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REVISTA99

ENSXXI Nº 99
SEPTIEMBRE - OCTUBRE 2021

Por: DAVID LÓPEZ RIBAGORDA
Letrado de la Administración de Justicia. Coordinador del Proyecto Nuevo Modelo del Registro Civil del Ministerio de Justicia


REGISTRO CIVIL

Algunas consideraciones sobre el nuevo modelo de Registro Civil y la progresiva implantación de la Ley 20/2011

El pasado 30 de abril se produjo un hito importante para una institución de la raigambre y solera del Registro Civil. La entrada en vigor de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil, tras su reforma por Ley 6/2021, de 28 de abril, abrió la puerta del progresivo proceso de implantación que discurrirá a lo largo de los próximos años, para adaptar las casi 8300 oficinas de Registro Civil a la nueva organización y modelo centrado en la ciudadanía.

Este modelo es respetuoso con los principios de un Registro Civil orientado a las personas, de carácter público, gratuito y gestionado por empleados públicos. Desjudicializado, pero incardinado organizativamente dentro de la Administración de Justicia, aunque con naturaleza propia, es decir, sin ser oficina judicial ni unidad administrativa, tal y como ha perfilado la Ley Orgánica 6/2021, de 28 de abril, de acompañamiento a la de reforma de la Ley 20/2011.
El Ministerio de Justicia está inmerso desde el 9 de mayo de 2017 en un importante Proyecto que permita esta implantación del nuevo modelo de Registro Civil y que coadyuve a la conveniente modernización de un servicio público tan esencial para la ciudadanía, en especial para las poblaciones de los territorios más despoblados.

“El Ministerio de Justicia está inmerso en un importante Proyecto que permita la implantación de un nuevo modelo de Registro Civil y que coadyuve a la conveniente modernización de un servicio público tan esencial para la ciudadanía”

En este último aspecto, hemos de recordar que, en municipios pequeños donde no se cuenta con administración de la AEAT, o de la Tesorería General de la Seguridad Social, ni del INSS o donde no hay sucursales bancarias, por poner ejemplos cotidianos, sí existe una oficina de Registro Civil. La capilaridad de este servicio público es máxima, a diferencia de lo que sucede con otros ámbitos públicos y privados. Esta circunstancia, como más adelante explicaré, se ha situado en estos años como uno de los objetivos estratégicos del Proyecto, a fin de que el mantenimiento de esta capilaridad, sirva de palanca para el desarrollo de las zonas rurales.
Estos trabajos, en los que ha participado destacadamente el colectivo profesional de notarios, con la colaboración de miembros del mismo en los desarrollos funcionales, están siendo abordados en el Ministerio de Justicia a través del Proyecto Nuevo Modelo de Registro Civil. Este Proyecto transversal está integrado en la política ministerial comprendida en la Agenda Justicia2030.

¿De dónde venimos y hacia dónde vamos?
La modernización deI Registro Civil deriva de los avances sociales y tecnológicos, estos últimos de la mano de la administración electrónica. Tenemos un escenario actual de convivencia del papel (libros manuscritos) con la informatización (INFOREG). Pero esta informatización sigue descansando también sobre asientos en papel, firmados a mano e incorporados a un libro de hojas móviles; ineficiente en particular en los tiempos de la pandemia. La falta de digitalización de todos los libros y de informatización total de la red de oficinas, dificulta el acceso online, la interoperabilidad y la transmisión masiva de datos. Existe también una clara atomización del sistema, con una amplia red de Oficinas que no están comunicadas electrónicamente y que tienen bases de datos independientes en cada una. A lo que se suma una gestión por hechos, repartidos en Secciones. Lo que obliga al ciudadano/a a localizar la oficina donde se encuentra la concreta información que busca o aquella que tiene competencia para tramitar lo suyo. El acceso de los ciudadanos y ciudadanas es preminentemente presencial y sujeto a horario de oficina, lo que provoca largas esperas.
Y lo que se pretende a día de hoy, es caminar hacia un nuevo Registro Civil con una Base de datos única, lo que supone que los datos están actualizados en tiempo real y con pleno conocimiento por todas las oficinas. Accesible desde todas ellas y a través de la sede electrónica. Pero lo más trascendente: basado en las personas, bajo un modelo de folio personal denominado “registro individual”, donde se inscriben los hechos y actos de estado civil concernientes a una misma persona, frente a lo que hoy es división y dispersión por hechos y lugares donde suceden estos hechos. E interoperable con otras Administraciones Públicas, para que no sea necesario en el futuro aportar certificaciones y sean éstas las que deban autoconsumir los datos del Registro Civil de forma electrónica y automática, lo que supondrá menos burocracia para los ciudadanos.

“Lo que se pretende a día de hoy es caminar hacia un nuevo Registro Civil basado en las personas bajo un modelo de folio personal denominado ‘registro individual’”

Se introduce como novedad derivada del registro individual, el concepto de sujetos relacionados; ya que, en un modelo centrado en la persona, hay que considerar que existen hechos y actos que afectan a dos o más ciudadanos y/o ciudadanas (matrimonio, nacimiento…), por lo que el nuevo sistema establecerá estas relaciones asociativas, para que también los cambios que les afecten puedan ser trasladados de forma sencilla y dinámica a estas personas relacionadas. Por ejemplo: el matrimonio habrá de constar mediante el correspondiente asiento principal en el registro individual de ambos cónyuges y, para emitir la publicidad y que sea visible ese hecho, serán tratados por el sistema como sujetos relacionados.
En cuanto a la estructura, manteniendo la capilaridad, se va a exigir un ingente trabajo para el despliegue en 431 Oficinas Generales, una Oficina Central y las 7700 oficinas colaboradoras situadas en lo que hoy son las oficinas delegadas de Juzgados de Paz. Más las 180 Oficinas Consulares en el extranjero.
El nuevo modelo comenzará con la implantación del sistema informático DICIREG en la Oficina General de Madrid. Desde ese momento, en esa Oficina se tramitará conforme al procedimiento administrativo y de forma electrónica en todo el proceso (iniciación, instrucción y finalización, incluyendo la práctica de asientos electrónicos), lo que agilizará la tramitación para el ciudadano. Se irá creando la nueva base de datos, inicialmente para los nuevos actos y hechos que se vayan incorporando, centrada en las personas y en las relaciones entre ellas, como se comentó anteriormente.
El nuevo modelo se irá implantando de forma progresiva y su funcionalidad se irá ampliando conforme haya oficinas integradas en el mismo. De forma que, con la apertura de la Oficina General de Madrid, no existirá todavía interconexión de Oficinas, que se irá produciendo cuando otras Oficinas se incorporen a DICIREG, que tendrá una funcionalidad inicialmente, que se irá ampliando. Se irá incluyendo integración con otros organismos, agentes, etc. Los procedimientos se irán automatizando cada vez más. No habrá distribución de carga hasta que no haya otras oficinas con DICIREG, por lo que el ciudadano seguirá acudiendo a la Oficina de Madrid como lo venía haciendo hasta ahora. Durante este periodo transitorio, en las oficinas que no tengan DICIREG, el libro de familia seguirá expidiéndose según los criterios que regían hasta ahora. Cuando la Oficina de Madrid se ponga en marcha, ya no expedirá nuevos libros de familia. Pero los libros de familia ya expedidos, seguirán manteniendo su vigencia.
Las Comunidades Autónomas van a tener la posibilidad de colaborar en la implantación y la gestión del modelo, en sintonía con la filosofía de cogobernanza, lo que ha hecho posible comenzar ya a trabajar con ellas coordinadamente, para la consecución de los objetivos de la estrategia para la implantación.
La propuesta del Ministerio, al amparo de estas reformas legales, es desplegar la Oficina General de Madrid y la de Barcelona (las dos de mayor dimensión) en este año 2021. Tras estas dos Oficinas Generales, se pretende dar continuidad al despliegue siguiendo el criterio de mayor a menor población. Y, en este sentido, se ha marcado como objetivo que en el primer semestre de 2022 se persiga el despliegue en las catorce Oficinas Generales derivadas de actuales Registros Civiles Exclusivos restantes y sus oficinas colaboradoras. Y a partir del segundo semestre de 2022 se comenzará con las demás, para tratar de culminar el mismo a finales de 2023. Destacando que la entrada en servicio de cada Oficina General (cabeza de partido judicial) producirá la entrada en servicio simultánea de las oficinas colaboradoras (actuales oficinas delegadas en Juzgados de Paz) del mismo partido judicial.

“El notario está llamado a ser un importante colaborador dentro de la organización institucional del nuevo Registro Civil”

En el mismo sentido, se ha iniciado con las Entidades Locales esta tarea de información y colaboración con este mismo objetivo, a través de la FEMP, para trasladarles que este nuevo escenario ofrece el mantenimiento de la capilaridad y situación organizativa actual en todos los municipios, añadiendo la mejora que proporciona el nuevo modelo tecnológico; así como el enganche en la organización del servicio público de Registro Civil que no estaba previsto anteriormente, a través de la reconfiguración de los actuales Juzgados de Paz como oficinas colaboradoras y su engarce con el proyecto de Oficina de Justicia en el Municipio. Este modelo supone la garantía de permanencia de los libros físicos de Registro Civil en sus actuales archivos, sin necesidad de traslado de los mismos y sin perjuicio de su digitalización.
El notario está llamado a ser un importante colaborador dentro de la organización institucional del Registro Civil que se ha descrito; pues para el ejercicio de sus funciones como promotor de asientos, autorización de matrimonios y celebración de los mismos, se avanza en la consecución de un servicio de conexión al sistema DICIREG, que le permita actuar en dichas tareas y, además, a petición de interesado/a, para ofrecer su ayuda en el trámite de subsanación, así como interactuar al igual que el resto de la Administración Pública mediante acceso a la publicidad instrumental del Registro Civil dentro del ámbito de sus competencias y atribuciones.
Pese a lo dicho hasta ahora, ha de reconocerse que la transformación del Registro Civil solo es viable con el apoyo de las personas que hacen posible su funcionamiento a diario; como son los notarios, que día a día contribuyen con su labor al acceso de hechos y actos a esta Institución.
La participación activa de todos ellos y todas ellas, supone la clave del éxito. Pues, si bien es cierto que el cambio en nuestra organización y modo de trabajo, siempre nos supone cierto desasosiego, no es menos cierto que este cambio del que hablamos es muy necesario y debemos pensar en hacer un esfuerzo por nuestra parte, de cara a todos esos ciudadanos y ciudadanas aún en edades tempranas, que hoy en día están en escuelas y centros de formación; esas nuevas generaciones, son las que nos están demandando el legado de un Registro Civil ágil, eficaz, accesible, interoperable, que les atienda 24x7, adaptado a sus necesidades y que les trate con cercanía.
Se lo debemos a estas nuevas generaciones, que crecen muy rápido en un entorno tecnológico moderno.

DAVID LOPEZ RIBAGORDA ILUSTRACION

Palabras clave: Nuevo modelo de Registro Civil, Implantación progresiva, Registro individual, Sujetos relacionados.
Keywords: New Civil Registry model, Gradual implementation, Individual registry, Related subjects.

Resumen

En este artículo se abordan las cuestiones más relevantes que derivan del comienzo de la implantación del nuevo modelo de Registro Civil, articulado en virtud de la Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil, recién reformada por la Ley 6/2021, de 28 de abril, así como sus antecedentes más cercanos y las razones de alto nivel que venían haciendo necesario el cambio.

Abstract

This article addresses the most important issues arising from the beginning of the implementation of the new Civil Registry model, created by virtue of Law 20/2011 of July 21 on the Civil Registry, and recently amended by Law 6/2021 of 28 April, and the most recent background and the high-level reasons that made the change necessary.

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