La transformación digital es un proceso de reconversión y adaptación de tecnologías digitales, lo que motiva a las instituciones y empresas a incorporar procedimientos innovadores para cubrir la demanda de servicios. Una transformación digital que se ha convertido en algo fundamental en el avance de la sociedad, dado que el éxito o el progreso empresarial deriva de la capacidad que poseen las entidades para hacer frente a los cambios y dar paso a la digitalización en los procesos productivos.

La transformación digital se ha convertido en una necesidad y su aplicación permite la hiperconectividad y la transformación de los procedimientos de una empresa o institución, como es la factura electrónica. La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, estableció con efectos de 15 de enero de 2015 la facturación obligatoria a todos los organismos de las Administraciones Públicas. Por su parte, el artículo 2.bis, introducido en la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, estableció la obligación de los empresarios y profesionales de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. No obstante, la Disposición final octava de la Ley 18/2022, señaló que la facturación electrónica entre empresarios y profesionales producirá efectos, para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros, al año de aprobarse el desarrollo reglamentario, mientras que para el resto de los empresarios y profesionales producirá efectos a los dos años de aprobarse el desarrollo reglamentario. El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, aprobó el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales y la estandarización de formatos de los registros de facturación, norma reglamentaria desarrollada por la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que establece las especificaciones técnicas necesarias para su aplicación.

“La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho y, en particular, mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo”

Sin embargo, el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, ha prorrogado hasta el 1 de enero de 2026 la adaptación de los sistemas informáticos a las características y requisitos para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades. Cuando se trate del resto de los obligados tributarios el plazo límite para su aplicación se establece en el 1 de julio de 2026 para facilitar su adaptación en la medida que no están sometidos a las mismas obligaciones que los anteriores que pudieran determinan la no utilización habitual de sistemas informáticos.
El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, define la factura electrónica como aquella factura que haya sido expedida y recibida en formato electrónico, es decir, la diferencia reside únicamente en que la transmisión se ha producido por medios electrónicos o telemáticos. En principio, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho y, en particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo. No obstante, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura se presumirá acreditada cuando se haya expedido utilizando un sistema o programa informático en conformidad con los requisitos contenidos en el citado Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales.

“El contenido de las facturas expedidas utilizando los sistemas informáticos deberá incluir, además del contenido normal, la representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código ‘QR’”

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas: a) mediante una firma electrónica avanzada; b) mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos; c) mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma. Es decir, la gestión informática y el sistema de envío en la factura digital permiten garantizar que la persona física o jurídica que firma la factura es el emisor (autenticidad) y que el contenido de la factura no se ha alterado (integridad). La factura electrónica se crea (al igual que se hace con la factura en papel) y se almacena en un fichero de datos. Una vez creada la factura se puede garantizar su autenticidad e integridad mediante la firma electrónica, el intercambio electrónico de datos o bien por los medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
El contenido de las facturas expedidas utilizando los sistemas informáticos deberá incluir, además del contenido normal, la representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código “QR” (en el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código “QR”), así como la inclusión de la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sean facturas electrónicas o no. Un contenido extensible a las facturas simplificadas expedidas utilizando sistemas informáticos.

“Los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación de empresarios y profesionales garantizarán la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación”

El artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, en la redacción dada por la Ley 11/2021, de 9 de julio, incorporó una nueva obligación tributaria formal: la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, cuyo desarrollo reglamentario se ha realizado por el referido Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, lo que supone un impulso para la modernización de la dotación digital del tejido empresarial con especial incidencia en las pymes, microempresas y autónomos, reforzando la obligación de emitir factura y facilitando, a la vez que una mejora en el cumplimiento tributario, así como la lucha contra el fraude fiscal.
En definitiva, los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos de facturación de empresarios y profesionales garantizarán la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación, de forma que los citados sistemas informáticos permitirán a la Administración tributaria comprobar que toda transacción genere una factura y una anotación en el sistema informático del contribuyente, lo cual impedirá una alteración de las anotaciones y permitirá la remisión de las facturas a la Administración tributaria por medios electrónicos.

“La nueva normativa permitirá su rápido envío del expedidor al destinatario, la constancia en los sistemas y programas informáticos y su remisión segura a la Administración tributaria, disminuyendo los costes indirectos de gestión de las empresas y profesionales”

Un nuevo paso en el progreso tecnológico de los últimos decenios, en buena medida indesligable de la globalización, que ha modificado las formas y los equilibrios tradicionales de organización económica y social. El elemento central sobre el que se ha articulado este fenómeno es el conjunto de nuevas tecnologías, con repercusión en todos los ámbitos de la sociedad, incluida la economía. La difusión de las tecnologías digitales y la utilización de datos permiten innovar en procesos y productos, mejorar la toma de decisiones y predecir los acontecimientos futuros, y presenta un gran potencial en ámbitos estrechamente ligados con el progreso económico y social. Por otra parte, la extensión de las infraestructuras digitales y la generalización del acceso e interconexión a la red por parte de los ciudadanos, instituciones y empresas, está generando enormes y crecientes cantidades de información, al mismo tiempo que permiten el procesamiento de información digital a gran escala. En el caso de la factura electrónica, la nueva normativa permitirá su rápido envío del expedidor al destinatario, la constancia en los sistemas y programas informáticos y su remisión segura a la Administración tributaria, disminuyendo los costes indirectos de gestión de las empresas y profesionales.

Palabras clave: Factura electrónica, Plazos de implantación, Contenido de la factura.
Keywords: Electronic invoicing, Implementation deadlines, Contents of invoices.