El artículo 175 del Reglamento Notarial establece: “1. A los efectos de informar debidamente a las partes de los efectos del acto o negocio jurídico, el notario, antes de autorizar el otorgamiento de una escritura de transmisión de bienes inmuebles o constitución de derecho real sobre ellos, deberá comprobar la titularidades y estado de cargas de aquéllos”.

Según el Diccionario de la Real Academia, comprobar es “confirmar la veracidad o exactitud de algo” (1). En el artículo 175 del Reglamento ese “algo” son la titularidad y cargas de las que el notario debe informar a las partes. Por tanto, el notario comprueba y después informa. La comprobación notarial presupone contrastar la consonancia de los asientos registrales con los fines del acto jurídico en trance de escriturarse, de alguna manera, traer los asientos al mundo real.
Sin embargo, ¿de qué manera “confirma, verifica, constata, revisa, examina, compulsa, se cerciora, coteja, confronta, escruta, repasa ” (2) la titularidad y cargas del inmueble o inmuebles de que se trate?
El artículo 175 citado señala dos vías: el acceso directo a los libros conforme con el artículo 222-10 de la Ley Hipotecaria o, “excepcionalmente, en supuestos de imposibilidad técnica, podrá efectuarse mediante un escrito sellado, que podrá remitirse por cualquier procedimiento, incluido telefax, en cuyo caso se estará a lo dispuesto en el apartado cuarto de este artículo”. Y el mismo apartado prescribe que la escritura deberá otorgarse “dentro de los diez días naturales siguientes a la recepción por el notario de la información registral, si bien en tal caso el notario advertirá a las partes de la posible discordancia entre la información registral y los libros del Registro al no producirse el acceso telemático a éstos en el momento de la autorización”.
Ya desde ahora conviene dejar sentado que el Reglamento peca de optimismo, por cuanto el acceso directo a los libros por parte del notario lleva veinte años pendiente de que los registradores informaticen los libros, como exigieran las dos Leyes 24/2001 y especialmente la 24/2005, a la que se debe la actual redacción del apartado 10 del artículo 222 de la Ley Hipotecaria. Sin embargo, seguimos (3) en permanente imposibilidad técnica a la espera de que con la Ley 11/2023, introductora del folio real electrónico, se avance en una exigencia destinada a reforzar la seguridad jurídica. Hasta el momento presente la información se ha desarrollado por medio de un fax habilitado para esta finalidad, con la sola variación de haber sustituido la remisión en papel por una comunicación electrónica.

“El notario, antes de autorizar el otorgamiento de una escritura de transmisión de bienes inmuebles o constitución de derecho real sobre ellos, deberá comprobar la titularidades y estado de cargas de aquéllos”

Con todo, del citado precepto se extraen dos consecuencias sobresalientes: primero, que el deber de comprobación a cargo del notario requiere que conozca con exactitud la titularidad y el estado de cargas de los inmuebles con no más de diez días de antelación; y segundo, que, en la situación presente -de no resultar posible el acceso directo en el momento de la autorización- el notario debe advertir de las posibles discordancias sobrevenidas (4), a consecuencia del desfase temporal entre la fecha de la información registral y la autorización de la escritura.
La citada advertencia, en realidad, no cuestiona (5) la veracidad de la información, sino su integridad, que no ha podido ser comprobada por el notario en el momento de la autorización. En este sentido, la información registral suple la consulta directa de los libros por el notario, a través de la interposición del registrador, que cumple, en puridad, una función subrogada: por ello ha de ser exacta, tan exacta como si el notario la hubiera extraído directamente del Registro. La información registral, por consiguiente, garantiza o acredita el contenido de los libros en interés de las partes, muy especialmente respecto de aquéllas que no son titulares registrales; de otro modo, no se podría comprobar notarialmente la exactitud de los datos de obligada confirmación para el otorgamiento de la escritura pública. El valor acreditativo de la información registral, es tan intenso como el de una certificación, pero con un radio de acción delimitado de antemano relativamente a la escritura pública pendiente de otorgamiento, dentro de un circuito cerrado, por lo que no debe confundirse con la eficacia de una certificación, que circula autónomamente, que opera “erga omnes” (art. 225 LH) y que provoca con arreglo al artículo 353-3 del Reglamento Hipotecario la cancelación de las menciones y cargas caducadas (6).
Este valor acreditativo de información registral es una consecuencia de la obligada colaboración entre registradores y notarios (art. 222-8 LH); deber que se canaliza por medio de un procedimiento tramitado en un circuito exclusivo entre la notaría y el Registro en cuanto oficinas públicas (“loca credibilia” ) (7) para asegurar la autenticidad de la solicitud y su finalidad, así como la correlativa respuesta del registrador, que, según el artículo 354.a del Reglamento Hipotecario, debe ser “formalizada bajo su responsabilidad en una nota”. Fue la instrucción de la Dirección General de 2 de diciembre de 1996 (carente de valor normativo) la que agregó a esta nota el adjetivo de simple, “nota simple informativa con el sello del Registrador”.

“La comprobación notarial presupone contrastar la consonancia de los asientos registrales con los fines del acto jurídico en trance de escriturarse, de alguna manera, traer los asientos al mundo real”

En este sentido, es importante destacar que ni el escrito del notario ni la nota del registrador requieren su firma (manuscrita o electrónica), tan solo el sello del notario y por mor de la citada Instrucción, el del registrador. El Tribunal Supremo en la sentencia de 20 de mayo 2008 consideró que la comprobación por el notario formaba parte de la función notarial y que no era necesario que el escrito notarial fuera firmado (contra lo que pretendía el Colegio Nacional de Registradores), sino que bastaba con su sello, en cuanto “acredita la autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio, lo que no parece insuficiente en el caso de la identificación del Notario por su sello, teniendo en cuenta el ámbito en el que se produce la solicitud de la notaría al registro y haciendo constar el nombre del Notario, su nombre, domicilio y número de telefax, según se indica en el apartado 4, párrafo segundo, del propio precepto (175 RN)”. Y esa autenticidad en el limitado ámbito en que se produce resulta igualmente predicable respecto de la nota a la que se refiere el artículo 354.a del Reglamento Hipotecario.
Nos encontramos, no obstante, con un problema de terminología, que busca disminuir la responsabilidad del registrador, con la afirmación, que se incluye en muchas informaciones, de que éstas son notas simples con valor meramente informativo, lo que no es cierto (8). El artículo 354.a desmiente esta equiparación con las “simples notas simples”, al decir que la información registral “se formalizará bajo la responsabilidad del registrador” en una nota (9), sin la agregación que luego realizaría la Instrucción citada, de “nota simple con el sello del Registrador”. La confusión viene propiciada por la Instrucción que añade a la nota el adjetivo de simple.
Sin embargo, el artículo 354.a regula un “tertius genus” (10) entre la nota simple propiamente dicha y la certificación (11). Obsérvese que la nota del artículo 354.a no se expide “urbi et orbe”, sino que se formaliza, en el seno de un procedimiento funcionarial para su entrega por el notario a las personas a las que debe informar. La nota se formaliza por el registrador bajo su responsabilidad: se trata, en definitiva, de “dar carácter de seriedad” a lo que no lo tenía, la nota simple tradicional, cuya naturaleza informativa se ha venido invocando repetidamente para exonerar al registrador de toda responsabilidad. Se trata de mantener una mínima seriedad, de recuperar la formalidad, para lo que vale el ejemplo, que se da tanto el Diccionario de la RAE como en el María Moliner, de “formalizar un noviazgo”, en nuestro caso, la necesaria colaboración entre notarios y registradores. Y es que, si la información registral remitida al notario solo tuviera valor informativo, carecería de seriedad. A diferencia de la nota simple ordinaria, la responsabilidad del registrador se extiende a la formalización, se produce bajo el control directo del registrador (responsable de su formalización y remisión por el canal creado al efecto).

“El acceso directo a los libros por parte del notario lleva veinte años pendiente de que los registradores informaticen los libros, como exigieran las dos Leyes 24/2001 y especialmente la 24/2005”

La formalización de la nota bajo la responsabilidad del registrador implica que habrá de responder de los daños causados por el hecho de su formalización a los otorgantes de la escritura, incluidos los que no sean titulares registrales ni solicitantes propiamente dichos, sino terceros, como el comprador o el acreedor hipotecario. Y si responde ante ellos, es porque dicha nota de información registral les es oponible, bien que sólo a ellos, en cuanto otorgantes, sin salirse del círculo en el que se produce. Y es que la información registral no tiene autonomía propia, sino que solo es oponible a los otorgantes de la escritura que la motiva, a diferencia de la certificación, que circula en el tráfico sin restricciones, con carácter erga omnes (art. 225 LH), pero sin incurrir en la precariedad o insustancialidad de la nota simple propiamente dicha, que, expedida a quien tenga un interés conocido (alegado, no acreditado), circula sin control y con un valor meramente informativo, carente de valor probatorio como advierte la sentencia de la Audiencia Provincial de Valencia de 5 de diciembre de 2022, lo que, desde luego, no ocurre con la información del artículo 354.a del Reglamento Hipotecario.
Tenemos así que la responsabilidad del registrador por los daños ocasionados en caso de inexactitud tiene distinta extensión según el medio empleado: en la nota simple, solo los suficientemente relevantes (sentencia de la Audiencia Provincial de Barcelona de 26 de julio de 2000), siempre que quede claro el nexo causal (sentencia Audiencia Provincial de Valencia de 5 de diciembre 2022) con los perjuicios acreditados por el solicitante; en la certificación, responderá respecto de cualquier tercero que sufra el perjuicio; por último, en la información registral del artículo 354.a del Reglamento Hipotecario (sentencia de la Audiencia Provincial de Tarragona de 9 de febrero de 2009; sentencia de la Audiencia Provincial de Santa Cruz de 19 de junio de 2015; sentencia de la Audiencia Provincial de Valencia de 5 de diciembre de 2022) responderá en todo caso en relación con los otorgantes de la escritura (terceros respecto de la información cursada por el notario). Repárese en el hecho de que en los tres casos la eficacia de la manifestación registral se resuelve en el alcance de la responsabilidad del registrador en el caso de inexactitud; en realidad, lo que hay detrás, no es tanto una cuestión de autenticidad como de responsabilidad y de seriedad respecto del medio empleado.
Y esto es así, porque todo el sistema de la publicidad formal está supeditado a la publicidad material, incluso en el caso de la certificación, conforme se desprende del artículo 226 de la Ley Hipotecaria a cuyo tenor: “Cuando las certificaciones no fueren conformes a los asientos de su referencia, se estará a lo que de éstos resulte, salvo la acción del perjudicado por ellas, para exigir la indemnización pendiente del Registrador que haya cometido la falta”.

“La información registral garantiza o acredita el contenido de los libros en interés de las partes, muy especialmente respecto de aquéllas que no son titulares registrales”

La publicidad formal de los libros, a diferencia de las copias notariales, no se basa en la reproducción de la matriz, sino en la manifestación de los libros (12), de tal modo que en la práctica totalidad de los casos -devenida la exhibición de éstos una posibilidad muy excepcional-(13), el procedimiento utilizado consiste en la manifestación de su contenido, mediante el “tratamiento profesional de la información” por parte del registrador, que produce taumatúrgicamente la irreal consecuencia de reputar la nota simple o la certificación una suerte de publicidad directa, tal como da a entender el artículo 222-2 de la Ley, al catalogarlas como “publicidad sin intermediación del registrador”, cuando ocurre que es quien la elabora.
La no intermediación solo puede significar que la información se transmite sin estar presente el interesado, lo que es un juego de palabras de sospechosa inocencia, habida cuenta de que, a la luz del artículo 226 de la Ley Hipotecaria, anteriormente reproducido, la inexacta manifestación del asiento no beneficia nunca al tercero de buena fe que haya confiado en la misma. Esto significa que la manifestación errónea solo genera responsabilidad para el registrador, que su oponibilidad, como expresa el artículo 225 de la Ley Hipotecaria, se produce en “perjuicio de tercero”, no en su beneficio, y que es ese perjuicio el que se indemniza en caso de inexactitud, siempre que se acredite.
La explicación del artículo 226 de la Ley Hipotecaria radica, según García García, en el principio de cognoscibilidad legal, que equipara la posibilidad de conocimiento de los libros con su efectivo conocimiento. El problema es que esta ecuación falla, por mucho que se diga que las notas o certificaciones producen los mismos efectos de publicidad directa que la exhibición de los libros, cuando la posibilidad de conocimiento depende en la práctica no de la exhibición de los libros, sino de manifestaciones que pueden resultar inexactas. Por eso, la tendencia a restringir la exhibición material de los libros, en pro de estos medios indirectos, por más que se consideren directos, pone en cuestión dicho principio que implicaría que la posibilidad de una manifestación, aunque sea inexacta, equivaliera al conocimiento efectivo del asiento manifestado. No es una consecuencia lógica. Y de este principio cuelgan casi todos los principios integrantes de la publicidad material. De ahí que el acceso directo a los libros de los notarios -sin intermediación del registrador- constituya en el fondo no solo una garantía para los otorgantes de la futura escritura, sino un auténtico refuerzo de sistema.
Espero que esta ardua exposición haya servido para poner de manifiesto el valor acreditativo de la información registral del artículo 354.a del Reglamento Hipotecario, ahora que se ha vuelto a poner en duda con ocasión de la entrada en vigor de la Ley 11/2023 al diluirse dicha información en un sistema general a disposición de todos los interesados, sin ningún cauce especifico de coordinación entre notarios y registradores.

“La introducción del folio real electrónico conducirá con el tiempo a la informatización de los libros y con ello abrirá la posibilidad del acceso directo a los libros por parte de los notarios, pendiente de ejecución desde hace veinte años”

En efecto, el Colegio Nacional de Registradores, sin un apoyo normativo expreso (14), ha elaborado una aplicación denominada “notas on line” que ha puesto a disposición de todos los solicitantes de notas simples con valor puramente informativo, es decir, lo que la sentencia de la Audiencia de Santa Cruz de 19 de junio de 2015 llama “simples notas simples” carentes de valor probatorio.
Es evidente que la “nota on line” no cubre las exigencias de exactitud y de seriedad que exige la información registral. El hecho de que se acompañe de un sistema de alarmas es una solución práctica, pero esas alertas poseen el mismo valor que la nota que actualizan. La posibilidad de que el notario extraiga la información de ese repositorio de notas simples, común a todos los usuarios, no garantiza la exactitud de su contenido, pues no deja de ser una nota simple. La pretensión del Colegio Nacional de Registradores de resolver transitoriamente el problema recomendando a sus colegiados, que a petición expresa del notario, pongan que la nota se emite con arreglo al artículo 354.a del Reglamento Hipotecario, reiterando que da igual, pues no tiene más que valor informativo, es especialmente grave porque no resuelve, sino que se limita a maquillar el problema. La nota, como reconocen, sigue siendo una nota simple, de ahí la sugerencia del Consejo General del Notariado de que se instruya una advertencia al respecto en cada escritura.
Al parecer, existe la intención de recuperar la colaboración entre notarios y registradores estableciendo, como requiere la ley, la debida interoperabilidad entre las respectivas sedes electrónicas y la recuperación de un canal especifico de comunicación que asegure la exactitud y seriedad de las informaciones remitidas. Entretanto, dentro de las complicaciones que se están viviendo estos días por las anomalías que conlleva el nuevo sistema, algunos Registros han recuperado el sistema anterior del fax, lo que no deja de ser una solución, prevista en el artículo 222-9 en su último inciso, introducido en la Ley 11/2023 para el caso de imposibilidad técnica; y es que a la imposibilidad técnica del acceso directo, hemos sumado la imposibilidad técnica de la “nota on line” para suministrar la información del artículo 354.a del Reglamento.
En fin, termino, la introducción del folio real electrónico conducirá con el tiempo a la informatización de los libros y con ello abrirá la posibilidad del acceso directo a los libros por parte de los notarios, pendiente de ejecución desde hace veinte años. Un primer paso, podría ser la habilitación de un canal especifico que permitiera a los notarios acceder al documento electrónico del artículo 241 de la Ley Hipotecaria y al repositorio de notas preparado sobre su base. Andando el tiempo, el acceso a los asientos sería viable si su contenido estuviere estructurado al igual que el documento electrónico.

(1) Primer significado del diccionario de la RAE.
(2) Verifica, constata, revisa, examina, compulsa, se cerciora, coteja, confronta, escruta, repasa, sucesivos significados de comprobar según la RAE.
(3) “Por razones políticas u técnicas”, resumen José Enrique Gomá Salcedo y sus colaboradores Fernando e Ignacio Gomá Lanzón, en su Derecho Notarial 2ª edición, p. 272
(4) La información registral no cierra el Registro durante un plazo más o menos breve para evitar que se antepongan a la escritura pendiente de autorización, las cargas posteriores a la nota registral.
(5) La sentencia de la Audiencia Provincial de Barcelona de 26 de julio de 2000, influida por la Instrucción el Centro Directivo de 2 de diciembre de 1996 (de la que trataré más adelante) asume que la información del art. 354.a RH representa una nota simple que no garantiza la veracidad de la información, pero niega que no se emita sin garantía jurídica, pues de lo contrario “el público se vería inducido a confiar en un sistema reglamentariamente establecido sin que, en realidad, existiese ninguna garantía al respecto”. Seguidamente, aborda la advertencia notarial de que sobre el contenido de la nota simple informativa prevalecerá el contenido del Registro y concluye que no exime de responsabilidad al registrador por no ser ese su sentido. Y agrega: “Además, el sentido de la advertencia del notario guarda relación con el artículo 226 de la Ley (alusivo a las certificaciones) pero también con la circunstancia de que, desde la expedición de la certificación o de la nota informativa de que tratamos, puede ingresar algún título en el Registro antes de la presentación del otorgado y oponible, por tanto, a éste. Incluso puede decirse que la advertencia que se formula en las escrituras está más bien orientada en este sentido”. Esta sentencia es muy relevante pues, asume que la nota del 354.a RH, aunque sea una nota simple, lo es con garantía, una nota “sui generis” que conecta con las certificaciones al enlazar la advertencia con lo dispuesto en el art. 226 LH.
(6) La sentencia del Tribunal Supremo de 21 de diciembre de 2007 consideró inaplicable este precepto a la información del art. 354.a por no ser una certificación.
(7) Véase, Oswald Redlich, Doctrina de los documentos de particulares en la Edad Media, traducido por Ángel Martínez Sarrión, editado por el Colegio Notarial de Cataluña en 1994, p. 186. Se trataba de lugares de credibilidad, conventos y corporaciones eclesiásticas que, en el siglo XIII en ciertos territorios, Hungría en concreto, dotaban de fuerza probatoria a los documentos con el sello del obispo o de la corporación eclesiástica.
(8) La sentencia de la Audiencia de Santa Cruz de 19 de junio de 2015 recala en este intento de exoneración de responsabilidad de la registradora, que negaba que hubiera información del 354.a RH porque la notario había pedido la información con arreglo al art. 175 RN, agregando que la escritura se pretendía firmar un día determinado, por lo que, a pesar de no haber demandado la información expresamente para ese mismo día, la registradora la remitió por referencia al cierre del libro Diario el día anterior, señalando que no tenía los efectos del art. 354.a, cosa que rechaza el Tribunal que, a su vez, observa con razón, que “la doctrina de la ausencia de responsabilidad registral en la emisión de ‘simples notas simples’, no puede ser más confusa”, mientras añade, ante el intento de evadir esa responsabilidad, el siguiente párrafo de la Exposición de Motivos del Real Decreto 2537/1994 por el que se reformaron los dos preceptos citados: “La finalidad de evitar los fraudes en la contratación inmobiliaria y, por consiguiente, la de alcanzar la mayor seguridad jurídica en este ámbito ha sido preocupación constante del legislador, que, con esta norma trata de conseguir aquel propósito potenciando al máximo, de manera decidida y de acuerdo con los medios de que hoy se dispone, la colaboración entre las dos instituciones a quienes el ordenamiento jurídico confía esta tarea, a los Notarios y a los Registradores de la Propiedad, y en la que se han conjugado, por una parte, la necesidad de obtener con celeridad información del Registro de la Propiedad y la de incorporar al mismo con igual celeridad la actuación notarial, y, por otra, la necesidad de conceder al Registrador el tiempo mínimo indispensable para que pueda obtener y ofrecer una información exacta y del máximo rigor del contenido de los asientos registrales” .
(9) La sentencia de la Audiencia Provincial de Tarragona de 9 de febrero de 2009 ha aducido: “Resulta irrelevante por lo demás el argumento aducido por el apelante basado en negar su responsabilidad por el hecho de que hubiere remitido una nota informativa y no una certificación registral, ya que el artículo 354.a del RH no efectúa dicha distinción cuando se trata de informaciones solicitadas por Notarios mediante telefax, que es el supuesto que se contempla en el presente recurso y expresamente utiliza la misma terminología que para las certificaciones al decir que el Registrador formalizará la nota bajo su responsabilidad”.
La sentencia de la Audiencia Provincial de Valencia de 5 de diciembre de 2022 distingue, en efecto, entre certificaciones, información registral en particular y notas simples en general y, al efecto señala respecto del art. 354.a “que parece que no tendrían que provocar el mismo tipo de responsabilidad que las certificaciones, habida cuenta de su distinto valor probatorio. Sin embargo, con relación a las notas de información continuada previas al otorgamiento de las escrituras, el artículo 354.a del Reglamento Hipotecario utiliza la misma terminología que para las certificaciones al decir que el Registrador formalizará la nota bajo su responsabilidad. Y por ejemplo, la sentencia del Juzgado de Primera Instancia de Santander de 18 de febrero de 2003 ha apreciado la existencia de responsabilidad civil del Registrador por la emisión de una nota de este tipo”. En cambio, respecto de las notas simples en general, tras aludir al 222 LH y al 332 de su Reglamento y al tratamiento profesional de la publicidad (que evite las meras fotocopias) señala que: “hay que entender que el Registrador responde de los daños que sus negligencias produzcan, aunque lógicamente la relación de causalidad entre sus errores u omisiones y los daños producidos sea, en estos casos, menos clara precisamente porque la nota simple informativa no tiene valor probatorio. Y hay un sector autorizado de la doctrina que se manifiesta contra la existencia de responsabilidad en las notas simples informativas”.
(10) Véase la sentencia de la Audiencia Provincial de Valencia de 5 de diciembre de 2022, extractada en la nota anterior.
(11) Vid. la sentencia de la Audiencia Provincial de Barcelona de 26 de julio de 2000 citada en la nota 5.
(12) Véase el artículo 222-2 LH, que requiere lo que denomina “tratamiento profesional de la información” de modo que sea posible la publicidad sin intermediación del registrador, es decir sin necesidad de que exhiba materialmente los libros a los interesados.
(13) De hecho muy dificultada, aunque subsistente, pese al intento de suprimirla en el Proyecto de Ley de Condiciones Generales de la Contratación, a lo que se opuso el Consejo de Estado y de ahí su eliminación de aquel, sin perjuicio de insistirse en ello sobre la base de equiparar la manifestación del contenido de los libros con la manifestación de los libros, lo que dio lugar a que, con ocasión de la reforma del Reglamento Hipotecario de 1998, la Sala de lo Contencioso del Tribunal Supremo hubiera de defender la exhibición de los libros en la sentencias de 24 de febrero y 12 de diciembre de 2000 y en la 31 de enero de 2001.
(14) Un sistema parecido se pretendió implantar por el Colegio de Registradores en julio de 2017. La Abogacía del Estado en su informe de ref. 2082/2017 negó que el Colegio de Registradores tuviera competencia para regular la publicidad formal del Registro y agregaba: “que cualquier sistema telemático o modelo informático que pueda implementarse para hacer efectiva la publicidad del registro deberá acomodarse a las disposiciones legales y reglamentarias reguladoras de la materia, al menos que las mismas sean objeto de modificación por norma de igual o superior rango”.

Palabras clave: Acceso a Registros, Acceso telemático, Nota on line.
Keywords: Access to Registries, Telematic Access, Online certificate.