NUEVAS TECNOLOGÍAS: DIGITALIZACIÓN E INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Una de las señas de identidad más importantes del actual sistema registral es el cambio de paradigma que se ha producido en los cuatro últimos años en la forma de llevanza del Registro Civil, dirigido fundamentalmente a establecer un carácter electrónico y ágil del procedimiento, sin perder la seguridad jurídica que la materia requiere.

La aplicación informática DICIREG, en la que diariamente se gestionan los procedimientos registrales para practicar los asientos, se caracteriza por una tramitación totalmente electrónica, y que permite la extracción automatizada de los datos registrales, analizando flujos de entrada y tiempos de tramitación. Esto tiene como objetivo que las Administraciones Públicas puedan estudiar las cargas de trabajo y llevar a cabo la planificación y desarrollo de los medios humanos y materiales necesarios para llevar a cabo las políticas públicas en materia de Registro Civil, de manera análoga a lo establecido para los órganos judiciales en el artículo 461 de la Ley Orgánica del Poder Judicial.

“La aplicación informática DICIREG, en la que diariamente se gestionan los procedimientos registrales para practicar los asientos, se caracteriza por una tramitación totalmente electrónica”

En lo que se refiere a la relación de esta aplicación informática con el Notariado, el día 7 de abril de 2025 ha entrado en funcionamiento en toda la Comunidad Autónoma de Madrid la bandeja de entrada SIGNO, para la remisión a los Registros Civiles de los expedientes notariales (tanto de matrimonio, como de nacionalidad por residencia), lo que supone un avance significativo en la colaboración entre los Registros Civiles y el colectivo de notarios, y que debe entenderse como un paso más en la transformación digital del sistema de Registro Civil llevado a cabo en los últimos años.
Tras la entrada en vigor de la nueva Ley del Registro Civil en el año 2021, Madrid fue el punto de partida para iniciar este proceso de transformación, superando el sistema anterior basado en la existencia de Libros físicos, en donde se practicaban los diferentes asientos registrales en base a los títulos presentados por los particulares u organismos públicos, hacia otro sistema más moderno, eficaz y electrónico, en el que gran parte de los títulos o documentos que ingresaban en el Registro Civil, se remitían de forma directa a la aplicación informática.
Estos títulos podían provenir de organismos públicos, tales como hospitales (sistema ANDES, en materia de nacimientos y defunciones), desde de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Publica (sistema GENARES, de nacionalidad por residencia); pero también en un número muy importante, desde las distintas Notarías de la Comunidad de Madrid, a través del sistema SIGNO.

“Ha entrado en funcionamiento en toda la Comunidad Autónoma de Madrid la bandeja de entrada SIGNO para la remisión a los Registros Civiles de los expedientes notariales”

Partimos de la base que la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil, vino a establecer en su artículo 35 que los notarios, dentro del ámbito de sus competencias, debían remitir por medios electrónicos a las distintas Oficinas Generales del Registro Civil, los documentos públicos que dieran lugar a la práctica de asientos.
Si bien se estableció la obligatoriedad de ese envío, dicha disposición quedó vacía de contenido ya que la entrada en vigor de dicha Ley no se produjo en los siguientes años, y la Ley del Registro Civil del año 1957, vigente durante ese periodo de tiempo, no establecía ninguna regulación al respecto, por lo que se continuó con la presentación presencial en el Registro Civil de los títulos que contuvieran hechos inscribibles.
Posteriormente, se ampliaron las competencias de los notarios en materia registral, con la publicación de la Ley 15/2015, de 2 de julio, de la Jurisdicción Voluntaria, que en su Exposición de Motivos dispuso la atribución del conocimiento de un número significativo de asuntos que tradicionalmente se incluían bajo la rúbrica de la jurisdicción voluntaria a otros operadores jurídicos no investidos de potestad jurisdiccional, tales como secretarios judiciales (actualmente Letrados de la Administración de Justicia), notarios y registradores de la propiedad y mercantiles, compartiendo con carácter general la competencia para el conocimiento de los mismos.

“Se atribuyó a los notarios una competencia compartida aprovechando los medios tecnológicos y la gran formación jurídica del colectivo, como garantes de la seguridad jurídica en su ejercicio profesional”

En particular, modificó la Ley del Registro Civil y la del Notariado, de modo que se establecieron las bases para que cuando entrase en vigor la Ley del Registro Civil de 2011, los notarios pudiesen autorizar el expediente previo de matrimonio civil, así como otorgar la escritura pública de celebración del matrimonio. Posteriormente, mediante la modificación de la Ley del Registro Civil en el año 2021, se permitió que la adquisición de la nacionalidad española por residencia, carta de naturaleza y opción, así como su recuperación, conservación o pérdida, y las declaraciones de voluntad relativas a la vecindad, pudieran realizarse ante notario.
Por lo tanto, en estas materias tan importantes dentro del funcionamiento del Registro Civil, tales como las cuestiones matrimoniales y la adquisición de la nacionalidad española, se atribuyó a los notarios una competencia compartida con los Registros Civiles, en la fase previa de formación del título inscribible, aprovechando los medios tecnológicos y la gran formación jurídica del colectivo, como garantes de la seguridad jurídica en su ejercicio profesional.

“La aplicación informática DICIREG validó la posibilidad de conectar de manera bidireccional las Notarías con las Oficinas Generales de los Registros Civiles”

Con objeto de dar virtualidad a la disposición del artículo 35 de la Ley del Registro Civil, y aprovechando la existencia de la plataforma SIGNO en el ámbito notarial, que permitía la transmisión telemática de los documentos públicos notariales, la aplicación informática DICIREG validó la posibilidad de conectar de manera bidireccional las Notarías con las Oficinas Generales de los Registros Civiles, permitiendo que en la bandeja de expedientes pendientes de reparto, constara la presentación de documentos públicos notariales con hechos inscribibles.
En una primera fase, y siendo Madrid la primera Oficina General en la que entró en funcionamiento la nueva Ley del Registro Civil, a finales del año 2021 se puso en práctica un sistema híbrido, por el que la Notaría en la que se otorgaba un documento público que contenía un hecho inscribible, procedía al depósito del mismo a través del Portal Notarial para la Oficina del Registro Civil, notificándose inmediatamente a la Oficina General competente ese hecho a través de un correo electrónico, donde se indicaba el nombre del notario autorizante, el número de protocolo y la fecha del mismo, a efectos de su mejor búsqueda y localización.

“Las Oficinas Generales pudieron descargar directamente los documentos públicos notariales ya digitalizados con objeto de adjuntarlos a los expedientes ya abiertos en la aplicación informática DICIREG”

Gracias a este sistema, las Oficinas Generales pudieron descargar directamente los documentos públicos notariales ya digitalizados, con objeto de adjuntarlos a los expedientes ya abiertos en la aplicación informática DICIREG, y posteriormente practicar los asientos registrales, previo examen y calificación de estos por parte de los Encargados del Registro Civil.
Con ello se conseguía una gran agilización del procedimiento, así como permitir una comunicación directa entre la Oficina General y las diferentes Notarías, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 35 de la Ley del Registro Civil.
Ya en una segunda fase, se consiguió la completa interconexión de la aplicación informática DICIREG con la plataforma SIGNO, recibiendo directamente los documentos públicos notariales en la bandeja de reparto, con una catalogación diferente según la naturaleza del hecho inscribible, de modo que ya se podía iniciar directamente la tramitación de los expedientes registrales sin necesidad de acudir a medios externos.

“El actual sistema de remisión telemática de las escrituras notariales a la aplicación informática DICIREG tiene grandes ventajas, tanto para las Notarías como para las Oficinas Generales de Registro Civil”

A lo largo de este último año, y dado el gran volumen de documentos públicos notariales de adquisición de nacionalidad española por residencia, se ha introducido en la aplicación informática DICIREG una bandeja diferenciada denominada “Expedientes pendientes Juras Notarías”, en la que directamente se incorporan las escrituras públicas de jura de nacionalidad por residencia, al expediente procedente de GENARES, para llevar a cabo su tramitación por parte de los Encargados de las Oficinas Generales de los Registros Civiles, produciéndose una gran agilización de estos procedimientos.
El actual sistema de remisión telemática de las escrituras notariales a la aplicación informática DICIREG, tiene grandes ventajas tanto para las Notarías como para las Oficinas Generales de Registro Civil. Por una parte, permite que el documento público se registre de manera inmediata en la aplicación informática DICIREG, evitando dilaciones o posibles extravíos en su envío.
Por otra parte, la intervención cualificada del notario en la confección de la escritura, así como las menciones personales que pueden incorporarse a la misma relativas al otorgante, a título de ejemplo, sobre su filiación, a la especial situación del mismo en casos de protección internacional, o para determinar datos personales que no constan claramente en los certificados de nacimiento, proporcionan una gran ayuda en la fase inicial del procedimiento registral, y clarifica los datos fácticos y jurídicos que van a tenerse en cuenta en el momento de practicar los asientos registrales.

“La intervención notarial en el momento de la jura de nacionalidad garantiza la seguridad jurídica en el otorgamiento del documento público que contiene el hecho inscribible”

Además, la intervención notarial en el momento de la jura de nacionalidad, en su calidad de fedatario público y velando porque se cumplan todos los requisitos legales establecidos tanto en la Ley del Registro Civil, como en el Real Decreto 1004/2015, de 6 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regula el procedimiento para la adquisición de la nacionalidad española por residencia, garantiza la seguridad jurídica en el otorgamiento del documento público que contiene el hecho inscribible, para la plena eficacia de la declaración efectuada en sede notarial.
Una vez incorporados los documentos públicos notariales a la aplicación informática DICIREG, la práctica de los asientos registrales requerirá en primer lugar, proceder al traslado o la anotación de captura de los antecedentes del sujeto a inscribir, conforme a la Instrucción de 16 de septiembre de 2021, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, por la que se acuerdan las pautas y criterios para apoyar la entrada en servicio efectiva de la aplicación informática DICIREG, para luego sobre esta base, realizar las inscripciones pertinentes, en el caso de asientos tales como inscripciones de separación, divorcio, o relativas al régimen económico-matrimonial legal o pactado.

“Esta información que va a constar en la aplicación informática DICIREG permite crear el registro individual y la ficha personal del sujeto a inscribir, y practicar las inscripciones”

En el caso de adquisiciones de nacionalidad española, para practicar la inscripción complementaria con la jura deberá realizarse igualmente el traslado o la anotación de captura de los antecedentes del nacimiento del promotor, en el caso de que haya nacido en territorio español y conste previamente registrado, o bien proceder a la transcripción literal de la partida de nacimiento de su país de origen, para practicar la inscripción principal de nacimiento, conforme a la legislación vigente.
Posteriormente, se registra en el asiento la adquisición de nacionalidad española, dejando constancia de la fecha y nombre del notario ante el que se realizó la jura de nacionalidad, e indicando el nombre y apellidos que en lo sucesivo ostentará el otorgante, junto con su código personal.
Esta información que va a constar en la aplicación informática DICIREG, además del volcado de datos que se produce a través de otros sistemas como GENARES en el caso de las nacionalidades por residencia, permite crear el registro individual y la ficha personal del sujeto a inscribir, practicar las inscripciones, y en la última fase, elaborar las certificaciones en extracto o literales del inscrito, que serán remitidas al correo electrónico designado por el promotor en la escritura notarial, evitando su envío por medios postales, una modalidad mucho más costosa para las Administraciones y menos inmediata para el ciudadano.

“El nuevo sistema de interconexión entre las Oficinas Generales y el Notariado es muy beneficioso para el ciudadano, produciéndose una reducción de las cargas administrativas”

El nuevo sistema de interconexión entre las Oficinas Generales y el Notariado es muy beneficioso para el ciudadano, produciéndose una reducción de las cargas administrativas, ya que, una vez comparecido en la Notaría para otorgar el documento que contiene el hecho inscribible, va a recibir a través de medios electrónicos las certificaciones en su propio domicilio, sin necesidad de desplazarse a los Registros Civiles para obtenerlas, dada la interconexión actual existente.
Expuesto el estado actual de la comunicación electrónica entre las Notarías y las Oficinas Generales del Registro Civil, hemos de reflexionar sobre el futuro de esta interoperabilidad. A lo largo de este año va a culminar la completa implantación de la aplicación informática DICIREG en todo el territorio nacional, finalizando dicho proceso en agosto de 2025.
En este proceso que ha durado casi cuatro años, no sólo estará implantada la aplicación informática DICIREG en todas las Oficinas Generales de los Registros Civiles de España y en la mayoría de los Consulados existentes en territorio extranjero, sino también estará en funcionamiento la Oficina Central del Registro Civil. Del mismo modo, en lo que se refiere al ámbito notarial, debería extenderse progresivamente la remisión electrónica directa de todos los documentos públicos notariales a las Oficinas Generales, en base a la experiencia acumulada en la Comunidad de Madrid.

“A lo largo de este año va a culminar la completa implantación de la aplicación informática DICIREG en todo el territorio nacional, finalizando dicho proceso en agosto de 2025”

Ello ha sido debido al gran trabajo desarrollado por los Letrados y Letradas de la Administración de Justicia integrantes del Proyecto Nuevo modelo de Registro Civil, adscritos a la Secretaría General para la Innovación y Calidad del Servicio Público de Justicia, y por los numerosos grupos de trabajo constituidos con el Centro Tecnológico del Notariado que se han ido desarrollando en la Comunidad Autónoma de Madrid.
Dicha colaboración también se ha producido en otros ámbitos del Ministerio de Justicia, dando lugar a documentos de gran importancia y calidad jurídica, como, por ejemplo, el Manual de Buenas Prácticas entre notarios y encargados de las Oficinas Generales de los Registros Civiles de la región de Murcia.
Restaría todavía, en lo que se refiere a documentos públicos notariales, la remisión directa de aquellos relativos a poderes preventivos y medidas de apoyo, conforme al artículo 4 de la Ley del Registro Civil, en los que todavía se sigue un sistema híbrido, a través de la comunicación del depósito del documentos en el Portal del Registro civil del Notariado, así como también, la de las resoluciones procedentes de los órganos judiciales, que debido a la disparidad de sistemas de gestión procesal actuales no se encuentra actualmente en aplicación.
Con dicha integración en la aplicación informática DICIREG de los diferentes puntos de entrada de los documentos públicos notariales, judiciales y administrativos, prevista para los próximos años, se culminará el proceso de digitalización del sistema de Registro Civil, dando cumplimiento al artículo 3 de la Ley 20/2011, de 21 de julio, con el consiguiente beneficio para los ciudadanos y el resto de los operadores jurídicos.

Palabras clave: DICIREG, Interconexión, Agilización.
Keywords: DICIREG, Interconnection, Streamlining.