La Resolución DGSJ y FP de 6 de febrero de 2023 (BOE número 53, de 3 de marzo de 2023) trata un tema aparentemente inocuo pero que no es baladí. Un notario solicita la información registral continuada regulada en el artículo 175 del Reglamento Notarial por correo electrónico; la Registradora de la Propiedad deniega la expedición y la Dirección General confirma su criterio desestimando el recurso interpuesto por el notario.

Los argumentos para rechazar la utilización del correo electrónico son muy simplistas: se considera necesario asegurar la identidad del remitente antes de abrir el mensaje para evitar ataques a través de correo electrónico ya que, al parecer, es muy fácil enviar un correo con remitente falso, pues nunca existe certeza que la persona que lo con la que nos comunicamos vía e-mail sea quien dice ser, salvo que se utilicen mecanismos de firma electrónica de correos no solo de los ficheros adjuntos. Además, cualquier información sensible confidencial y protegida que permanezca almacenada en el servidor de correo podría ser accedida por un atacante lo que aconseja su borrado con lo que no se cumplirían las exigencias de conservación o debería almacenarse este junto con el correo electrónico del solicitante en otro repositorio.

“Resulta difícil admitir que una herramienta de comunicación de uso universal como el correo electrónico no pueda utilizarse para la solicitud y envío de la información registral”

Finalmente se asegura rotundamente que hay que limitar determinadas herramientas, por ejemplo, desactivar la visualización HTML, para evitar para evitar que un código malicioso se ejecute a través del correo electrónico por cuya vía pueden llegar a amenazas en forma de malware y ataques como el phishing.
A continuación, establece los requisitos que debía tener el correo electrónico para que pudiera considerarse seguro y adecuado para recibir la información registral, siendo preciso para ello que se utilicen sistemas que extremen la seguridad de los servidores depositarios de la información y que impidan ceder involuntariamente el uso de la cuenta de correo, provocar una suplantación de identidad y el acceso a información confidencial. Para ello entiende necesario la elección de un correo profesional que se utilice solo y exclusivamente a efectos determinados y excluya la elección de cualquier otro correo, aunque éste sea corporativo, debiendo utilizarse mecanismos de cifrado de información, advirtiéndose que, aunque se utilice, en este caso, un correo corporativo para la emisión de la solicitud no implica que sea un correo designado solo a efectos específicamente determinados y excluya la elección de cualquier otro correo y tampoco el hecho de la identificación del remitente impide la posibilidad de acceso y manipulación de su contenido. Por tanto, ante la falta de desarrollo normativo sobre la forma y requisitos de un correo electrónico a efectos de solicitar o recibir publicidad formal aconseja continuar con el sistema actualmente establecido. El comentario de la Resolución en la conocida web Notarios y Registradores concluye que es “clara consecuencia de la responsabilidad que para el registrador supone la emisión de la información continuada, de tal forma que es el responsable de la remisión de la nota; por ello y por la trascendencia que tiene para el tráfico jurídico y económico deberá comprobar que la nota ha sido remitida correctamente, así como la hora en la que ha sido remitida lo que no es posible mediante el uso del correo electrónico” afirmando que “si se admitiera el correo electrónico, debería ser por medio de un sistema que permitiera el sellado temporal y el acuse instantáneo de la recepción, aparte de otros medios de seguridad que se consideren necesarios”.

“La Resolución, sin embargo, defiende el telefax como único medio para solicitar la información rechazando el correo electrónico como alternativa”

Resulta difícil admitir que una herramienta de comunicación de uso universal como el correo electrónico no pueda utilizarse para la solicitud y envío de la información registral. Hoy en el tráfico jurídico y las relaciones profesionales y en las oficiales entre los ciudadanos y la administración se utiliza con profusión este medio sin que ello plantee problemas. Por otro lado, la elección de un correo profesional o corporativo no aparece como exigencia en la ley, que se limita a afirmar que la información se podrá solicitar por telefax o cualquier otro medio, ni lo es de la seguridad informática que podrá también obtenerse por otras vías de defensa de los sistemas en su acceso, como las múltiples medidas de seguridad existentes sobradamente conocidas. Además, en realidad, como dijo Jorge Cadórniga (1) el requisito de la firma digital no sería en modo alguno exigible pues el artículo 175 del Reglamento Notarial dispone que la solicitud se remita simplemente con el sello y por cualquier procedimiento.
Cada notario y cada registrador tienen una única cuenta de correo corporativo, como resulta de lo dispuesto en la disposición transitoria 20ª de la ley 24/ 2001 y en el caso de los notarios en el Acuerdo del Consejo General del Notariado 19 de enero de 2002, que será objeto de publicación en un directorio electrónico a cargo de aquellos (CGN y CORPME) que garantizará cuál es la cuenta de cada uno. Obviamente esto permite, sin lugar a dudas, garantizar la identidad del remitente (antes de abrir el mensaje) sin que de su uso pueda colegirse necesariamente un ciberataque al sistema informático del Registro de la Propiedad, que, por otro lado, tendrá implementadas, como cualquier sistema informático corporativo, medidas de seguridad de la más alta eficiencia que impidan las intrusiones y teniendo en cuenta que estaría firmado electrónicamente tanto el fichero adjunto como el propio correo electrónico. No parecen muy comprensibles, pues, las exigencias de borrado o colocación en otro repositorio de los mensajes ya que partimos de la base de la existencia de medidas de seguridad previas en el sistema de firma electrónica y consiguiente encriptación de los correos y sus archivos adjuntos. No olvidemos además que la Resolución DGRN de 12 de noviembre de 1999, reproducida literalmente en la Resolución Circular de 26 de abril de 2000, reconocía expresamente que se permite al notario remitir su solicitud mediante correo electrónico y firmar la misma por el procedimiento de firma digital y también que el Registrador podrá contestar a tal solicitud mediante documento firmado electrónicamente. Por cierto, ambas son obviadas y no están citadas en la resolución que comentamos.

“Estamos, por lo visto, ante el telefax posmoderno que ha superado la modernidad que representó en los años 80”

En conclusión, a nuestro juicio, la solicitud de información registral ex artículo 175 Reglamento Notarial debía entenderse plenamente válida realizada por correo electrónico corporativo del notario con firma electrónica cualificada tanto del correo como de la petición adjunta como parece que se realiza en el supuesto de hecho de la petición a la que se refiere la resolución, sin sea comprensible exigir mayores requisitos de seguridad para el correo electrónico que para el telefax.
La Resolución, sin embargo, defiende el telefax como único medio para solicitar la información rechazando el correo electrónico como alternativa. Para ello realiza una encendida defensa del telefax un procedimiento de hace cuarenta años, momento en el que “era la tecnología puntera de transmisión de datos y documentos a través de la red telefónica monitoreada bajo estrictos protocolos de seguridad, de tal modo que la información se envía de punto a punto encriptada sin atravesar dominios públicos abiertos no seguros, servidores, y agentes de phishing; no es atacable por virus…la señal no se puede decodificar…” con la gran ventaja que del telefax “siempre obtiene una notificación cuando se recibe una comunicación por telefax.” Solo le ve una desventaja y es, nada menos, que no puede acreditar la hora exacta de la recepción. Continúa argumentando que el articulo 354 a) del Reglamento Hipotecario regula minuciosamente el procedimiento y que dicho artículo (introducido por el Real Decreto 2537/1994 de 29 de diciembre) conserva su redacción hasta la actualidad; olvida que ésta regulación, lo mismo que el envío por telefax es excepcional y supletoria, aplicable exclusivamente cuando se utilice este procedimiento, en los supuestos de imposibilidad técnica para el acceso directo a los libros del Registro, sin que ello quiera decir que su aplicación sea general o universal.

“También sería muy sencillo establecer la posibilidad de solicitar la información registral a través del sistema de interconexión seguro actualmente existente entre notarios y registros para las presentaciones telemáticas”

Estamos, por lo visto, ante el telefax posmoderno que ha superado la modernidad que representó en los años 80. Pero la situación no creemos que sea esta; basta acceder a la red para encontrar cientos de entradas calificándolo de tecnología obsoleta cuya seguridad es fácilmente trucable sin que pueda garantizar la realidad de la recepción ni la hora exacta, más cuando actualmente el propio telefax, como artefacto ofimático, prácticamente ha desaparecido siendo sustituido de forma casi general por dispositivos de módem fax integrados en redes informáticas a través de ordenadores e impresoras en red lo que les hace mucho más vulnerable a ataques externos. Así lo ponía de manifiesto Jorge Cadórniga hace unos años (2).
Cuando el notario solicita una nota por correo electrónico (y no por telefax), no es por capricho o por comodidad, normalmente es porque el sistema del telefax no funciona correctamente no hay forma de obtener la información registral por este procedimiento normalmente por la inestabilidad de los actuales aparatos instalados con las líneas telefónicas digitales cuando están diseñados para líneas analógicas hoy desaparecidas prácticamente. ¿Qué podrá hacer el notario, pues, cuando sea imposible obtener la información registral por telefax? ¿Cuál sea cualquier otro medio, al que se refiere la Ley? Parece razonable que, con las garantías señaladas, pueda admitirse la solicitud por correo electrónico y así evitar un callejón sin salida. Sin embargo, como hemos dicho, la resolución se instala en la idea de admitir solo y exclusivamente el telefax y rechazar el correo electrónico, aun cuando cumpla los parámetros de seguridad que enuncia alegando falta de desarrollo reglamentario.
La solución es muy fácil; bastaría una simple Circular de la DG estableciendo los requisitos de seguridad del correo electrónico para que este se pudiera utilizar con las indudables ventajas que supone de facilidad, agilidad y calidad sobre el obsoleto telefax procedimiento inseguro, poco fiable y con poca calidad de resolución que plantea problemas incluso en la incorporación de los testimonios de la información registral a las escrituras que, muchas veces, resultan ilegibles.

“No olvidemos que lo que está ordenado desde las leyes 24 de 2001 y 2005 es el acceso directo del notario al Registro de la Propiedad sin intermediación del registrador”

También sería muy sencillo establecer la posibilidad de solicitar la información registral a través del sistema de interconexión seguro actualmente existente entre notarios y registros para las presentaciones telemáticas. Es, desde luego, un contrasentido que los usuarios puedan solicitar y obtener información registral de forma telemática a través de la sede electrónica del CORPME y los notarios nos veamos obligados a realizarlo mediante telefax, un sistema que tiene los días contados.
Pero ésta solución, que resolvería la cuestión planteada, no sería sino un parche más en el sistema pues no olvidemos que lo que está ordenado desde las leyes 24 de 2001 y 2005 es el acceso directo del notario al Registro de la Propiedad sin intermediación del registrador regulado en el artículo 222.10 de la Ley Hipotecaria y al que se refiere el artículo 175.2 del Reglamento Notarial que dispone que excepcionalmente y en supuestos de imposibilidad técnica podrá efectuarse mediante un escrito con su sello que podrá remitirse por cualquier procedimiento incluido el telefax y así lo ponía de manifiesto en aquel momento Alfonso Madridejos (3) y yo mismo (4) .
Actualmente la Ley 11/2023 de 8 de mayo de digitalización de actuaciones notariales registrales (BOE número 110 de 9 de mayo de 2023) introduce un nuevo párrafo en el artículo 222.2 de la Ley Hipotecaria en el que ordena que la publicidad registral se emitirá siempre en formato electrónico (aunque la vigencia de este precepto está aplazada un año). Esperemos que al implementarse los medios digitales por mandato de esta ley se contemple la posibilidad esperada desde los años 2001 y 2005 del acceso telemático directo y la emisión de la información registral en formato y soporte electrónico que expulsaría el telefax definitivamente del sistema. Quizás habría que recordar aquí la frase del Conde de Romanones “Hagan ustedes las leyes y déjenme los reglamentos”.

(1) CADORNIGA DIAZ, Jorge. La solicitud “preventiva” de información registral continuada. www.notariosyregistradores.com 19 de julio de 2009
(2) CADORNIGA DIAZ, Jorge. "Seguridad jurídica sin red ¿Todavía con fax? Alternativas al incumplimiento registral". El Notario del siglo XXI. Número 56. Julio 2014.
(3) MADRIDEJOS FERNANDEZ, Alfonso. “La conexión telemática entre Notarias y Registros”. El Notario del Siglo XXI. Número 5. Enero-Febrero 2006. "Acceso directo a los libros del registro". Revista Notario Siglo XXI, número 30 (Marzo-Abril 2010).
(4) MANRIQUE PLAZA, Javier. "El Notario y el acceso telemático a los registros". Revista Notario Siglo XXI, número 21 (Septiembre-Octubre 2008).

Palabras clave: Telefax, Correo electrónico, Acceso directo.
Keywords: Fax, E-mail, Direct access.