La influencia de las nuevas tecnologías en el mundo contemporáneo es un tema recurrente y transversal. La posibilidad de almacenamiento y tratamiento de datos, en un primer momento a nivel local, y más adelante en redes privadas hasta llegar al desarrollo de la red global, modificó significativamente la actividad económica al suponer un incremento exponencial de la productividad.

Posteriormente, el flujo de información en internet y el desarrollo de las redes sociales ha desbordado el ámbito puramente económico, modificando la forma de acceder al conocimiento y de relacionarse. Las aplicaciones que permiten la recopilación y tratamiento masivo de datos, que surgieron con fines empresariales, han tenido efectos indirectos permitiendo la creación de aplicaciones que permiten predecir y, en cierto sentido, dirigir el comportamiento humano. Por último, este tratamiento masivo de los datos está en la base de la que constituye, hasta ahora, la última novedad tecnológica: los modelos de inteligencia artificial.
La utilización combinada de todas estas tecnologías determina que no exista disciplina que no se vea afectada por las mismas: desde la política a la educación, pasando por la psicología, la sociología, la medicina o el derecho. En muchas de estas áreas la influencia es tan intensa que se habla, con razón, de un cambio de paradigma.
En el ámbito jurídico, la informática y todas sus aplicaciones generan nuevos problemas a los que dar respuesta, como la cuestión que se trata en la Tribuna de este número, de la responsabilidad cuando las decisiones se tomen basándose en sistemas de inteligencia artificial. Asimismo, como consecuencia de los desarrollos tecnológicos, antiguos problemas deben ser objeto de replanteamiento como ocurre con la protección de datos personales o los derechos de propiedad intelectual.
En esta revista hemos hecho referencias a estos grandes debates y, como es lógico, hemos sido más sensibles con los temas que nos afectan especialmente como el de la autenticidad de las manifestaciones y consentimientos que circulan en la red. Dentro de esta general problemática no hemos eludido plantear si determinadas tecnologías, como la firma electrónica, pueden constituir un instrumento de imputación de la autoría de las declaraciones de voluntad fiable y equiparable, en su seguridad, a la actuación notarial.

“La función notarial, que asegura un consentimiento libre y consciente, imputable a un sujeto individualizado en un lugar y tiempo determinados, es irremplazable”

En el estado actual de la técnica, creemos que la función notarial, que asegura un consentimiento libre y consciente, imputable a un sujeto individualizado en un lugar y tiempo determinados, es irremplazable. De hecho, la circulación en la red de publicaciones y declaraciones de autoría discutible ha incrementado el ámbito de la actuación notarial como garantía de autenticidad.
Pero esto no significa que las nuevas tecnologías no influyan sustancialmente en la función notarial. En los últimos treinta años los notarios hemos ido incorporando a nuestra actividad cada vez más aplicaciones informáticas que nos permiten prestar el mismo servicio público de una forma mejorada.
Sin embargo, muchos de estos desarrollos y los servicios vinculados a los mismos son relativamente desconocidos, y sigue existiendo una visión tradicional de la función notarial como algo ajeno, incluso opuesto, a las nuevas tecnologías.
Por ello nos ha parecido oportuno que este número venga presidido por un bloque de artículos en los que, con una pretensión divulgativa, se da noticia de herramientas tecnológicas utilizadas en el ámbito notarial que generan ventajas apreciables para los ciudadanos y las Administraciones Públicas.
Algunas, como el envío telemático a los ciudadanos de la copia autorizada electrónica, son de reciente instauración legal y, por ello, relativamente desconocidas por el público. Sin embargo, su uso generalizado conllevará consecuencias que hoy solo podemos atisbar, entre otras el empleo, hoy episódico, del otorgamiento por videoconferencia, actualmente lastrado por la acreditación de identidades y representaciones a través de documentos en soporte papel.
La extensión de la copia electrónica debe suponer también una mayor utilización de la sede electrónica notarial, como punto de recepción y depósito fiable de los documentos emitidos desde y hacia las notarías. La remisión de documentación necesaria para la preparación de escrituras a través de una plataforma cerrada y que ofrece garantías de la integridad del documento y de la identidad del remitente, ha constituido el medio que permite a las entidades de crédito acreditar el cumplimiento de las obligaciones de información precontractual establecidas en la Ley 5/2019. Partiendo de esta experiencia, puede utilizarse la sede electrónica notarial para el envío de solicitudes de copias, para la creación de repositorios de documentación, o, como se expone en otro artículo de este número, para la instauración de un proceso de cancelación unilateral de la hipoteca a instancia del deudor que actúa como apoderado del acreedor, siempre que esté haya remitido previamente el certificado de cancelación económica a través la sede electrónica notarial.

“En el índice único notarial existe la seguridad para el ciudadano de que los datos sólo se utilizarán para los fines tasados legalmente, custodiados por funcionarios públicos y sin una finalidad comercial”

Otros desarrollos llevan tiempo instalados y son de utilización habitual en nuestras oficinas, como todas las que tienen que ver con la comunicación bidireccional entre Catastro y Notarías. El acceso inmediato y gratuito a toda la información catastral permite que el documento público hoy identifique de forma precisa el objeto del negocio documentado y abre la posibilidad a la rectificación del Catastro en los casos en que las partes aprecian la existencia de discrepancias entre la realidad y los datos catastrales. Paralelamente la comunicación inmediata de los cambios de titularidad provocados por los negocios formalizados en escritura ahorra trámites y desplazamientos a los otorgantes. Un paso más en esta dirección han sido las declaraciones de las alteraciones físicas (segregaciones o agrupaciones) y está en desarrollo la comunicación de las divisiones horizontales con asignación inmediata de las referencias catastrales correspondientes a las fincas resultantes de la división. En todos estos casos se simplifican mediante comunicaciones telemáticas procesos que, no hace mucho tiempo, se demoraban meses, y se reducen los errores como consecuencia de la automatización en el traslado de los datos.
Precisamente el índice único que se crea a partir de la recopilación parametrizada de los datos que se generan con ocasión del otorgamiento de cualquier documento público, y su remisión a un nodo central es, tal vez, el desarrollo informático más importante del Notariado. En la actualidad existe una base de datos en permanente actualización que se utiliza en beneficio exclusivo de los otorgantes y de las Administraciones Públicas.
El incremento de la capacidad de computación ha permitido el almacenamiento de una gran cantidad de datos que luego son objeto de tratamiento para obtener de los mismos una información ordenada y detallada. Esta realidad, que se conoce como big data, tiene múltiples aplicaciones y como efecto más visible y positivo el suministro de datos exhaustivos que facilitan la toma de decisiones políticas, empresariales y personales. El reverso de estas ventajas es el sacrificio de la privacidad y el peligro de que datos personales se utilicen para fines ilícitos o de dudosa moralidad.
Nada de esto ocurre con el índice único notarial en el cual existe la seguridad para el ciudadano de que los datos sólo se utilizarán para los fines tasados legalmente, custodiados por funcionarios públicos y sin una finalidad comercial. Como hemos visto con el ejemplo del Catastro, el dato debidamente discriminado se remite a las distintas Autoridades competentes ahorrando al ciudadano la comunicación individual que tradicionalmente tenía que realizar el interesado a través de desplazamientos físico. Y, con carácter general, esta base de datos está a disposición de la Administración Pública que en cada caso los requiera dentro del ejercicio de sus competencias.

“En los últimos treinta años los notarios hemos ido incorporando a nuestra actividad cada vez más aplicaciones informáticas que nos permiten prestar el mismo servicio público de una forma mejorada”

Pero las Administraciones en cada caso competentes no son las únicas destinatarias de esta información. Aunque es una herramienta relativamente desconocida, conviene recordar que los datos están también a disposición del ciudadano que puede dirigirse a cualquier Notaría para obtener un informe de actividad en el que constan todos los documentos por él otorgados desde el año 2004, lo que resulta de interés para poder recuperar documentos perdidos y cuya fecha de otorgamiento no se recuerda. Tal vez sea, en los procesos sucesorios, donde esta aplicación cobra su mayor utilidad para conocer las relaciones jurídicas entabladas por el causante. En todos los casos el secreto de esta información está garantizado: en vida del otorgante sólo él tiene acceso a la misma y a su fallecimiento únicamente serán los herederos quienes puedan obtenerla.
En resumen, el índice único presenta las ventajas del big data sin ninguno de sus inconvenientes con una adecuada combinación de privacidad, al estar vedado su conocimiento para el resto de los particulares, y transparencia, al ser accesible para las Administraciones y Autoridades que lo requieran en el ejercicio de sus competencias. Con estas características ha constituido un instrumento poderoso para evitar el fraude fiscal, así como para la prevención del blanqueo de capitales, con desarrollos tan importantes como la base de datos de titularidad y los listados de personas de responsabilidad pública y sus allegados.
Como puede observarse el Notariado no ha adoptado frente a las nuevas tecnologías una actitud pasiva o defensiva. En primer lugar, ha procurado entender su funcionamiento para apreciar cuáles son sus verdaderas utilidades y también sus límites. En segundo lugar, partiendo de un conocimiento, que siempre debe ser objeto de profundización, se ha lanzado a explorar las ventajas que pueden ofrecer a la función notarial para que sea más útil a la sociedad. Este es el reto en el que estamos inmersos, introduciendo continuos desarrollos tecnológicos que mejoran el servicio al ciudadano y el cumplimiento de nuestros deberes de colaboración con las Administraciones.