Acaba de publicarse, el pasado 8 de mayo, la que tal vez sea la más importante reforma de la Ley del Notariado desde su aparición hace ciento sesenta y un años, bajo el rótulo "digitalización de actuaciones notariales".

La digitalización no es una novedad para el Notariado, que hace más de veinte años creó su propio centro tecnológico, lo que le ha permitido, en honor a la verdad, colocarse a la cabeza en el desarrollo digital de la función pública, mediante la interconexión de todos los notarios en una única red (RENO) y la creación de la sede electrónica notarial (SIGNO) que ha permitido la remisión, a partir del 28 de junio 2006, de más de cien millones de copias electrónicas a los Registros y las Administraciones Publicas. Ello unido a la aparición del índice único informatizado en el año 2004 que es la segunda base de datos de España y que ha supuesto el empeño y el esfuerzo, a menudo muy gravoso, de todos los notarios y de sus empleados, obligados a grabar en campos parametrizados los datos requeridos según el tipo de documento, con el fin de cumplir las obligaciones de información impuestas al respecto, de orden tributario, catastral y estadístico. Este índice ha servido para la creación de la base de datos de titular real que es un ejemplo a nivel mundial, reconocida por el GAFI en la lucha contra el blanqueo y la financiación del terrorismo.

“Tal vez sea la más importante reforma de la Ley del Notariado desde su aparición hace ciento sesenta y un años, bajo el rotulo digitalización de actuaciones notariales”

Pues bien, la nueva Ley da un paso decisivo: abre la sede electrónica notarial a los ciudadanos, de manera que en adelante se puedan realizar determinados actos mediante videoconferencia con el notario en la sede electrónica notarial, que alojará asimismo el protocolo electrónico, todo ello con las máximas garantías, pues todos los servicios electrónicos que viene prestando el Notariado han sido catalogados en el nivel más alto de seguridad según el esquema nacional de seguridad.
Ha sido un proceso que se inició hace cosa de seis años, estando en proyecto todavía la Directiva de Herramientas Digitales que se traspone en méritos de la nueva Ley para facilitar la opción de constituir sociedades de responsabilidad limitada a distancia, lo que, finalmente, sobrepasado el plazo de trasposición, se lleva a efecto por esta importantísima ley, permitiendo la sustitución de la presencia física por la telemática gracias a la videoconferencia. Este ha sido el camino seguido por ejemplo en Bélgica y Alemania, que busca conciliar el otorgamiento a distancia con las garantías inherentes a la intervención notarial, al asegurar la prestación de un consentimiento informado y la evitación de fraudes, entre ellos los asociados al blanqueo de capitales.
Hace seis años que el Notariado español a la vista de la Directiva en ciernes encargó a su centro tecnológico un procedimiento para la constitución a distancia de sociedades, lo que permitió, en la peor fase de la pandemia, proponer su aplicación y su extensión a otros documentos susceptibles de adaptarse a la videoconferencia sin poner en riesgo las garantías consustanciales a la intervención notarial. No fue posible entonces, pero la nueva Ley ha recogido aquellas propuestas, extendiendo este procedimiento a las pólizas mercantiles y a ciertos actos unilaterales, así como complementado este objetivo con una reforma de enorme importancia cual es la introducción del protocolo electrónico.

“La digitalización no es una novedad para el Notariado, que hace más de veinte años creó su propio centro tecnológico, lo que le ha permitido, en honor a la verdad, se colocara a la cabeza en el desarrollo digital de la función pública”

La Ley del Notariado, gracias a la reforma introducida por la Ley 24/2001, anticipaba la existencia de la matriz electrónica, pero supeditaba su aplicación a un futuro reglamento cuando las condiciones de la técnica permitieran su extensión y conservación indefinida, en armonía con la naturaleza del documento notarial. Se ha avanzado mucho desde entonces, si bien la conservación en el tiempo del documento sigue siendo un riesgo no suficientemente cubierto por la técnica. Por ello, prudentemente, el legislador ha optado por mantener el protocolo en papel junto con el electrónico. El principio al que responde la Ley es que cada documento notarial poseerá en adelante un doble formato en papel y electrónico o, si se quiere, una doble redacción, alfabética y encriptada. Las ventajas de este doble formato o doble protocolo son enormes en todos los sentidos, pues el protocolo electrónico, frente al carácter estático del protocolo en papel, ostentará un carácter dinámico, al abarcar la vida del negocio jurídico y sus distintas vicisitudes por medio de las notas de coordinación y modificación jurídica, lo que favorecerá, además, la circulación de los documentos notariales, de modo, por ejemplo, que un ciudadano pueda llevar la copia autorizada en su móvil.
En fin, en su conjunto la reforma, que entrará en vigor pasados seis meses de su publicación, implica la confianza del legislador en el compromiso del Notariado con la sociedad, que solo cabe agradecer y corresponder con la mayor atención.