Circular N. 24/2006 del Colegio Notarial de Madrid

CIRCULAR Nº 24/2006

SOLICITUD DE COPIAS DE TESTAMENTOS POR LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA.

La Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de Madrid en sesión celebrada el día 27 de abril de 2006 ACORDÓ, por la unanimidad de sus miembros presentes, remitir la siguiente circular a todos los colegiados:
-Es un principio necesario de la actuación notarial el secreto del protocolo, según establecen los artículos 36 de la Ley del Notariado y 274 del Reglamento Notarial.
El protocolo notarial no es un archivo público y, a pesar de su pertenencia al Estado, éste no tiene derecho indiscriminado a conocer su contenido. Es más, cuando esta obligación se incumple arbitrariamente, cabe la posibilidad de que el notario incurra en responsabilidad penal por revelación de secreto.
No obstante todo lo expuesto anteriormente, a veces es necesario, por diversas razones, que el contenido del protocolo trascienda al público a través de la expedición de copias.
Esta materia está regulada en los artículos 224 y 226 del Reglamento Notarial, el primero pensado para toda clase de escrituras y el segundo para los testamentos abiertos otorgados ante notario.
Como ya dispuso la Resolución de 17 de julio de 1963 "todo problema de expedición de copia implica un ponderado juicio del notario, en el que se armonice el secreto del protocolo, la posibilidad de razonables perjuicios para los otorgantes de la escritura y el interés legítimo del peticionario, para saber si puede expedirse copia total o parcial, testimonio o relación, o si lo que procede es la denegación de la solicitud".
El artículo 226.2 R.N. establece una enumeración de las personas que tiene derecho a obtener copias de un testamento. No hay ninguna expresión que permita suponer que se trata de una lista absolutamente cerrada, sino que dicha enumeración parece ser desarrollo de la expresión "interés legítimo" de la regla general del artículo 224 del R.N., por lo que se puede afirmar que la aplicación del artículo 226, por su mayor especialidad, debe ser preferente pero no excluyente del artículo 224. Este es el motivo por el que cabe extender al artículo 226 del Reglamento Notarial relativo a los testamentos, la norma del artículo 224 del Reglamento Notarial aplicable a los documentos intervivos en general, que atribuye dicha copia a las personas que acrediten, a juicio del notario, tener interés legítimo en el documento.
Dicho precepto dispone también que "este derecho es aplicable a la representación del Estado", interpretando toda la doctrina, que tal referencia debe limitarse a cuando al Estado le corresponde heredar como heredero abintestato por carecer el testamento de herederos, bien por no haberlos instituido el testador o por haber premuerto al testador sin cláusula de sustitución y carecer el testador de parientes dentro del cuarto grado.
Es indiscutible que la Administración Tributaria tiene derecho reconocido legal y jurisprudencialmente a conocer ciertos datos del Protocolo derivado del deber general de colaboración de las instituciones profesionales y funcionarios, y en particular y de forma específica, de los notarios.
Son Resoluciones de la Dirección General destacadas en esta materia la de 30 de noviembre de 1983 y la de 6 de abril de 1984. En la primera se reconoció que el Tribunal de Cuentas estaba legitimado para pedir, dentro de su competencia, copias de documentos notariales, debiendo el fedatario autorizante limitarla a los extremos que sean necesarios, y en el caso concreto al encabezamiento, comparecencia del testador, solemnidades formales, otorgamiento y autorización, además de la institución de heredero. Y en la de 6 de abril de 1984, después de admitir la aplicación de la doctrina del interés legítimo a la expedición de copias, se reconoció el interés de la Recaudación de Tributos del Ayuntamiento de Tarragona para obtener copia del testamento del deudor, con expresión de quiénes eran sus herederos a fin de dirigir contra ellos el procedimiento, reconociendo igualmente que dicha copia debía ser parcial, limitada "al encabezamiento, comparecencia del testador, solemnidades formales, otorgamiento y autorización", además de la institución de heredero que era realmente el dato interesado por el solicitante.
Siguiendo dicha doctrina, es el artículo 237 del R.N. en el que encontramos una pauta a seguir en todos aquellos casos, en los que a juicio del notario, no interese al peticionario de la copia el contenido íntegro del documento, sino ciertos extremos parciales del mismo.
Sentado todo lo anterior, lo que no es admisible, en ningún caso, es que el notario venga obligado sin más a expedir copia de un instrumento público por una interpretación errónea de los principios contenidos en la ley General Tributaria, ya que el notario, en el ejercicio de su ministerio, no es un subordinado de la Hacienda Pública, como tampoco lo es de la Autoridad Judicial, sino un colaborador.
Podemos CONCLUIR:
a).- Que ese deber de colaboración con la Administración Pública se materializa en el reconocimiento a la misma del derecho a obtener, en determinados supuestos, copias del Protocolo, por existir "un interés legítimo tributario" que justifique su expedición.
b).- Que existe en todo caso, la obligación de acreditar, a juicio del notario, el interés legítimo de su solicitud. Es su competencia y responsabilidad exclusiva.
Es el notario el que debe valorar dicho interés legítimo, y para esa valoración se necesitan datos.
c).- Que sólo el notario en cuyo poder se halle legalmente el protocolo está facultado para expedir copias, que en estos casos deberán ser parciales, limitadas "al encabezamiento, comparecencia del testador, solemnidades formales, otorgamiento y autorización", además de la institución de heredero.
d).- Que, aunque el artículo 93 de la L.G.T. excluye de la obligación de información los testamentos, por estar amparados por el secreto del protocolo, como ha reconocido la Dirección General de los Registros y del Notariado en las Resoluciones citadas, la Administración Tributaria pueda estar interesada en conocer el nombre de los causahabientes para dirigirse a ellos como sujetos pasivos de algún impuesto.
Aunque habrá que valorar cada caso concreto, porque no todos los supuestos serán iguales, con carácter general, en su solicitud, la Administración Tributaria debería acreditar los siguientes extremos:
-Identidad del deudor.
-Certificado de defunción del contribuyente.
-Certificado de últimas voluntades.
-Certificación de descubierto e importe, junto con los datos del expediente tributario, si dichos datos son conocidos y en su defecto, cualquier otro documento expedido por la Administración Tributaria, del que pueda resultar "un interés legítimo tributario" que justifique, a juicio del notario, la expedición de la copia.