil. Esta ley supuso un cambio radical en la configuración de los Registros Civiles como los conocíamos hasta ahora. El Registro Civil pasa a ser un registro de personas, con un Registro Civil único para toda España, y creando un registro individual para cada persona, a través del código personal para cada una que se crea desde que se realiza la primera inscripción, y practicándose en ese registro individual el resto de las inscripciones que puedan afectar a la persona (1), frente al sistema tradicional de carácter territorial y dividido en cuatro secciones: nacimiento, defunción, matrimonio y tutelas y representaciones legales. A ello se añade que la llevanza de tales registros sea ahora asignada a los letrados de la Administración de Justicia (2).
Nos encontramos por tanto con importantes transformaciones desde el punto de vista sustantivo tanto para el Notariado como para los letrados de la Administración de Justicia, con mayores competencias para ambos y asunción por parte de los letrados de la Administración de Justicia de la llevanza y gestión de los Registros Civiles. Y todo ello inmerso en otra transformación, esta vez de carácter tecnológico. Comenzando por los Registros Civiles, la entrada en vigor de la Ley 20/2011 implicó también un proceso de digitalización del Registro, a través de la implantación de la aplicación informática DICIREG, por la que toda la información del Registro Civil queda digitalizada, lo que supone, por un lado, la posibilidad de acceso por parte del ciudadano por medios telemáticos a través de su firma electrónica y, por otro, la posibilidad de comunicación por parte de los funcionarios públicos, especialmente el Notariado, por esta misma vía. No podemos entrar aquí en los pasos seguidos para la digitalización de los Registros, baste por decir que comenzó con una orden ministerial de 19 de julio de 1999 sobre informatización de los Registros Civiles y que en el año 2024 ha finalizado la implantación de la aplicación DICIREG en los Registros Civiles, comenzando por implantarse en Madrid y Barcelona en el año 2021 y seguidamente en Murcia, en el año 2022, para continuar progresivamente por el resto de España.

“Nos encontramos con importantes transformaciones desde el punto de vista sustantivo tanto para el Notariado como para los letrados de la Administración de Justicia, con mayores competencias para ambos y asunción por parte de los segundos de la llevanza y gestión de los Registros Civiles”

Por parte del Notariado, ese proceso de digitalización viene también de lejos. Fue la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y de orden social, la que introduce el artículo 17 bis de la Ley del Notariado, regulando la copia autorizada electrónica, en ese momento limitada su expedición para su remisión a otro notario, un registrador, o cualquier otro órgano de las Administraciones Públicas o jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio; señalaba también dicha ley en su artículo 107 que “los notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes muebles dispondrán obligatoriamente de sistemas telemáticos para la información, transmisión, comunicación y recepción de información”. La presentación telemática de copias autorizadas electrónicas a los diferentes Registros a través de nuestra Sede Electrónica y con la firma electrónica reconocida del notario es hoy una realidad más que asentada en el día a día de nuestros despachos. A ello se ha unido la Ley 11/2023, de 8 de mayo, que, como sabemos, introduce el protocolo electrónico, permite la expedición y envío de copias autorizadas electrónicas, con su correspondiente código seguro de verificación, a los ciudadanos y permite el otorgamiento por videoconferencia de determinados negocios jurídicos, los establecidos en el artículo 17 ter de la Ley del Notariado.
Todo un proceso de transformación para ambas instituciones que han hecho que sean todavía más las materias que tienen en común, y que ha establecido un nuevo marco de colaboración con innumerables posibilidades que se deben aprovechar.

“En el marco sustantivo son tres grandes tipos de materias las que afectan a la comunicación Notariado y Registros Civiles: cuestiones relacionadas con el matrimonio, expedientes de nacionalidad y cuestiones relacionadas con la Ley 8/2021”

Para concretar, en el marco sustantivo, son tres grandes tipos de materias las que afectan a la comunicación Notariado y Registros Civiles, a saber, cuestiones relacionadas con el matrimonio, expedientes de nacionalidad y cuestiones relacionadas con la Ley 8/2021. En cuanto a la primera de ellas, se han de comunicar al Registro Civil las capitulaciones matrimoniales, expediente matrimonial o de capacidad, matrimonio y separación o divorcio autorizados por el notario. Todos ellos han de remitirse al Registro Civil, la cuestión es qué notario ha de remitirlo y en qué momento. Así, por ejemplo, pensemos en el caso de expediente matrimonial tramitado ante un notario, y matrimonio autorizado por otro. En ese caso, el notario autorizante del expediente matrimonial ha de remitir copia autorizada del expediente de inicio junto con el acta de decisión al notario autorizante del matrimonio, y será éste el que lo remita al Registro Civil.
El segundo gran grupo de materias es el relacionado con las juras o promesas de nacionalidad, tanto por residencia como por opción, cuestión esta que es especialmente importante en determinadas zonas del territorio español y que presenta una casuística enorme y en ocasiones complicada. Así, y por ejemplo, la documentación a solicitar en cada caso dependerá de la numeración del expediente de concesión, o el problema de los apellidos para aquellos ciudadanos en cuya nacionalidad de origen solo tenían uno.
Por último, las cuestiones relacionadas con la Ley 8/2021, es decir, medidas de apoyo de carácter voluntario, materia más conocida para el Notariado, si bien se incrementan el número de documentos susceptibles de envío. Así, poderes preventivos o con cláusula de subsistencia, autocuratela y también las actas de notoriedad acreditativas de la existencia de la guarda de hecho, son susceptibles de comunicación.

“También implica un mayor esfuerzo para notarios y letrados de la Administración de Justicia, y una necesaria comunicación entre ambos, tanto por el mayor número de documentos susceptibles de inscripción, como por las dificultades que implica pasar por un inevitable periodo de transición”

En el ámbito tecnológico partíamos de la remisión por parte del notario de las copias autorizadas en soporte papel de las escrituras susceptibles de inscripción en el Registro por correo certificado y con acuse de recibo, para poder cumplir con la obligación impuesta por la ley. Si bien los Registros Civiles estaban en ese proceso de digitalización que hemos comentado, todavía no existía la intercomunicación entre ambas plataformas que permitiese la presentación por parte del notario de copia autorizada electrónica de la escritura al Registro Civil a través de nuestra plataforma electrónica, garantizando de este modo la necesaria seguridad entre las comunicaciones (recordemos que, de momento, la remisión de copia autorizada al Registro Civil, al ser Administración Pública, no se realiza con CSV, sino que sigue el sistema de la Ley 24/2001 como el envío a cualquier otro Registro). El primer paso a la intercomunicación se dio con la implantación de un sistema provisional en la Oficina General del Registro Civil de Murcia. Dicho sistema permitía la comunicación por parte del notario de copias autorizadas electrónicas de escrituras públicas al Registro Civil en algunas materias, a través del nuestra Sede Electrónica, pero a éste llegaban a través de un sistema de buzones de entrada, sin que hubiese interconexión directa. El paso siguiente fue la integración de las dos plataformas, SIGNO y DICIREG, donde el notario realiza el envío de copia autorizada electrónica a través de SIGNO, dentro de la pestaña “Registros Civiles”, rellenando los campos que en ella se piden, y al Registro Civil llega igualmente por su plataforma, realizando la comunicación de la inscripción por parte del Registro Civil al notario por esta misma vía. Este sistema es ya hoy una realidad en determinadas materias, las relativas a matrimonio y juras de nacionalidad; comenzó en las Oficinas Generales del Registro Civil de Madrid, Barcelona y Murcia y se está implantando ya en toda España. En el otro sentido, el notario también puede solicitar certificaciones al Registro Civil a través de su plataforma electrónica.

“Es imprescindible una comunicación fluida entre las dos instituciones que permita que esas dificultades que puedan ir surgiendo en el día a día en los despachos notariales, o en el Registro Civil, puedan ir solucionándose de manera satisfactoria para todos, redundando de este modo en un mejor servicio al ciudadano”

Las ventajas del sistema son evidentes, el ciudadano ya no tiene que desplazarse al Registro Civil sino que desde su notaría se le entrega su copia autorizada, en papel o electrónica, con los datos de la inscripción en el Registro. También implica, no cabe duda, un mayor esfuerzo para notarios y letrados de la Administración de Justicia, y una necesaria comunicación entre ambos, tanto por el mayor número de documentos susceptibles de inscripción, como por las dificultades que implica pasar por un inevitable periodo de transición, donde convive el envío de copia en soporte papel con el correspondiente oficio para algunos documentos y la presentación telemática a través de nuestra Sede en otros. Algunas de las cuestiones que han ido surgiendo se han resuelto por la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, fundamentalmente a través de dos Instrucciones, una de 3 de junio de 2021 sobre la tramitación del procedimiento de autorización de matrimonio ante notario, y otra de 22 de diciembre de 2021 sobre las declaraciones derivadas de las concesiones de nacionalidad por residencia. Aun así, como sabemos en los despachos notariales, la realidad supera en ocasiones cualquier previsión. Por eso es imprescindible una comunicación fluida entre las dos instituciones, entre el Notariado y los letrados de la Administración de Justicia encargados de los Registros Civiles, que permita que esas dificultades que puedan ir surgiendo en el día a día en los despachos notariales, o en el Registro Civil, puedan ir solucionándose de manera satisfactoria para todos, redundando de este modo en un mejor servicio al ciudadano.

(1) Artículo 5 Ley 20/2011 del Registro Civil.
(2) Preámbulo de la Exposición de Motivos de la Ley 20/2011: La modernización del Registro Civil también hace pertinente que su llevanza sea asumida por funcionarios públicos distintos de aquellos que integran el poder judicial del Estado, cuyo cometido constitucional es juzgar y ejecutar lo juzgado.

Palabras clave: Notariado, Registro Civil, Comunicación.
Keywords: Notarial profession, Civil Registry, Communication.