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MAREK SZYMANSKI
Socio de Notarline Consultoría, Servicios y Soluciones

En los próximos años el notariado deberá enfrentarse a un gran reto que será el de aprovechar de la forma más eficaz posible todo cuanto ofrecen las Nuevas Tecnologías para facilitar el desarrollo de la función notarial, haciendo que se trabaje no más sino mejor, abaratando los costes y ofreciendo nuevos servicios a los ciudadanos.
En la recta final del año 2008 la situación en materia de nuevas tecnologías que podemos encontrar en el notariado dista mucho de la que yo conocí en mis primeros contactos, allá por el año 2000, cuando comencé a desarrollar las primeras aplicaciones para el notariado. La problemática que existía entonces en materia de nuevas tecnologías era bastante simple: la corporación estaba en penumbras y era necesario salir de la oscuridad y demostrar urgentemente y de forma práctica a todas las instituciones y a la sociedad en general, que el notariado estaba dispuesto a hacer una apuesta firme y decidida por las Nuevas Tecnologías.

Sin embargo la situación en la actualidad es bien distinta y mucho más compleja. Ya no es necesario demostrar nada. A estas alturas, después de ocho años, puede parecer incluso ridículo anunciar que se apuesta por las Nuevas Tecnologías. Es un mensaje ya obsoleto y no hay ninguna institución que se atreva a decir lo contrario, simplemente se le presupone.
Ahora la gran cuestión a plantearse es: uso de las Nuevas Tecnologías, sí, pero para qué y a qué precio.  En los próximos años el notariado deberá enfrentarse a un gran reto que será el de aprovechar de la forma más eficaz posible todo cuanto ofrecen las Nuevas Tecnologías para facilitar el desarrollo de la función notarial, haciendo que se trabaje no más sino mejor, abaratando los costes y ofreciendo nuevos servicios a los ciudadanos.

"No se trata de que las Casas de Informática impongan sus criterios sino de coordinar los esfuerzos de todas ellas, buscando las mejores soluciones a través de dialogo y vigilando la calidad de servicios que ofrece cada una de ellas2

Se equivocan, en mi opinión, aquéllos que  han entendido que apostar por las Nuevas Tecnologías es simplemente  convocar una rueda de prensa y anunciar que se han gastado más de 10 millones de Euros en la compra de miles de servidores destinados a un proyecto de nombre sugerente pero con escaso o nulo beneficio para las notarías. Aunque, posiblemente, esa visión quede corregida tras las últimas elecciones notariales, lamentablemente el notariado tendrá que pagar durante bastante tiempo las consecuencias de este tipo de concepción del uso de las nuevas tecnologías y de las decisiones que han tomado quienes creían que era lo acertado.
Con este breve artículo de opinión, me gustaría contribuir al debate, que ya está abierto a todos los niveles, sobre cómo reconducir lo antes posible la informática corporativa del notariado para que realmente esté al servicio de todos los notarios, para que empiece a dar resultados tangibles  y no sea causa de permanentes problemas y dolores de cabeza.
Como licenciado en telecomunicaciones con más de 20 años en el sector de las tecnologías de la información, y desde mi experiencia como director general de ANCERT desde su fundación  hasta mediados del  2006 y actualmente como socio-director de NOTARLINE (desde el 2007), tengo el privilegio de tener una visión amplia y detallada sobre todos los aspectos relevantes de la informática del notariado, tanto del español como del de otros países europeos.
En la actualidad, hay varios temas abiertos de máxima importancia, que desde mi punto de vista el notariado debería abordar y debatir de forma urgente. Creo que lo ideal  sería que estos temas se debatiesen en todos los foros internos posibles pero sobre todo en el seno de todos los Colegios Notariales. Un proyecto informático corporativo por muy bien que este desarrollado técnicamente, si no cuenta con el consenso y apoyo de todos los Colegios Notariales, tiene muchas posibilidades de fracasar. A continuación presento mi visión sobre las cuestiones más relevantes en materia de Nuevas Tecnologías.

Presentación telemática en los registros

El sistema actual implantado por ANCERT, basado en la instalación de unos servidores llamados “Platón” al margen de la aplicación de gestión de cada notaría, es a todas luces innecesario para el objetivo que se desea alcanzar, técnicamente muy complejo, poco seguro y sobre todo demasiado costoso de mantener.
Solamente para pagar estos servidores y garantizar su mantenimiento anual, ANCERT necesitará previsiblemente en el año 2009 varios millones de Euros adicionales a las cuotas que ya está recaudando. Y así año tras año.
La vida útil de estos servidores es de tres o como máximo cuatro años. Como se instalaron a finales del 2006, alcanzarán su vida útil durante el 2009-2010. Pasado ese tiempo ¿se va a permitir que ANCERT compre nuevos servidores  para poder hacer presentaciones telemáticas en los registros? Confío en que se acabará imponiendo el sentido común en los órganos corporativos del notariado sobre esta cuestión y que no se llegue a esa situación.
Desde el punto de vista puramente técnico, la presentación telemática en los registros, no presenta ninguna dificultad adicional a la de cualquier otro proyecto telemático. Al fin y al cabo se trata simplemente de enviar y recibir unos documentos y mensajes electrónicos cuya estructura no es nada compleja.
Con el estado actual de la tecnología y en condiciones normales, es decir dejando trabajar a los profesionales informáticos sin injerencias de los “políticos” en el diseño técnico del sistema, la implantación de un nuevo sistema de presentación telemática en los registros, prescindiendo totalmente de los “Platones”, se podría realizar en menos de dos meses, con una inversión aproximada de no más de 50.000 Euros y con un escaso mantenimiento posterior.

"ANCERT debería buscar y atraer a los mejores profesionales en materia de tecnologías de la información en lugar de contratar “comisarios políticos” que no aportan absolutamente nada a una empresa tecnológica"

Ya en el año 2006, siendo aún director de ANCERT, ideé con mis colaboradores varias alternativas técnicas para la presentación telemática en los registros,  mucho más económicas y menos complejas que la actual. Con algunas de estas soluciones incluso se llegaron a hacer pruebas piloto en varias notarías con un resultado muy satisfactorio. Finalmente y aún sin que alcance a comprender por qué, se decidió implantar la más compleja y cara en contra de la opinión de muchos de los técnicos de ANCERT incluida la mía.
Mi recomendación al respecto sería la de rescatar aquellas soluciones que se desestimaron incomprensiblemente o bien trabajar sobre nuevas propuestas basadas  en los mismos principios de simplicidad y economía, para substituir lo antes posible el sistema actual y que no sea necesario seguir manteniendo los servidores “Platón” en cada notaría.
La nueva versión del sistema debería ser lo más simple y más fácil de utilizar posible y por supuesto debería estar totalmente integrada con las aplicaciones de gestión de los despachos notariales.

Índices informatizados

La implantación del Nuevo Índice Único (NIU) y sobre todo la utilización diaria de este sistema ha supuesto y supone cada día un coste enorme para el notariado.
Para facilitar la labor de elaboración del Nuevo Índice Único, propongo dos medidas de aplicación fácil y casi inmediata. La primera medida consistiría en eliminar la obligatoriedad de “cotejar” los índices documento a documento. Que cada notario decida si quiere o no quiere supervisar (“cotejar”) los índices elaborados por sus empleados, pero que no sea una imposición de la aplicación.
Como segunda medida, y en aras de mejorar la calidad de los índices y su disponibilidad, propongo la profesionalización de su elaboración impulsando desde los Colegios Notariales un Servicio Corporativo de Ayuda en Materia de Elaboración de Índices, y pasando progresivamente el peso y la responsabilidad de la elaboración de los índices desde las notarías a los Colegios Notariales o al Consejo General del Notariado.
En paralelo, creo necesario reconducir paulatinamente el sistema para que la secuencia de remisión de índices sea Notario – Colegio – CGN - otras instituciones, tal como lo exige art. 17 de la Ley del Notariado.
Un sistema ideal de remisión de los índices, el más eficaz y más económico sería el siguiente:

"Un sistema ideal: los organismos como OCP, en caso de necesitar alguna información para sus investigaciones, lanzan una búsqueda (tipo las de Google) entre los documentos autorizados por todos los notarios. En cuestión de segundos, OCP recibe la información requerida sin coste ninguno"

El notario guarda las copias electrónicas de todos los documentos autorizados en un servidor dedicado en su notaría (quizás con esto encontramos la forma de aprovechar los “Platones”). A continuación un programa especial extrae automáticamente de estos documentos todos los datos necesarios (actos jurídicos, sujetos, objetos, etc.) para componer un fichero con el índice que se remite automáticamente al Colegio. En el Colegio hay personal experto que, en caso de detectar algún error o incongruencia en el índice recibido, consulta telemáticamente el fichero con la escritura y subsana el problema.
Los organismos como OCP, en caso de necesitar alguna información adicional para sus investigaciones e informes, lanzan una búsqueda (tipo las búsquedas de Google) entre los documentos autorizados por todos los notarios. En cuestión de segundos, OCP recibe la información requerida sin coste ninguno.
Aunque todo esto suena a ciencia ficción, hoy en día existen multitud de investigaciones  en el tratamiento de documentos de texto libre y se han desarrollado multitud de herramientas tecnológicas que pueden hacer totalmente real este escenario con un coste infinitamente inferior al que supone actualmente el gran esfuerzo que realizan el conjunto de todas las notarías para poder disponer del índice. Sólo depende de la voluntad del propio notariado el solucionar o no de una vez por todas el problema de la elaboración de unos índices de calidad y a un coste razonable.

Organización y financiación de ANCERT

El actual modelo de gestión de ANCERT  ha demostrado ser totalmente ineficaz y requiere de una reforma urgente. Observando los últimos programas electorales de las candidaturas para las juntas de los distintos Colegios Notariales, se puede encontrar un consenso absoluto con esta tesis y una solicitud generalizada de cambios sustanciales.
La financiación de ANCERT basada en cuotas fijas, aunque más que justificada en sus primeros años de funcionamiento cuando todo estaba por construir, actualmente no es equitativa, la calidad del servicio no responde al esfuerzo económico realizado por la mayoría de los despachos y además constituye un enorme freno a cualquier iniciativa creativa. Una empresa donde todo el personal tenga su sueldo garantizado, tanto si da un servicio que satisface a sus clientes como si no les satisface, no es sostenible.
Para remediarlo, en mi opinión se debería modificar el modelo de financiación de ANCERT, eliminando los pagos de cuotas fijas e implantando un modelo de “pago por uso”.  
Este nuevo modelo de financiación ayudaría a los futuros administradores de la empresa, entre otras cosas, a dimensionar la plantilla  en nómina de ANCERT en su justa medida y fomentaría por la necesidad de la subsistencia, el incremento de la productividad y la innovación continua.
Por otro lado se debería replantear el papel que debe representar ANCERT como empresa del notariado así como su organización interna, que aunque parece difícil de creer siendo el brazo tecnológico del notariado desde hace tiempo, no cuenta con ninguna dirección técnica. ANCERT debería buscar y atraer a los mejores profesionales en materia de tecnologías de la información en lugar de contratar “comisarios políticos” que no aportan absolutamente nada a una empresa tecnológica.
Pienso que se deberían concentrar las actividades desarrolladas por la plantilla de ANCERT en tareas verdaderamente estratégicas y relevantes, subcontratando puntualmente el resto de tareas a empresas especializadas en programación de aplicaciones, explotación de los sistemas, soporte a los usuarios, mantenimiento, etc. Esto permitiría inmediatamente reducir drásticamente la plantilla fija de ANCERT y consecuentemente sus gastos fijos.
¿Se imaginan que alguna institución, como por ejemplo el Ministerio de Economía y Hacienda o de Justicia, tenga en su nómina a un equipo de 500 analistas, programadores, técnicos de sistemas, etc. que desarrollen aplicaciones informáticas?
Estas situaciones no se dan. En caso de necesitar alguna aplicación informática especial se prepara un pliego de condiciones y se realiza un concurso para seleccionar la mejor empresa proveedora que desarrolle la mencionada aplicación.
Hay multitud de empresas especializadas y solventes que se dedican a este tipo de actividades capaces de dar un servicio de calidad y a costes mucho más reducidos.
Con estas ideas no estoy postulando, ni mucho menos, que el notariado se plantee un outsourcing informático completo. La tecnología es demasiado importante como para perder su control directo. Lo que propongo, es que ANCERT tenga exclusivamente personal adecuado y con la cualificación necesaria para controlar la tecnología del notariado, pero no para desarrollarla.
El hecho que ANCERT cuente con tanto personal propio estaría justificado solamente en un escenario donde además de dar servicio al notariado, se dedicase a ofrecer y comercializar servicios a otros colectivos y empresas fuera del notariado compitiendo como una más en el mercado. Sin embargo éste no es el caso.

Coordinación de Casas de Informática

Aunque las Casas de Informática vienen prestando sus servicios a los despachos notariales desde hace más de 20 años, hay que lamentar que su trabajo no esté suficiente reconocido y valorado a nivel institucional dentro del notariado. En muchas ocasiones he oído opiniones muy negativas sobre las Casas de Informática vertidas por notarios con responsabilidades corporativas, opiniones en la línea que pueden ser perfectamente sustituidas mediante la implantación de un programa único desarrollado por ANCERT y que  hay que acabar con ellas. Basta recordar que una de las justificaciones esgrimidas para la implantación del NIU fue el argumento infundado en base al que las Casas de Informática manipulaban la información de los índices sin conocimiento de los usuarios. Sin embargo unos meses más tarde, con el arranque del NIU, pudo constatarse como las Casas de Informática con su esfuerzo ayudaban a las notarías a salir del atolladero con el retraso en la remisión de los índices provocado por el propio ANCERT.
No me canso de repetir siempre que alguien me pregunta al respecto que precisamente gracias a las Casas de Informática  se ha conseguido que cada notaría a nivel individual tenga un altísimo nivel de informatización, mucho mayor que despachos profesionales similares de otros colectivos.
Las Casas de Informática han pretendido siempre ser un aliado del notariado, con carácter lucrativo por supuesto, que no expoliativo, por lo que opino que necesitan disponer de un interlocutor institucional adecuado que les marque las pautas de cómo pueden concentrar sus esfuerzos para colaborar más estrechamente con el fín que sus productos sirvan también para los propósitos institucionales del notariado, incorporando por ejemplo en sus propios programas utilidades y herramientas que en la actualidad, paradójicamente, está desarrollando ANCERT por su cuenta y totalmente al margen de las herramientas que más asiduamente utilizan los despachos notariales, sus aplicaciones de gestión.

"Desde el punto de vista puramente técnico, la presentación telemática en los registros, no presenta ninguna dificultad adicional a la de cualquier otro proyecto telemático. Al fin y al cabo se trata simplemente de enviar y recibir unos documentos y mensajes electrónicos cuya estructura no es nada compleja"

Por lo tanto, cualquier proyecto informático del notariado que pretenda realizarse sin buscar el  apoyo y el consenso de las Casas de Informática está desde su inicio condenado a fracasar.  
Qué me hace opinar tan rotundamente al respecto:
i) Las Casas de Informática tienen en su mayoría casi dos décadas de dedicación a las notarías, acumulan por lo tanto un conocimiento y un saber-hacer valiosísimos, activo que debería ser aprovechado y no desestimado y sustituido por aplicaciones de ANCERT.
ii) La percepción que tengo por comentarios que me llegan diariamente desde muchas notarías, es que no existe de forma generalizada ningún divorcio entre las notarías y sus Casas de Informática sino todo lo contrario, valoran positivamente las ayudas y servicios que reciben.
iii) Estoy totalmente convencido de la profesionalidad y solidez del proyecto empresarial que hay tras la mayoría de las Casas de Informática.
iv) Un escenario que no cuente con las casas de informática complicaría y encarecería enormemente la atención personalizada e individual que requiere siempre cualquier notaría ya que ni desde ANCERT ni desde los Colegios Notariales están preparados para responder a dicha demanda individual.
Para reforzar más aun estos argumentos les recordaré que los notarios de nuestro entorno, Francia, Italia o Alemania, que por cierto también cuentan con sus propias empresas tecnológicas como ANCERT, desarrollan sus proyectos apoyándose en los servicios proporcionados por Casas Informáticas privadas.
Creo por lo tanto que es necesario coordinar el desarrollo de todos los servicios telemáticos con las Casas de Informática para evitar que se haga ningún proyecto corporativo nuevo que afecte al funcionamiento de los despachos sin la participación directa de las Casas de Informática. No se trata que las Casas de Informática impongan sus criterios sino de coordinar los esfuerzos de todas ellas, buscando las mejores soluciones a través de dialogo y vigilando la calidad de servicios que ofrece cada una de ellas.
Por último solo deseo que estas opiniones e ideas puedan resultar aportaciones útiles en el debate sobre cómo reconducir rápidamente el proyecto de modernización tecnológica del notariado a un buen camino y  recuperar el tiempo perdido. La informática no debería ser nunca más un problema para el notariado. Hay muchos profesionales, con mucha experiencia y muy bien preparados que con una dirección adecuada por parte de los Colegios Notariales y el CGN pueden hacer de la informática una herramienta verdaderamente útil para el desarrollo de la función notarial. Los sistemas para la presentación telemática en el registro o la elaboración de los índices informatizados no tienen porqué ser tan complejos y tan costosos. Con el apoyo de profesionales de informática y con un poco de sentido común, el notariado podría estar de nuevo sin duda en la vanguardia de la Sociedad de la Información.

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