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La cancelación registral de una hipoteca era un procedimiento sencillo y rápido, que ha llegado a complicarse en los últimos años.

En primer lugar, si la cancelación va ligada a una compraventa, en la actualidad es prácticamente imposible conseguir la comparecencia de representantes de la entidad acreedora del vendedor para el otorgamiento simultáneo de la escritura de carta de pago y cancelación, con los problemas apuntados por Juan Kutz Azqueta en el número 117 de esta misma Revista (1), a la que nos remitimos. En lo que interesa a la presente diremos simplemente que, en estos casos, la gestoría del banco que financia al comprador impone al vendedor la tramitación de la cancelación de la hipoteca. Una persona de una gestoría desconocida para él, le hace firmar un documento de encargo y provisión, es decir, el deudor pierde el control de decisión de esa gestión, no sabiendo a dónde dirigirse para preguntar por su trámite e ignorando cual será la notaría finalmente elegida para firmar la cancelación. No tendrá que ver en muchos casos ni con el domicilio del comprador o vendedor ni con la situación del bien, con la dificultad de seguimiento de dicha tramitación.
Si se trata de conseguir el otorgamiento de la escritura de cancelación una vez amortizado el préstamo, al margen de un proceso de compraventa, tampoco es fácil conseguir que el banco dirija sus apoderados a la notaría elegida por el deudor.
La División de Competencia y Mejora Regulatoria (DCMR) ha aclarado que las entidades financieras pueden cobrar una comisión en caso de que se les encargue a ellos la tramitación íntegra (2). Pero también que el cliente tiene derecho a tramitar él mismo la cancelación y, en este caso, tiene derecho a solicitar del banco que simplemente envíe a un apoderado a la notaría de su elección a la firma de dicha escritura. Una vez firmada la escritura, el consumidor decidirá si encargarse él de la presentación de la copia autorizada al Registro o encargar de dicha gestión a un tercero.
Sin embargo, en la práctica la firma de las cancelaciones está externalizada por los bancos en gestorías y, por ello, resulta muy difícil conseguir que un apoderado de la entidad se desplace a la notaría elegida por el deudor. Ante los retrasos y dificultades no es extraño que finalmente el deudor transija y encargue la tramitación íntegra con el consiguiente coste y, de nuevo, con una total pérdida de control del proceso, ignorando cuál será la notaría donde finalmente se otorgará la cancelación.

“Para facilitar el proceso ya no será un apoderado de la entidad financiera o de la gestoría quien firme la escritura de cancelación sino que los bancos han otorgado poderes a favor de los deudores o personas que sean propietarias del bien sobre el que pesa la carga para que sean estos los que firmen las escrituras de cancelación”

Para intentar acabar con estas deficiencias el Consejo General del Notariado se puso en contacto con las entidades de crédito para tratar de solventarlas y reconducir la situación.
Ayudó la experiencia positiva ganada con la implantación de la aplicación del sistema de firmas de actas de transparencia de la Ley de Crédito Inmobiliario.
Las entidades bancarias son cada vez más conscientes del derecho de elección de notario por parte del consumidor y tratan de informar debidamente a sus clientes y empleados sobre la correcta utilización de plataformas como la de las actas de transparencia o esta nueva de las cancelaciones, que intentan incidir en que sea el propio interesado el que ejercite efectivamente ese derecho (3).
Para facilitar el proceso ya no será un apoderado de la entidad financiera o de la gestoría quien firme la escritura de cancelación, sino que los bancos han otorgado poderes a favor de los deudores o personas que sean propietarias del bien sobre el que pesa la carga, para que sean estos los que firmen las escrituras de cancelación.
Con ello se salva el mayor obstáculo operativo para conseguir que la cancelación pueda firmarse de forma aislada en la notaría de elección del deudor: el desplazamiento de un apoderado de la entidad. Con el nuevo sistema que ya está operativo para el Banco Santander, el deudor o propietario de la finca actúa como apoderado de la entidad acreedora estableciéndose como condiciones para la vigencia del poder que el banco haya remitido a la sede electrónica notarial el certificado de saldo cero junto con una nota simple de la finca o fincas cuya hipoteca se pretende cancelar.
Es un nuevo trámite implantado en la plataforma SIGNO que utilizan todos los notarios de España.
Su funcionamiento es similar al de las actas de transparencia. El cliente debe acudir al banco para solicitar el certificado de deuda cero y pedir que se suba la operación de cancelación al portal notarial y designar al notario propuesto para la firma de la escritura de cancelación.
El cliente también puede realizar él mismo la asignación de la operación a su notario de confianza, a través de la Sede Electrónica Notarial (Portal Notarial).
Al notario le llegará por una vía u otra la propuesta de asignación, se asignará la operación y podrá seleccionar si la firma será presencial o por videoconferencia, sin perjuicio de que el modo de firma puede modificarse posteriormente. Como documentación del expediente le llegará el certificado de saldo cero y una nota simple registral. El sistema ofrece además la posibilidad de que el notario pueda solicitar documentación adicional.
Una vez validado el expediente, se podrá introducir la fecha prevista de firma y se volverá a pedir confirmación de si la firma será presencial o por videoconferencia. No obstante, aún se podrá modificar dicha fecha prevista y el modo de firma.
Realizada la firma de la escritura, se procederá a comunicar la misma a la entidad financiera, pudiendo incorporar opcionalmente una copia electrónica.
Todos los trámites quedarán unificados en un solo expediente donde se podrán consultar los movimientos acaecidos desde su inicio a su conclusión, con sello temporal.
Este nuevo sistema constituye en sí una mejora en aras a la libre elección de notario por el deudor y la no imposición al mismo de gestiones no solicitadas y a la simplificación y transparencia del trámite.
No obstante, aún quedarían ciertos detalles que examinar para poder exprimir al máximo la utilidad de esta herramienta en su uso práctico diario.
En los supuestos de cancelación sin compraventa, lo más fácil es que el notario le indique al cliente que acuda a la entidad de crédito y solicite el certificado de saldo cero y que suba la operación de cancelación a SIGNO.

“Este nuevo sistema constituye en sí una mejora en aras a la libre elección de notario por el deudor y la no imposición al mismo de gestiones no solicitadas y a la simplificación y transparencia del trámite”

Pero si el cliente acude al notario directamente, debería ser posible iniciar la solicitud desde la notaría.
Podría realizarse de un modo parecido al trámite de solicitud de NIF KLM, es decir, que existiera una plantilla para imprimir, rellenar y firmar por el cliente delante del notario para que este subiera dicha solicitud a la plataforma a modo de inicio de expediente por parte de cliente personado en la notaría.
En los supuestos de cancelación previa a una compraventa sería el sistema ideal, porque no se habrá pagado aún el préstamo y no se habrá obtenido el certificado de saldo cero.
En estos casos, sería más cómodo y seguro para las partes que el mismo día de la firma de la compraventa, se rellenara esa solicitud por parte del deudor y se incorporara el justificante del medio de pago.
La gestoría del banco del comprador tendría también la seguridad de que ese mismo día se ha iniciado el trámite para lograr la cancelación de la hipoteca. Aunque repito, que sería deseable un esfuerzo en formación a los apoderados de las gestorías en normativa de consumidores y usuarios para que no muestren oposición a la demanda del vendedor de no querer que se le imponga la tramitación de la gestión de la cancelación.
En cuanto a la firma de la escritura de la cancelación, el deudor o comprador procederá a otorgar la escritura de cancelación una vez obtenido el certificado de saldo cero, subida la operación por el banco y asignada por el notario. Para evitar desplazamientos hay que recordar que existe la opción de firmar las cancelaciones por videoconferencia.
En conclusión, este procedimiento es un avance para volver a un sistema más seguro, rápido y transparente en las cancelaciones de hipoteca, a la vez que permite ahondar en la libre elección de notario y en la no imposición de gestiones no elegidas.
Estamos ante un ejemplo claro en el cual la utilización de nuevas tecnologías supone un ahorro de trámites para las entidades que se ven liberadas de desplazamientos y otorgamientos, sin merma de su seguridad ya que el control del proceso deriva de la emisión de un certificado firmado electrónicamente y remitido por vía telemática a través de un canal seguro.
Esperamos una pronta difusión de su existencia y funcionamiento, tanto por parte de los notarios como de los empleados de las entidades de crédito, para su rápida implantación en aras al respeto al derecho de consumidores y usuarios y a una mayor seguridad jurídica.

(1) “¿Esta hipoteca es una ruina?”, Juan Kutz Azqueta, EL NOTARIO DEL SIGLO XXI, nº 117, septiembre-octubre 2024.
(2) https://clientebancario.bde.es/f/webcb/RCL/PodemosAyudarte/InformesActividad/comisionporcertificadoencancelacionhipoteca.pdf
(3) En la actualidad el sistema está operativo con el Banco de Santander y en breve se extenderá a otras entidades de crédito.

Palabras clave: Cancelación, Gestión, Elección de notario.
Keywords: Cancellation, Procedure, Choice of notary.