CONGRESO NOTARIAL 2022

Los miembros de las distintas comisiones de las jornadas sobre “Los retos del Notariado” han venido recibiendo comunicaciones y opiniones sobre sus respectivos temas en estos últimos meses. Desde la Revista les hemos pedido que trataran de sintetizar estas contribuciones de los compañeros con la idea de seguir animando a la aportación y a la reflexión para que en el Congreso todos los notarios puedan contribuir a mejorar el servicio público que presta el Notariado.

Estatuto del notario

Los compañeros encargados del Estatuto del notario afrontaron su preparación con la idea de recoger y ordenar para su debate los temas y opiniones que fueran recibiendo y acotar así el ámbito del enunciado de la ponencia, que incluye temas muy diversos relacionados con la función notarial. Interesa precisar su significado y valor actuales y las perspectivas de futuro. Eso supone una reflexión crítica desde el quehacer individual que señale lo que tiene que mejorar o cambiar y que proponga alternativas para lograrlo.
Se resumen algunas cuestiones planteadas.

Como axioma, los notarios aceptan que la función notarial tiene una doble faz inescindible (funcionario público-profesional del derecho) y así lo han aprendido y experimentado a lo largo de su trayectoria profesional, pero la responsabilidad y la exigencia desde ambas vertientes se acentúa con el tiempo. Desde un lado se requieren más datos y un ajustado control de legalidad y, de otra parte, una más completa información y acierto en ella. No es tiempo de excusas y hay que encontrar fórmulas para dar respuesta a esa exigencia creciente.
La relación con la Administración no es simple colaboración, pero tiene como principal componente el suministro de datos mediante el índice único y el envío de copias electrónicas, ¿podría encauzarse de manera más eficaz y con menos coste de tiempo y esfuerzo repetido? Esa masiva información suscita preguntas sobre el alcance del secreto de protocolo y tensiona con otra vertiente, la privacidad del ciudadano que tiene que sentirla resguardada. Transparencia, protección de datos, control de legalidad, prevención del blanqueo, confianza ciudadana…, son entradas y salidas de la oficina notarial. ¿Cómo se combinan? ¿Es posible un equilibrio?
Es compartida la sensación de que las actas de transparencia de la LCCI están siendo una oportunidad para mejorar la imagen del notario en la contratación de préstamos, y al particular le da ocasión para plantear dudas sobre la compraventa previa u otras cuestiones. ¿Es ampliable a la fase precontractual esa labor de información y con qué alcance y medidas auxiliares? ¿Hasta qué punto las minutas redundantes e intocables so pena de negativa al otorgamiento, dejan al notario en una situación desairada y al consumidor perplejo?
La reputación tiene un valor. Es un valor. Y hay que mantenerla con un ejercicio competente y en competencia, pero leal y cumpliendo las normas. Más allá del reproche moral, se requieren medidas que eviten conductas reprobables que manchan la reputación de todo el colectivo. Se proponen auditorías, inspecciones y rigor y transparencia en el funcionamiento de la oficina notarial desde la entrada de documentos hasta la autorización y, en su caso, tramitación posterior.

“Los notarios aceptan que la función notarial tiene una doble faz inescindible (funcionario público-profesional del derecho) y así lo han aprendido y experimentado a lo largo de su trayectoria profesional, pero la responsabilidad y la exigencia desde ambas vertientes se acentúa con el tiempo”

Uno de los grandes activos del Notariado es la preparación de los notarios. Para garantizarla de entrada, está extendida la idea de que es necesaria una modificación del sistema de acceso que mantenga todo lo bueno que ha tenido, pero que se adapte a la realidad social y profesional ¿qué criterios deben seguirse?
Superado el acceso, es precisa una formación continuada e idónea tanto del notario como de los empleados, los cursos on line no parecen bastar para este objetivo. Ligada con esa formación permanente está el sistema de promoción dentro del Notariado mediante oposiciones, que tiene que revitalizarse y hay que decidir cómo hacerlo. Pero quizás no sea suficiente para afrontar una práctica, casi siempre de alegada urgencia, que involucra multitud de materias diversas, con una gran complejidad, abundancia y dispersión de normas y conexiones. En este punto se suscita la pregunta de si el ejercicio individual, sobre todo en plazas de más complejidad, es viable y tiene futuro o habrá que recurrir a convenios para una mejor prestación del servicio público.
Paralelamente, la demarcación de notarías en zonas despobladas y la función social que cumplen ¿requiere alguna medida para evitar que queden vacantes? ¿Cómo se puede incentivar el desempeño de la función en esas poblaciones? La soledad del ejercicio es sentida, con más o menos frecuencia y no solo en la España vacía, donde la tecnología ha abierto una nueva perspectiva ¿Es conveniente establecer algún sistema de apoyo directo para asuntos infrecuentes o especialmente complicados o para trámites formales? ¿Las sustituciones están adaptadas a realidad?
El arancel debe ser un medio que permita el sostenimiento de la oficina notarial. Aparte las referencias al discriminatorio mantenimiento de la rebaja general del 5%, hay otros aspectos de mayor alcance, que van desde la mera actualización con arreglo al IPC de los documentos sin cuantía o el papel del arancel fijo para una competencia ordenada y las disfunciones que ha tenido la liberalización parcial.
En materia documental se ha señalado la necesidad de introducir reformas que agilicen el otorgamiento en las pólizas y el papel que puedan tener en el futuro las legitimaciones de firmas.
Muchas otras cuestiones se quedan fuera de este texto, algunas para no extender en exceso, quizás otras ni siquiera se han planteado. Desde la comisión se anima por tanto a quienes lean estas líneas a aportar ideas y compartir sus preocupaciones por la función notarial. Entre todos se ha de conseguir encontrar respuestas y proponer soluciones.
La comisión “Estatuto del notario” está formada por Luis María de la Higuera, Antonio Ripoll y Carmen Velasco.

Organización Corporativa del Notariado

De las comunicaciones recibidas por la comisión pueden resaltarse las siguientes líneas de pensamiento:
- Es anhelo generalizado la propuesta de fortalecer los servicios corporativos mediante el fomento tanto de servicios como de actividades e información unificados a nivel nacional, supra colegial, pues se considera que la fragmentación colegial actual es ineficaz, dado que genera duplicidades organizativas y sobrecostes. Se pretende fomentar la economía de escala en beneficio de todo el colectivo notarial.
- Una corriente mayoritaria propugna muy seriamente la modificación del sistema de elección del Presidente del Consejo General del Notariado y del resto de la Junta, mediante el voto directo de todos los colegiados, en igualdad de valor y condiciones (un notario, un voto). Se sugiere que algunos de los notarios que desempeñen cargos puedan tener una dedicación exclusiva a los mismos y puedan percibir remuneración por ello. Se plantea el fomento de la participación de todos los notarios en la estructura corporativa, de modo que se evite la formación de camarillas a nivel autonómico o nacional.
- De una manera muy creativa se plantea que el Consejo General del Notariado designe para cada asunto o materia importante a un notario delegado a nivel nacional y luego en cada Colegio Notarial haya un notario delegado del mismo asunto o materia importantes, con reuniones entre todos los delegados y el delegado nacional, para fomentar que colaboren entre ellos y que tengan informados a los colegiados en dichas materias y respecto de los nuevos y cada vez más complejos expedientes. Esas nuevas delegaciones, tanto a nivel nacional como luego reproducidas en cada Colegio Notarial, podrían ser: Delegación para Índices, Delegación en materia de Arancel, Delegación para O.C.P. y normativa de blanqueo de capitales, Delegación en materia de discapacidad y apoyo a la capacidad, y Delegación en materia de los diferentes nuevos expedientes. La finalidad de dichas delegaciones sería el poder contar con compañeros expertos que proporcionen luego una formación continuada y apoyo al colegiado respecto de muchos expedientes (singularmente los de Jurisdicción Voluntaria) que requieren un estudio actualizado y complejo y que dado lo esporádico de su autorización como de su regulación a veces escueta, impiden al colegiado de base su dominio como verdaderos expertos.

“Es anhelo generalizado la propuesta de fortalecer los servicios corporativos mediante el fomento tanto de servicios como de actividades e información unificados a nivel nacional, supra colegial, pues se considera que la fragmentación colegial actual es ineficaz”

- Se toma razón de la seriedad de la propuesta del saneamiento del ejercicio profesional mediante la revisión de la función de inspección de las notarías y del control arancelario, proponiendo, como alternativas a la situación actual, la creación de órganos inspectores en los que participen notarios jubilados, siquiera sea como asesores cualificados, u otros funcionarios de la Dirección General o bien personal dependiente del Consejo General del Notariado siempre bajo dirección de un notario o funcionario adscrito a la Dirección General.
- Una corriente muy minoritaria pero ambiciosa aboga por la fusión de los notarios con los Registradores de la Propiedad y Mercantiles y con el Catastro y con el Registro Civil, de Cooperativas y demás Registros Jurídicos, y la conversión de ese cuerpo único en una oficina integral con competencias en jurisdicción voluntaria y cuasi judiciales, incluso en jurisdicción ejecutiva, todo ello para descongestionar Tribunales.
- Es tónica general el reconocer que la simbiosis, en mayor o menor grado, entre la actuación individual del notario “de toda la vida” y el Notariado electrónico corporativo, pasa por implementar una adecuada plataforma corporativa electrónica que complemente el documento público, a fin de potenciar su eficacia y utilidad en el tráfico.
La comisión “Organización Corporativa del Notariado” está formada por Antonio Huerta Trólez, Francisco David Hurtado Cañas y Miguel Llorente Gonzalvo.

Notariado y los Registros

De las comunicaciones recibidas resulta una preocupación común por ciertas y bien identificadas deficiencias en el funcionamiento de nuestro sistema de seguridad jurídica preventiva que perjudican al usuario de dicho sistema, al ciudadano.
Se han planteado por los compañeros diversos problemas como los siguientes: calificaciones fuera de plazo; la imposibilidad de elegir registrador especialmente distorsionadora cuando una misma escritura contiene fincas pertenecientes a diferentes Registros con el consiguiente retraso en conseguir la inscripción de todas ellas; la defensa del acceso al Registro de la Propiedad y al Mercantil de documentos privados que puede ocasionar disfunciones
y quebrar el principio registral que establece que los asientos del Registro están bajo la salvaguarda de los Tribunales; se plantea la utilidad del registro concursal cuando ha quedado demostrado que no cumple su función y que hay que seguir consultando, y la practicidad de otros en los que la tramitación debe hacerse íntegramente en papel; el nulo o casi inexistente empleo de la calificación sustitutoria, que parece un medio razonable a disposición del ciudadano pero que a juicio de los usuarios resulta innecesariamente complejo. En todo caso la reclamación más repetida con diferencia en lo que se refiere a las relaciones con los Registros es el acceso directo por vía telemática al contenido del Registro de la Propiedad legislativamente previsto desde hace más de veinte años y que en la actualidad debería hacerse extensivo a otros Registros como el Civil.

“Se han planteado diversos problemas como las calificaciones fuera de plazo o la imposibilidad de elegir registrador especialmente distorsionadora cuando una misma escritura contiene fincas pertenecientes a diferentes Registros con el consiguiente retraso en conseguir la inscripción de todas ellas”

Las comunicaciones no se limitan a señalar deficiencias como las mencionadas, sino que también proponen soluciones para superarlas con el único propósito de mejorar nuestro sistema de seguridad jurídica preventiva partiendo siempre del principio de titulación pública y control de legalidad notarial.
Algunas de tales soluciones son transitorias como, por ejemplo, un procedimiento que permita olvidarse de un medio obsoleto e inseguro como es el fax para obtener información sobre la titularidad y estado de cargas de una finca, hasta que se consiga el acceso directo al contenido de los Registros. También se ha propuesto la modificación sencilla y sin coste alguno para el ciudadano del actual procedimiento de calificación sustitutoria. No son estas las únicas propuestas y se espera ponerlas en común con todos los asistentes.
La comisión sobre “Notariado y Registros” está formada por Concepción Pilar Barrio del Olmo, Miguel Angel Bañegil Espinosa y Pedro José Maldonado Ortega.

Nuevas tecnologías

Las comunicaciones recibidas hasta ahora se han centrado en los siguientes temas: por un lado, se ha propuesto un sistema de reorganización íntegra del funcionamiento interno y externo de la oficina notarial, que no afecta directamente a materias tecnológicas pero que inevitablemente tendría incidencia en ellas.
También se propone la mejora y actualización de las herramientas actualmente existentes, especialmente SIC, SIGNO y el Índice Único, tanto para darles un uso más intuitivo como para pulir algunas de sus opciones, de modo que su utilización sea más fácil y sencilla. Otra propuesta es la creación de un sistema más sencillo e intuitivo que el actual para que se pueda desarrollar de manera efectiva el teletrabajo.
Más numerosas son las cuestiones relativas al otorgamiento por videoconferencia. No faltan comunicaciones críticas con el hecho de que se introduzca en el ordenamiento jurídico, pero la mayoría de las que tratan el tema lo asumen como algo lógico e inevitable y prefieren centrarse en los problemas o retos que podrían surgir, que son muchos, muy importantes y cercanos en el tiempo.

“Se propone la mejora y actualización de las herramientas actualmente existentes, especialmente SIC, SIGNO y el Índice Único, tanto para darles un uso más intuitivo como para pulir algunas de sus opciones, de modo que su utilización sea más fácil y sencilla”

Entre estos, se plantea qué tipos de documentos deberían ser objeto del otorgamiento en línea, la compatibilidad con el actual sistema de competencia territorial notarial, el papel que debe desarrollar la plataforma tecnológica que permita la videoconferencia, la forma de garantizar que se interactúa de manera segura con los otorgantes y el modo de llevar al ámbito digital las actuaciones imprescindibles que hace el notario en la vida analógica, especialmente el juicio de identidad y capacidad.
Otras cuestiones que se pueden plantear son las que se refieren al protocolo notarial electrónico, entre otras la forma en la que se debe proceder a la conservación del documento electrónico notarial y la oportunidad o necesidad de coexistencia entre la matriz en papel y la matriz electrónica, de manera temporal o definitiva. También cabe debatir sobre la circulación y puesta a disposición de copias, testimonios y legitimaciones electrónicas por los notarios entre sí y con terceros.
Finalmente, se propone hablar del modo de gestionar y prestar el servicio notarial en el ámbito digital, especialmente en materias como la herencia digital, la creación de pruebas notariales electrónicas o los servicios de confianza.
La comisión sobre “Nuevas tecnologías” está formada por Enrique Brancós Núñez, José Carmelo Llopis e Itziar Ramos Medina.