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Transcurridos ya dos años desde la modificación de la Ley del Notariado por la Ley 11/2023, una de las principales innovaciones de la reforma, la copia notarial electrónica con código seguro de verificación (csv), comienza a generalizarse.

Superadas las reticencias iniciales, derivadas de lo novedoso de la reforma y, en ocasiones, de la falta de información de las personas o entidades ante las que se pretendía hacer valer estas copias, lo cierto es que su uso comienza a extenderse y ya son más de trescientas ochenta mil las copias con csv emitidas y en circulación.
Hoy es ya absolutamente habitual la sustitución de la copia en papel a la que estábamos acostumbrados, con todas sus solemnidades, incluidas la firma, signo y rúbrica del notario, el sello del notario, el de seguridad, el papel timbrado y una carpeta de diseño, por un humilde código seguro de verificación o por un vulgar QR (1).
Y ya no llama la atención, siendo un gesto cotidiano en nuestros despachos, el que el notario en el momento de la autorización del instrumento saque su teléfono móvil para capturar con la cámara el QR y acceder a la sede electrónica del Notariado, comprobando así el contenido de la copia y su vigencia. De hecho, esta práctica es absolutamente necesaria puesto que el traslado a papel de la copia con csv es meramente informativo y carece de todo valor y solo a través de la sede electrónica se puede acceder a la copia notarial auténtica, constantemente actualizada, y comprobar su vigencia.
Solo a través de la sede electrónica, ya sea tecleando en el lugar correspondiente de la página web el código seguro de verificación o, lo que es más cómodo y rápido, escaneando el QR con un dispositivo móvil, se consigue el acceso a la copia auténtica en el momento que esta se quiere hacer valer como instrumento de legitimación y solo a través de ese acceso a la copia electrónica se puede comprobar, con seguridad, su vigencia y contenido en ese momento concreto. Y es importante destacar que no solo es necesario acceder a la copia y comprobar su contenido, sino que también es imprescindible llegar hasta el final del documento para verificar la existencia o no de modificaciones, revocaciones o alteraciones en la matriz y comprobar así la vigencia de la copia.

“Superadas las reticencias iniciales derivadas de lo novedoso de la reforma y, en ocasiones, de la falta de información de las personas o entidades ante las que se pretendía hacer valer estas copias, lo cierto es que su uso comienza a extenderse y ya son más de trescientas ochenta mil las copias con csv emitidas y en circulación”

Esta nueva modalidad de copia tiene indudables y múltiples ventajas para los usuarios, destacando principalmente tres.
En primer lugar, se facilita enormemente el uso de la copia al apoderado, si se trata de un poder, o al titular de la copia, en los demás casos, puesto que ya no existe un original que deba presentarse físicamente, sino que basta con la exhibición, en cualquier soporte, del código QR o del código seguro de verificación. El destinario de la copia lo que recibe, en su correo electrónico o físicamente, es un traslado del contenido de la copia, con un valor puramente informativo, en cuya portada aparece el QR y el csv, pudiendo el interesado reproducirlos, por cualquier medio y en cualquier soporte, todas las veces que quiera, cumpliendo todas las reproducciones por él obtenidas la misma función.
Así, el interesado, para hacer valer la copia, podrá exhibir el traslado a papel que ha recibido o una reproducción, realizada por él, en papel o en formato electrónico, podrá remitirla por correo electrónico o por cualquier otro medio telemático o podrá limitarse a exhibir, en papel o en su teléfono o dispositivo móvil, el QR o el csv en el momento de su actuación. En definitiva, cualquier sistema es válido siempre que permita facilitar al notario, o a la persona frente a la que se va hacer valer la copia, la llave de acceso a la auténtica copia electrónica ubicada en la sede notarial con todas las garantías de seguridad e integridad, incluida la firma electrónica cualificada del notario que la expide.
También es posible que el titular de la copia no se limite a enviar el QR o el csv al destinatario, sino que puede convertir la copia en cuasi pública poniéndola a disposición de cualquier interesado mediante algún sistema de publicidad, totalmente abierto o más o menos restringido, como su página web. Lo que puede ser interesante en muchos supuestos como, por poner algún ejemplo, poderes destinados a ser utilizados en muchas ocasiones y en multitud de actuaciones o escrituras relativas a la estructura societaria de grandes compañías, como fusiones, absorciones o cambios de denominación o domicilio de entidades bancarias, que deben ser conocidas y utilizadas por muchos notarios en muchas escrituras.

“No solo es necesario acceder a la copia y comprobar su contenido sino que también es imprescindible llegar hasta el final del documento para verificar la existencia o no de modificaciones, revocaciones o alteraciones en la matriz y comprobar así la vigencia de la copia”

De hecho, ha sido muy frecuente que modificaciones estructurales de entidades bancarias hayan sido comunicadas a todos los notarios, a través del Consejo General del Notariado, mediante la inclusión en el sic, con un carácter meramente informativo, de una reproducción informal de la copia de la escritura que produce la modificación. Ahora, si lo que se publica en el sic es una copia electrónica con csv lo que se estará haciendo es poder a disposición de todos los notarios una verdadera copia notarial que podrá ser utilizada por todos con plenos efectos.
Este sistema puede ser muy útil cuando se trate de promotores inmobiliarios u otros operadores en el tráfico que generan una gran cantidad de escrituras en las que, por el derecho de elección del consumidor, pueden intervenir una gran cantidad de notarios. En tales casos, el promotor o empresario podrá no solo dar publicidad a todos los antecedentes, al modelo que quiere utilizar y a toda la información que los distintos notarios pueden necesitar para preparar sus escrituras, sino que también, con la inclusión de copias electrónicas con csv, pondrá a disposición del notario elegido todas las copias autorizadas de la sociedad, de los títulos de propiedad y de los poderes que el notario va a necesitar.
En esta línea, el Consejo General del Notariado está trabajando para crear un Repositorio Documental en la gestión de la Promoción Inmobiliaria que cumpliría esa función, permitiendo a los promotores poner toda la documentación necesaria a disposición de aquel notario que sea designado por el consumidor para la autorización de su escritura.
En segundo lugar, la copia con csv es especialmente beneficiosa, y esta es su principal utilidad, para el tráfico y para la seguridad jurídica ya que permite garantizar la vigencia de la copia y su actualización constante. A diferencia de la copia en papel, que es una foto fija del contenido de la matriz en el momento en el que la copia se expide, la copia con csv es una copia dinámica, en todo momento actualizada, que refleja la situación de la matriz en el momento en el que la copia se utiliza.
Como desarrollé con más extensión en un primer artículo sobre la copia electrónica con csv en esta revista (2), la copia notarial ubicada en la sede notarial electrónica es un instrumento dinámico en el que quedará inmediatamente reflejado cualquier alteración en la matriz que la copia reproduce o cualquier modificación en su vigencia y contenido resultante del otorgamiento de otro instrumento público, mediante el sistema constante de actualización basado en las notas y diligencias de modificación jurídica y de coordinación con otros instrumentos públicos.
Por tanto, el csv no es un simple sistema de seguridad para verificar la autenticidad de un documento sino una llave que permite el acceso al documento electrónico, es decir, a la auténtica copia notarial, constantemente actualizada y accesible, ubicada en la sede electrónica y desde la que produce sus efectos. Lo que supone que el acceso a ese documento mediante el csv o el QR, en el momento en el que la copia se va utilizar, es no solo conveniente sino necesario e imprescindible.

“El csv facilita la utilización de la copia, aporta un gran valor añadido, reforzando la seguridad jurídica, y reduce los costes, por lo que lo previsible es que su utilización, como ya está ocurriendo, siga generalizándose hasta desplazar y sustituir a la copia en papel en la gran mayoría de los casos”

Y, en tercer lugar, la copia con código seguro de verificación supone una importante reducción de costes para el usuario, no solo porque el valor añadido de la copia aumenta exponencialmente sin un aumento significativo del coste de expedición, sino porque podrá reducirse el número de copias necesarias ya que una misma copia podrá ser reproducida infinidad de veces por el propio interesado, mediante la simple reproducción del csv o del QR, y utilizada simultáneamente en diversos lugares y por diversos interesados, desapareciendo además el riesgo de pérdida o extravío.
Así, aunque la copia con csv se haya empezado a utilizar mayoritariamente en relación con los poderes, puede resultar muy útil en relación a cualquier otro instrumento público como pueden ser los relativos a la estructura de las sociedades o las actas de titular real, las herencias, en las que una sola copia con csv puede valer para todos los herederos, o en las compraventas u otros documentos inscribibles, especialmente si se refieren a una pluralidad de fincas inscritas en distintos registros, ya que la copia con csv podrá ser presentada simultáneamente en varios registros (3).
De esta forma, el csv facilita la utilización de la copia, aporta un gran valor añadido, reforzando la seguridad jurídica, y reduce los costes, por lo que lo previsible es que su utilización, como ya está ocurriendo, siga generalizándose hasta desplazar y sustituir a la copia en papel en la gran mayoría de los casos.
Finalmente, hay que destacar que la generalización de la copia notarial con csv va a facilitar el desarrollo de lo que sería la otra gran aportación, junto con el protocolo electrónico, de la 11/23 al sistema de seguridad jurídica preventiva que es la posibilidad de la autorización de instrumentos públicos con video conferencia, cuya utilización, hoy por hoy, no ha tenido el mismo éxito que las otras dos innovaciones.
La combinación de la copia con csv y del DNI digital, regulado en el Real Decreto 255/2025, de 1 de abril, va a proporcionar un soporte fundamental a las autorizaciones por video conferencia, superando algunos de los inconvenientes e inseguridades que han lastrado su desarrollo, lo que, unido a una deseable mejora de los sistemas informáticos proporcionados por el Consejo, especialmente en cuanto al proceso de alta de los particulares no expertos en informática y de asignación de firma electrónica individual a quien carece de ella, va a permitir, con toda seguridad, a corto plazo, que la video conferencia alcance un éxito similar al de las copias notariales con csv.

(1) Según el Chat Gpt un código QR, o "Quick Response code" (código de respuesta rápida), es un tipo de código de barras bidimensional que puede ser leído por dispositivos móviles como smartphones. Almacena información de manera compacta y permite un acceso rápido a la información a través del escaneo con la cámara del dispositivo, como enlaces a sitios web, información de contacto, o incluso pagos. En realidad el csv y el QR cumplen la misma función: en un caso tendremos que acceder al Portal Notarial (http://portalnotarial.es), entrar en verificar copia notarial electrónica e introducir (o, mejor, cortar y pegar, porque es muy largo) el código seguro de verificación; en el otro, por eso es de respuesta rápida, al escanear el QR el sistema entra directamente en la página web, introduce el código y hacer aparecer inmediatamente la copia electrónica.
(2) “La copia notarial electrónica con código seguro de verificación”, EL NOTARIO DEL SIGLO XXI, nº 116, 2024.
(3) La posibilidad de utilizar la copia con csv para realizar asientos en cualquier Registro, mediante la presentación física del csv o del QR en papel o mediante su remisión por cualquier medio telemático admitido, está fuera de toda duda puesto que se trata de una auténtica copia autorizada notarial y el registrador, mediante el csv, puede acceder a ella a través de la sede electrónica notarial y comprobar su autenticidad a través de la firma electrónica avanzada del notario a ella incorporada como ha señalada la RDGSJFP de 25 de abril de 2025.

Palabras clave: Copia notarial, Código Seguro de Verificación, Seguridad jurídica.
Keywords: Notarial copy, Secure Verification Code, Legal security.