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Por: JUAN PÉREZ HEREZA
Notario de Madrid


EPIDEMIAS Y VACUNA COVID-19

Transcurridos nueve meses desde el inicio de la pandemia, estamos en condiciones de hacer un breve análisis sobre la forma en que se ha prestado el servicio público notarial durante este tiempo.

La declaración del estado de alarma y el confinamiento decretado por el Decreto 463/2020, de 14 de marzo, inauguró un período de limitación de la libertad de circulación de las personas que se prolongó hasta el día 21 de junio de 2020.
El cierre generalizado de comercios y establecimientos abiertos al público suscitó como cuestión la situación en que quedaban las notarías, a lo que respondió la Instrucción de 15 de marzo de 2020 de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, calificando la actividad notarial como servicio público de interés general cuya prestación debía quedar garantizada en todo el territorio nacional e imponiendo a los notarios la obligación de mantener abierta la oficina pública, salvo supuestos de enfermedad. La Instrucción reservaba la actuación notarial a aquellos supuestos de carácter urgente, debiendo el notario abstenerse de citar a los interesados en los demás casos.
Por su parte, la Circular del Consejo General del Notariado de 18 de marzo de 2020, fijó una serie de pautas para interpretar la urgencia a la que aludía la Instrucción, enumerando una serie de casos en los que ésta se presumía y estableciendo para el resto la necesidad de "ponderar la naturaleza de la operación, la existencia de plazos perentorios y otros extremos, como la existencia de graves perjuicios derivados de la denegación, que revelen en su caso la apremiante necesidad del interesado o de alguno de ellos”.
Este régimen se mantuvo durante la vigencia del Real Decreto-ley 10/2020, de 29 de marzo, que restringió aún más la libertad deambulatoria entre los días 30 de marzo y 9 de abril, durante los cuales se prohibió toda actividad laboral que exigiese desplazamiento físico con la excepción de aquellas actividades calificadas como esenciales, entre las cuales se figuraba expresamente la notarial "para el cumplimiento de los servicios esenciales fijados por la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública".
Posteriormente la Resolución de la Dirección General de fecha 25 de marzo de 2020, dictada a consulta del Consejo General del Notariado, estableció como límite adicional a la urgencia, la necesidad de que la prestación del servicio no implicase una aglomeración de personas incompatible con el cumplimiento de las medidas sanitarias.

“La Instrucción de 15 de marzo de 2020 de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, calificó la actividad notarial como servicio público de interés general cuya prestación debía quedar garantizada en todo el territorio nacional”

Esta primera fase de la pandemia, coincidente con la primera ola, concluyó con la Instrucción de la Dirección General de 8 de mayo de 2020, que fijaba los criterios generales rectores de la actividad notarial durante las fases de la desescalada, atribuyendo a los distintos Colegios Notariales, en atención a las particularidades sanitarias de cada uno de sus territorios, el levantamiento paulatino de las restricciones hasta entonces vigentes. Por su parte, el Consejo General del Notariado mediante Circular de 15 de mayo de 2020, completó en algunos elementos la Instrucción referida. En consecuencia, quedó paulatinamente suprimida la limitación de la actividad a los casos de urgencia, la exigencia de cita previa o la prohibición de las salidas.
La situación, desde el punto de vista notarial, no ha cambiado pese a la promulgación del Real Decreto 926/2020, de 25 de octubre, que declara un nuevo estado de alarma caracterizado por su flexibilidad por cuanto existen limitaciones de aplicación general y otras cuya determinación o concreción corresponde a las Comunidades Autónomas.
El repaso cronológico de las disposiciones citadas pone de manifiesto, de un lado, la importancia de la función notarial para la sociedad que exige asegurar su prestación, incluso en un caso de paralización general, y de otro lado, las dificultades para conseguir que una actividad esencialmente presencial se siga prestando minimizando las posibilidades de contagio.
En esta encrucijada, la respuesta notarial ha sido muy satisfactoria: las notarías han permanecido abiertas reduciendo la asistencia presencial y con la mayoría de sus empleados teletrabajando. No se ha dado ningún caso de notaría cerrada incumpliendo las instrucciones dictadas y los escasos cierres que se produjeron fueron debidos al contagio de notarios y/o empleados (1). Por ello, el servicio público no se ha resentido y quien ha tenido la necesidad de otorgar un documento público lo ha podido hacer (2). El riesgo existente, sobre todo en la primera ola cuando el desconocimiento de la enfermedad y la falta de equipos de protección incrementaba el miedo, no ha paralizado la actividad, por lo que es de justicia reconocer la vocación de servicio público de notarios y empleados.

“Las notarías han permanecido abiertas reduciendo la asistencia presencial y con la mayoría de sus empleados teletrabajando por lo que el servicio público no se ha resentido y quien ha tenido la necesidad de otorgar un documento público lo ha podido hacer”

El confinamiento general supuso una disminución de la documentación, más acusada en la segunda quincena de marzo, en que se autorizaron un 28% de los documentos que habían sido autorizados en los años anteriores (99.537 frente a los 354.172 del año 2019). Luego fue normalizándose la situación por lo que si tomamos como referencia todo el período en que estuvo vigente el estado de alarma se otorgaron aproximadamente la mitad de los documentos que en los años anteriores (1.346.036 frente a los 2.263.510 del año 2019). De acuerdo con lo establecido, los otorgamientos se limitaron a los supuestos de urgencia normalmente ligados a la necesidad de financiación o al vencimiento de plazos contractuales. Por ello, la caída de documentación no se produjo de forma proporcional para cada tipo de negocio: los préstamos personales intervenidos crecieron al amparo de los planes del ICO (410.000 frente a los 322.000 del año 2019); las compraventas de inmuebles quedaron reducidas a algo menos la mitad (101.292 vs. 245.615) ocurriendo algo parecido con los préstamos hipotecarios (57.195 vs. 114.408); en el resto de documentos la disminución está en el entorno de los de dos tercios, existiendo algunos casos de caída mayor como ocurre con los documentos propios de derecho de familia como las capitulaciones, el matrimonio o el divorcio.
Frente a lo que podría parecer, no se produjo un incremento de testamentos, cuyo número disminuyó en parecidos términos que el resto de documentos (66.825 frente a los 177.694 para el mismo período de 2019). Después de la finalización del estado de alarma sí se aprecia un incremento del número de testamentos 175.445 en el tercer trimestre frente a los 141.946 del mismo período de 2019). Desgraciadamente y, por razones evidentes, también se ha producido un incremento en el número de escrituras de herencia autorizadas (82.250 en el tercer trimestre frente a las 69.666 del mismo período de 2019).

“El riesgo existente, sobre todo en la primera ola cuando el desconocimiento de la enfermedad y la falta de equipos de protección incrementaba el miedo, no ha paralizado la actividad, por lo que es de justicia reconocer la vocación de servicio público de notarios y empleados”

Es difícil reflejar con fríos números el esfuerzo que el mantenimiento ininterrumpido del servicio notarial ha supuesto para los empleados de las notarías y los notarios. Nos queda la satisfacción del deber cumplido y la convicción de que la paralización de la actividad notarial hubiese supuesto un colapso (aún mayor del sufrido) para la economía y una gran incertidumbre para la vida de muchas personas expuestas al vencimiento de un plazo contractual o a la imposibilidad de hacer frente a un pago debido.
En otro artículo publicado en este mismo número de la Revista se da noticia de una reacción similar del notariado ante una epidemia sufrida a mediados del siglo XIX. Al margen de otras diferencias, en 1865 el mantenimiento de la actividad pretendía asegurar el otorgamiento de testamentos, el momento actual presenta una novedad evidente: el avance tecnológico.
Tradicionalmente la función notarial ha estado ligada al soporte papel y a la presencialidad exigida para que el notario pueda emitir los juicios de identidad, capacidad y legitimación que generan las presunciones de veracidad y legalidad inherentes al documento público. Sin embargo, esta realidad debe ser objeto de revisión en el momento actual a la luz de las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías.
El reconocimiento, por la Ley 24/2001 de la posibilidad de copias electrónicas, ya supuso un primer paso, pero es necesario seguir avanzando. La limitación a la circulación de la copia autorizada electrónica restringiendo su posible destinatario (solo cabe expedirla para su remisión a notarios, funcionarios y registros públicos) carece de sentido, cuando existen mecanismos (CSV u otros medios de cotejo) que permiten asegurar su exactitud y no alteración. Estos instrumentos técnicos ya se utilizan sin problemas en prácticamente todos los documentos públicos (judiciales, administrativos o registrales), por lo que el ciudadano difícilmente entiende que pueda recibir por correo electrónico una licencia municipal o una certificación registral y, sin embargo, no ocurra lo mismo con su escritura de poder o nombramiento de cargo, cuando se trata del título de legitimación por excelencia y, por ello, más necesitado de una circulación ágil.

“La función notarial ha estado ligada al soporte papel y a la presencialidad exigida para que el notario pueda emitir los juicios de identidad, capacidad y legitimación que generan las presunciones de veracidad y legalidad inherentes al documento público. Sin embargo, esta realidad debe ser objeto de revisión en el momento actual a la luz de las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías”

Con respecto al acto del otorgamiento, la videoconferencia ofrece la posibilidad de inmediación sin necesidad de presencia física. Por ello el Consejo General del Notariado presentó en abril al Ministerio de Justicia una propuesta para permitir que determinados documentos notariales, fundamentalmente referidos a negocios unilaterales, puedan otorgarse a través de este procedimiento. La ley 3/2020, de 18 de septiembre, establece en su Disposición Adicional decimoprimera que "el Gobierno remitirá a las Cortes Generales en el plazo más breve posible, no superior a nueve meses, un proyecto de ley, oídos el Consejo General del Notariado y el Colegio de Registradores de España, para habilitar la intervención telemática notarial y registral con el objetivo de facilitar la prestación de los servicios notariales y registrales sin necesidad de presencia física".
La prolongación de esta pandemia está impulsando reformas que, de otra forma, quedarían aparcadas. La presencialidad en el ámbito notarial ha hecho necesario recurrir a soluciones imaginativas, pero que no conviene perpetuar, como la formalización de préstamos ICO en documento privado para su posterior elevación a público o el régimen de formalización unilateral de las moratorias hipotecarias. No tiene sentido mantener la exigencia de presencialidad indiscriminada, para todo tipo de documentos, cuando se puede instaurar un sistema que permite la intervención notarial a distancia ofreciendo certidumbre en el momento de la formalización del negocio jurídico sin el riesgo que hoy conlleva toda comparecencia personal. Ya existe un supuesto en que se admite con motivo de las actas de juntas telemáticas y, parece claro que, tras sucesivas prorrogas este régimen ha venido para quedarse. La formalización en documento público de los negocios presenta indudables beneficios sociales y debe ser incentivada por los Poderes Públicos removiendo los obstáculos no justificados que la dificulten.
Esta realidad se ha manifestada de forma contundente con ocasión de los procesos electorales acaecidos durante la pandemia. Exigir a los notarios acudir a domicilios particulares, hospitales o residencias como única alternativa para facilitar el ejercicio del derecho de voto de quienes no pueden desplazarse, supone un riesgo innecesario para el notario y para los ciudadanos. La respuesta de los notarios de Galicia y el País Vasco ha sido de nuevo ejemplar, aunque seguramente la exigencia de desplazamiento ha provocado que algunos votos no hayan podido emitirse.
Extrapolando esta situación al ámbito negocial podemos hacernos una idea del número de testamentos, capitulaciones o poderes que se han dejado de otorgar durante estos meses, en perjuicio de la seguridad jurídica y del adecuado desenvolvimiento del tráfico jurídico.
La buena predisposición de quienes trabajan en las oficinas notariales ha logrado atenuar las dificultades que la exigencia de presencialidad conlleva en el momento actual, pero ello no debe implicar el aplazamiento indefinido de una reforma que es urgente.

(1) En el Colegio Notarial de Madrid estuvieron cerradas durante la primera ola solo tres notarías en las que se contagiaron notario y la mayoría de los empleados, manteniéndose en las mismas un servicio de atención telefónica y derivándose el otorgamiento de los documentos pendientes al notario sustituto.
(2) Como prueba de lo expuesto, en el Colegio Notarial de Madrid no ha se ha presentado ningún escrito quejándose por la imposibilidad de otorgar algún documento durante el período del primer estado de alarma.

Palabras clave: Pandemia, Servicio notarial, Servicio público.
Keywords: Pandemic, Notarial Service, Public service.

Resumen

Transcurridos nueve meses desde el inicio de la pandemia, estamos en condiciones de hacer un breve análisis sobre la forma en que se ha prestado el servicio público notarial durante este tiempo. La buena predisposición de quienes trabajan en las oficinas notariales ha logrado atenuar las dificultades que la exigencia de presencialidad conlleva en el momento actual, pero ello no debe implicar el aplazamiento indefinido de una reforma que es urgente. No tiene sentido mantener la exigencia de presencialidad indiscriminada, para todo tipo de documentos, cuando la videoconferencia permite la intervención notarial a distancia ofreciendo certidumbre en el momento de la formalización del negocio jurídico sin el riesgo que hoy conlleva toda comparecencia personal.

Abstract

Nine months after the onset of the pandemic, we are in a position to briefly analyse how the notarial public service has been provided during this time. The goodwill of those who work in notarial offices has succeeded in mitigating the difficulties involved in the requirement to appear in person at the present time, but this should not lead to an indefinite postponement of a reform that is urgently required. Persisting with a requirement for appearing in person under all circumstances and for all types of documents makes no sense, when videoconferences mean that notarial interventions can take place online, providing certainty in the formalisation of legal transactions, and without the risks that all appearances in person currently entail.

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